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个人信用档案管理制度

第一章总则

第一条为规范企业个人信用档案管理工作，健全信用管理机制，保障信息主体合法权益，防范经营管理风险，营造诚实守信的企业氛围，依据《中华人民共和国个人信息保护法》《征信业管理条例》《征信业务管理办法》等法律法规及行业相关规定，结合企业经营管理实际，制定本制度。

第二条本制度所称个人信用档案，是指企业为履行管理职责，依法采集、整理、保存的，反映企业员工及与企业存在业务往来的个人（如供应商联系人、合作方代表等）信用状况的各类信息集合。

本制度适用于企业及所属全资、控股子公司（以下统称“企业”）的个人信用档案建立、信息采集与更新、档案使用、安全保密、动态管理及相关监督考核等活动；参与企业信用档案管理相关工作的部门及人员，均需遵守本制度规定。

第三条个人信用档案管理遵循“合法合规、真实准确、最小必要、安全保密、动态高效”的基本原则，严格按照法律法规规定的权限和程序开展工作，不得过度采集信息，不得泄露、篡改、滥用信用档案信息。

第四条建立“归口管理、分工协作”的管理机制：

（一）人力资源部为企业员工个人信用档案的归口管理部门，负责员工信用档案的统筹建立、规范管理、监督检查及制度落实；

（二）业务管理部门负责本领域合作个人信用信息的采集、初步审核及更新上报，配合人力资源部开展信用档案相关工作；

（三）信息技术部门负责信用档案电子化管理系统的建设、维护及技术安全保障；

（四）法务部门负责对个人信用档案管理工作的合规性进行审核指导，处理相关法律风险。

第二章档案建立与信息采集

第五条档案建立范围：

（一）企业全体员工（含试用期员工、劳务派遣人员、正式在岗员工及离退休人员）；

（二）与企业存在长期业务合作的个人，包括供应商、服务商、承包商等合作单位的关键联系人及代表；

（三）企业招聘过程中拟录用的候选人（需经候选人书面同意后建立临时信用档案）。

第六条信息采集原则与要求：

（一）合法性要求：采集个人信用信息必须取得信息主体的书面同意，明确告知信息采集的目的、范围、使用方式及保存期限，未经同意不得擅自采集；法律法规另有规定的除外。

（二）最小必要原则：仅采集与信用评价相关的必要信息，不得采集与信用状况无关的信息，如上网记录、通讯记录、行踪轨迹等非信用行为信息。

（三）真实性要求：通过合法、正当的方式采集信息，确保信息来源可靠、内容真实，采集过程可追溯；对采集的信息需进行核实验证，避免虚假信息录入。

第七条个人信用档案核心信息内容：

（一）基础身份信息：包括姓名、性别、身份证号、联系方式、职业资格、学历背景等用于识别个人身份的基本信息；

（二）职业信用信息：员工的工作履职情况、绩效考核结果、奖惩记录、岗位变动、培训考核情况、劳动纪律遵守情况等；合作个人的业务合作履约情况、合同执行情况等；

（三）财务信用信息：与企业相关的薪酬发放、费用报销合规情况；合作个人涉及企业款项支付、应收账款履约情况等；

（四）公共信用信息：行政机关、司法机关在行使职权过程中形成的与个人信用相关的公共记录信息，如行政处罚、司法裁判、失信被执行人信息等；

（五）其他信用信息：经信息主体同意采集的，与个人信用状况相关的其他信息，如荣誉表彰、志愿服务记录等。

第八条信息采集流程：

（一）信息主体授权：向信息主体出具《个人信用信息采集授权书》，明确授权范围和期限，经信息主体签字确认后启动采集工作；

（二）信息收集：通过内部系统调取、业务资料整理、信息主体主动提供、合法第三方渠道获取等方式收集信息；招聘候选人需签署真实披露声明，确认所提供信息的真实性；

（三）信息审核：由采集部门对收集的信息进行初步审核，核实信息的真实性和完整性；涉及公共信用信息的，需通过官方渠道核验；

（四）档案建立：审核通过的信息由人力资源部统一录入个人信用档案管理系统，建立电子档案；同时留存纸质佐证材料，形成电子与纸质双重档案管理模式。

第三章档案动态管理

第九条信息更新：

（一）建立常态化信息更新机制，员工信用信息由人力资源部及所在部门配合更新，合作个人信用信息由对应业务部门负责更新；

（二）基础身份信息发生变更的，信息主体应及时告知相关部门，相关部门在5个工作日内完成档案信息更新；职业信用信息、财务信用信息等动态信息，在信息产生后10个工作日内完成更新；

（三）信息更新后，需由审核人员复核确认，确保更新信息的准确性；更新记录全程留痕，纳入档案管理。

第十条档案查阅与使用：

（一）查阅权限：严格实行权限分级管理，人力资源部、业务管理部门负责人及经批准的相关人员可根据工作需要查阅对应范围的个人信用档案；查阅合作个人信用档案需经业务分管领导批准；

（二）查阅程序：查阅档案需填写《个人信用档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围和使用方式，经权限审批后，在指定地