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国企文件管理办法

为规范国有企业文件管理工作，提升文件处理质效，保障文件安全性、完整性和可追溯性，结合企业实际情况，制定本管理办法。

一、适用范围与管理原则

本办法适用于企业总部及所属全资、控股子企业（以下简称“各单位”）在经营管理、党群建设、业务开展等活动中形成的具有保存和利用价值的各类文件材料。文件类型包括但不限于：

-行政类：会议纪要、通知、请示、批复、报告、函件、制度规范等；

-党群类：党委决议、党组织工作方案、党员发展材料、纪检监察文件等；

-业务类：合同协议、项目审批文件、财务报表、审计报告、客户档案等；

-其他类：上级来文、外部单位函件、企业证照及资质文件等。

文件管理遵循以下原则：

1.规范性：严格执行国家档案管理相关法律法规（如《中华人民共和国档案法》）及企业内部制度，统一文件格式、流转流程和归档标准；

2.安全性：强化文件保密管理，区分公开、内部、秘密、机密、绝密等级，落实分级保护措施；

3.高效性：优化文件起草、审核、签发、归档全流程，减少冗余环节，提升流转效率；

4.可追溯性：通过信息化系统记录文件全生命周期操作日志，确保责任可查、过程可溯。

二、文件全生命周期管理

（一）文件起草与审核

文件起草由主办部门负责，拟稿人需严格遵循《企业公文格式规范》（附1），确保内容准确、表述清晰、逻辑严谨。涉及多部门协作的文件，主办部门应牵头征求相关部门意见，形成会签记录。

文件审核实行“三级审核制”：

1.部门初审：主办部门负责人对文件内容的完整性、合规性及与部门职责的匹配性进行审核，重点核查数据准确性、政策符合性及表述规范性；

2.专业审核：涉及法律、财务、合规等专业领域的文件，需提交法务部、财务部、合规部等专业部门审核。法务部重点审核法律条款合法性、权利义务对等性；财务部重点审核资金预算合理性、财务数据准确性；合规部重点审核是否符合监管要求及企业内部制度；

3.分管终审：经专业审核通过后，文件提交分管业务的企业领导（以下简称“分管领导”）终审，重点审核文件与企业战略的一致性、业务目标的可实现性及资源配置的合理性。

（二）文件签发与印发

文件签发权限根据文件类型及重要程度区分：

-涉及企业重大决策（如战略规划调整、重大投资项目、股权变更等）的文件，需经党委会、董事会或总经理办公会审议通过后，由董事长或总经理签发；

-常规行政类、业务类文件（如部门工作方案、一般性通知等），由分管领导签发；

-党群类文件（如党组织年度工作计划、党员发展批复等），由党委书记或分管党群的领导签发；

-上级来文的转发、外部函件的回复，按文件内容涉及的业务领域，由对应分管领导签发。

文件签发后，由主办部门负责印发。纸质文件需按《企业公文印刷规范》（附2）统一排版、印刷，标注文件编号（格式为：单位代字〔年份〕序号，如“XX企发〔2024〕1号”），并登记《文件印发登记表》（附3）。电子文件需通过企业OA系统或专用文件管理平台发布，同步生成电子签章，确保与纸质文件具有同等效力。

（三）文件归档与保管

文件归档实行“谁主办、谁归档”原则，主办部门需在文件办结后30个工作日内完成归档（项目类文件按项目结束后60个工作日归档）。归档范围包括：

-正式印发的纸质文件及电子版本；

-起草过程中的修改稿、征求意见稿、会签记录；

-审核阶段的专业审核意见、分管领导批示；

-其他具有参考价值的附属材料（如会议记录、调研数据等）。

归档文件需满足以下要求：

-纸质文件应齐全完整、签章清晰，破损文件需修复，易褪色材料需复制留存；

-电子文件需采用PDF、OFD等不可修改格式，元数据（包括文件编号、起草人、审核人、签发人、形成时间、密级等）需完整录入管理系统；

-密级文件需单独归档，标注密级标识及保密期限（绝密30年、机密20年、秘密10年），并与非密文件物理隔离存放。

企业设立专门档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗设施，由专职档案管理员负责保管。电子文件管理平台需采用“双套制”备份（本地服务器+异地灾备服务器），每季度进行数据校验，确保存储安全。

（四）文件利用与销毁

文件利用实行“审批制”。查阅非密文件需填写《文件查阅申请表》（附4），经申请部门负责人审批；查阅秘密级文件需经分管领导审批；查阅机密、绝密级文件需经主要领导审批。查阅过程中禁止拍照、扫描或摘抄核心内容，确需复制的，需额外标注“复制件”并登记备案。

电子文件利用需通过账号密码+动态验证码双重认证，访问权限根据用户岗位层级分级设置（如普通员工仅可查看公开/内部文件，部门负责人可查看秘密级文件，企业