行政工作常用审批流程及标准文件模板.docVIP

行政工作常用审批流程及标准文件模板

前言

行政工作是保障企业有序运转的核心环节，规范的审批流程既能提升工作效率，又能保证管理合规性。本模板整合行政工作中最常用的审批场景，涵盖操作步骤、标准文件格式及关键注意事项，旨在为行政人员提供清晰、可落地的执行指引，助力行政工作标准化、规范化管理。

一、费用报销审批流程

适用情形

员工因公支出（如差旅费、办公费、业务招待费等）需报销时，适用本流程。

操作流程详解

提交申请：员工在支出完成后3个工作日内，登录OA系统或填写《费用报销单》，附上原始票据（如发票、行程单等），注明支出事由、金额、日期及所属项目，提交至部门负责人。

部门审核：部门负责人*核对报销单与票据的真实性、合理性，确认支出是否符合部门预算，在OA系统或纸质单据上签署审核意见，转交至行政部。

行政复核：行政专员*检查票据合规性（如发票抬头、税号是否正确，有无涂改）、报销标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准、招待费限额），核对无误后签署复核意见，转交财务部。

财务审批：财务专员复核金额计算是否准确、预算是否充足，大额报销（单笔超5000元）需财务经理审批，最终由总经理*（或授权人）签署审批意见。

款项支付：财务部在审批通过后5个工作日内，通过银行转账将报销款项支付至员工指定账户，同步更新报销台账。

资料归档：行政部将审批完成的报销单、票据等资料按月整理，存档备查（保存期限不少于3年）。

标准模板示例：费用报销单

项目

内容

报销日期

______年______月______日

申请人

__________（部门：__________）

报销类型□差旅费□办公费□招待费□其他：__________

支出事由

______________________________________________________________________

票据金额

人民币（大写）：____________________元整（小写：￥__________）

费用明细

1.__________：￥______2.__________：￥______（可附页）

部门负责人意见

__________（签字）______年______月______日

行政部复核意见

__________（签字）______年______月______日

财务部审批意见

__________（签字）______年______月______日

总经理审批意见

__________（签字）______年______月______日

附件清单

□发票______张□行程单______张□其他：____________________

关键要点提示

报销需在支出发生后15个工作日内完成，逾期未提交需说明原因并经总经理*批准；

原始票据需为税务局监制的正规发票，手写发票需有销售方盖章，电子发票需打印并注明“已报销”；

差旅报销需附出差审批单，住宿、交通费用不得超过公司标准（如一线城市住宿不超过400元/晚）；

业务招待费需注明招待对象、事由及人数，原则上人均不超过200元。

二、员工请假审批流程

适用情形

员工因个人原因（如病假、事假、年假等）需暂时离岗工作时，适用本流程。

操作流程详解

提交申请：员工提前1-3个工作日（紧急情况如急诊病假可事后补申请）通过OA系统提交《请假申请单》，选择请假类型（事假/病假/年假等），填写起止时间、事由及工作交接人，提交至部门负责人。

部门审批：部门负责人*根据工作安排审批，确认请假是否影响部门正常运作，审批通过后转交人力资源部。

HR备案：HR专员核对员工请假资格（如年假天数、病假证明材料），符合规定的在系统中备案，特殊情况（如连续请假超5天）需报总经理审批。

工作交接：员工在请假前与交接人完成工作对接，明确紧急联系人及事项，保证离岗期间工作不受影响。

销假管理：员工返岗后1个工作日内，在OA系统中确认销假，病假需补交医院证明（如病历、药费单），HR更新考勤记录。

标准模板示例：请假申请单

项目

内容

申请日期

______年______月______日

申请人

__________（部门：__________，岗位：__________）

请假类型□事假□病假□年假□婚假□产假□其他：__________

请假时间

自______年______月______日______时至______年______月______日______时，共______天______小时

请假事由

______________________________________________________________________

工作交接人

__________（联系方式：__________