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信息共享管理制度

一、制度适用范围与基本原则

本制度适用于组织内所有部门及全体员工，以及在业务合作过程中涉及与外部单位或个人进行信息交换的各类活动。任何形式的信息创建、获取、处理、传递、存储和使用，凡涉及跨个体、跨部门或跨组织边界的，均须遵循本制度的规定。

信息共享应严格恪守以下基本原则：

1.合法合规原则：信息共享活动必须符合相关法律法规及行业监管要求，遵守组织内部各项规章制度，确保信息来源与使用途径的合法性。

2.安全保密原则：将信息安全置于首位，严格划分信息密级，对不同密级信息采取相应的保护措施，防止未经授权的访问、泄露、篡改或破坏。

3.最小必要原则：共享信息的范围、内容和粒度，应以实现既定业务目标所必需的最小限度为标准，避免无关信息的过度共享。

4.权责对等原则：信息共享的发起方、接收方及相关管理部门，均需明确各自在信息生命周期各环节中的权利与责任，确保责任可追溯。

5.需求导向与效益平衡原则：信息共享应以实际业务需求为出发点，综合评估共享的必要性、潜在效益与风险，力求在信息价值发挥与安全成本投入之间取得最佳平衡。

二、核心定义与信息分类分级

为确保制度的准确理解与有效执行，首先明确核心定义：

*信息：指组织在运营管理过程中产生、获取或存储的各类数据、文档、知识、消息等有价值的内容，包括但不限于电子形式与纸质形式。

*信息共享：指将特定信息在不同主体（包括个人、部门、组织及其授权合作伙伴）之间进行有意识的传递与利用，以支持共同目标或特定业务需求的行为。

*信息资产：指对组织具有价值的信息集合，是组织重要的无形资产。

信息分类分级是信息共享与安全管理的基础。组织应根据信息的敏感程度、重要性及一旦泄露或滥用可能造成的影响，对信息进行分类分级管理。通常可划分为：

*公开信息：可对组织内外无限制公开的信息，其泄露不会对组织造成负面影响。

*内部信息：仅限组织内部特定范围人员知晓或使用的信息，其泄露可能对组织运营造成一定困扰。

*保密信息：涉及组织核心竞争力、商业秘密、关键技术、重大决策或个人敏感隐私的信息，其泄露将对组织造成严重损害。

*高度保密信息：关乎组织生存与发展的最高级别机密信息，其泄露可能导致灾难性后果。

（具体的信息分类分级标准及判定依据，将另行制定详细的《信息分类分级细则》作为本制度的支撑文件。）

三、组织与职责

信息共享管理是一项系统性工作，需要组织内各层面的协同配合。

1.决策层：负责审批信息共享的重大策略、跨组织高层级信息共享协议，并为信息共享管理提供必要的资源支持。

2.信息管理部门/IT部门：作为信息共享管理的归口部门，负责制度的制定、修订、解释与推广；搭建和维护信息共享所需的技术平台与工具；提供信息安全技术支持与咨询；监督制度的整体执行情况。

3.业务部门：作为信息的产生者、使用者和共享需求的提出者，需严格遵守本制度及相关流程，确保在授权范围内进行信息共享；对本部门产生和管理的信息负有直接管理责任，包括准确标识信息密级、提出共享需求、评估共享风险等。

4.安全管理部门/法务部门：负责对信息共享活动的合规性、安全性进行审核与监督；参与重大信息共享项目的风险评估；对信息泄露事件进行调查与处理，并提供法律支持。

5.全体员工：是信息共享的直接参与者和执行者，应主动学习并严格遵守本制度，增强信息安全与保密意识，有权拒绝不符合规定的信息共享要求，并对发现的违规行为或安全隐患及时报告。

四、信息共享流程与管理

规范的流程是保障信息共享有序、安全进行的关键。

1.共享需求提出与评估：当业务需要进行信息共享时，由需求部门或个人填写《信息共享申请表》，明确共享信息的内容、类别、密级、共享对象、共享目的、共享方式、预计期限及安全保障措施等。信息管理部门会同相关业务部门、安全或法务部门对共享需求的必要性、合法性、安全性及潜在风险进行评估。

2.共享审批：根据信息的敏感程度和共享范围，建立分级审批机制。一般内部公开信息的共享可由部门负责人审批；内部信息的跨部门共享需经信息管理部门审核；保密及以上级别信息的共享，或涉及外部单位的信息共享，须报请决策层或其授权代表审批。审批过程中，应充分考虑信息接收方的信息安全保障能力。

3.共享实施与记录：经批准的信息共享，应通过安全可控的渠道和方式进行。鼓励利用组织统一的、具备权限管理和审计追踪功能的信息共享平台。信息传递过程中，应采取必要的加密或脱敏措施。所有信息共享活动均需进行详细记录，包括共享信息摘要、双方责任人、审批记录、传递方式、时间等，形成可追溯的共享台账。

4.共享信息的使用与管理：信息接收方必须严格按照审批的共享目的和范围使用所获取的信息，不得超范围使用、擅自扩散或用于其他目的