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员工劳动合同丢失补办流程说明

劳动合同作为确立劳动关系、明确双方权利义务的核心法律文件，其妥善保管对企业与员工均具有重要意义。然在日常工作中，因各种客观原因可能发生劳动合同文本丢失的情况。为确保劳动关系的规范性与连续性，保障双方合法权益，特就员工劳动合同丢失后的补办流程及相关注意事项说明如下。

一、发现丢失与内部沟通

当员工或人力资源部门发现劳动合同文本丢失时，应首先进行仔细排查。员工需回忆最后接触合同的时间、地点及可能的存放位置，对个人文件柜、办公抽屉等进行细致搜寻；人力资源部门亦应同步核查合同归档记录，确认是否存在存档遗漏或错放等情况。若经多方查找仍未能寻回，员工应及时向其直接上级或人力资源部门负责人报告情况，说明丢失的大致经过。此环节的关键在于“及时”，以便企业尽早启动补办程序，避免因时间拖延可能引发的潜在风险。

二、提交书面申请

在确认合同确已丢失后，员工需向人力资源部门提交《劳动合同补办申请书》。申请书应包含以下核心信息：员工本人基本信息（姓名、工号、所在部门及岗位）、原劳动合同签订日期、合同期限、丢失原因的详细说明、以及承诺因自身原因导致合同丢失愿承担相应责任（若适用）等。书面申请是补办流程的正式起点，有助于规范管理并留存相关记录。员工应确保申请内容真实、完整，并亲笔签名确认。

三、企业内部审核与核实

人力资源部门在收到员工的补办申请后，将启动内部审核与核实程序。

1.信息核对：首要任务是核实员工身份及其与企业的劳动关系现状。通过查阅人力资源管理系统中的入职登记信息、薪酬发放记录、社保缴纳凭证等辅助材料，确认员工的在职状态及原劳动合同的主要条款内容，如合同期限、岗位、薪酬标准等核心信息。

2.情况评估：对员工陈述的丢失原因进行合理性评估，并判断是否存在其他需要关注的情况。

3.审批流程：根据企业内部管理规定，将员工申请及核实情况报请相关负责人审批。审批通过后，方可进入后续的合同补办环节。此过程旨在确保补办行为的合规性与审慎性。

四、准备补办材料

在获得审批后，人力资源部门将负责准备补办劳动合同所需的相关材料。

1.合同文本：人力资源部门应参照原劳动合同的核心条款（以企业备案信息或系统记录为准），拟定新的劳动合同文本。新合同的条款内容，特别是关于合同期限、工作内容和地点、劳动报酬、社会保险等关键要素，必须与原合同保持高度一致，不得擅自变更或增减。

2.辅助证明材料：员工需配合提供本人有效身份证件复印件，以用于身份核实及合同附件。

3.其他说明文件：根据企业要求，可能还需准备一份关于原合同丢失情况的简要说明，作为新合同签署的背景补充。

五、重新签署劳动合同

材料齐备后，人力资源部门将通知员工前来办理合同签署手续。

1.条款确认：在签署前，人力资源部门工作人员应向员工清晰说明新合同的各项条款，确保员工对合同内容无异议，特别是对与原合同一致性的确认。员工有权对合同条款进行询问，相关疑问应得到明确解答。

2.签署规范：员工与企业授权代表（通常为人力资源部门负责人或法定代表人授权人）需在新合同的相应位置亲笔签名，并加盖企业公章（或合同专用章）。签署过程应符合《劳动合同法》等相关法律法规对合同形式的要求。建议签署两份或三份文本，确保双方各执一份（或企业存档两份，员工执一份）。

3.日期标注：关于新签署合同的日期，一般建议标注为补办当日的日期，并可在合同备注栏中注明“本合同为补办文本，原合同于XXXX年XX月XX日签订，因[丢失原因]丢失，本合同条款与原合同保持一致”等字样，以明确合同的补办属性及与原合同的关联性。

六、合同归档与后续事宜

新劳动合同签署完毕后，人力资源部门应立即将其纳入员工档案进行统一管理。

1.归档登记：在合同管理台账中详细记录补办合同的签署日期、份数及归档编号，并更新原合同的状态信息，注明“原合同丢失，已补办”。

2.员工告知：将补办合同的其中一份（若约定员工执有）交付员工，并提醒员工妥善保管，建议其存放于安全、固定的位置，避免再次发生丢失。

3.内部通报（视情况）：对于因管理疏忽导致企业存档合同丢失的情况，应在内部进行通报，加强档案管理意识，完善保管措施。

七、补办过程中的注意事项

1.真实性原则：员工在申请补办及说明情况时，必须保证信息的真实性。任何虚构丢失原因或隐瞒事实的行为，一旦查实，企业有权依据规章制度进行处理。

2.信息一致性：补办的劳动合同内容必须与原合同完全一致，这是保障劳动关系稳定性和员工权益的关键。若原合同条款在履行过程中曾依法进行过变更，应以变更后的最新条款为准，并在补办合同中予以体现或附上相关变更协议。

3.及时性原则：无论是发现丢失还是申请补办，均强调一个“快”字，以减少不必要的麻烦和潜在风险。

4.保密性