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养老院物资采购管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范养老院物资采购全流程管理，保障在院老人的生活品质与生命健康安全，确保采购物资的质量可靠、价格合理、供应及时，防范采购风险，提升资金使用效益，依据《中华人民共和国政府采购法》《养老机构管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合养老院实际运营需求，特制定本制度。

第二条核心定义

本制度所称采购物资，是指养老院运营过程中所需的各类物资，包括但不限于：食品原材料（米、面、油、肉、蛋、蔬菜、调味品等）、生活日用品（衣物、洗漱用品、床上用品等）、医疗康复用品（常用药品、康复器械、护理耗材等）、办公用品、水电维修材料、安防消防物资及其他保障运营的各类物资。根据采购金额与重要性，分为大宗物资采购、常规物资采购和应急物资采购三类。

第三条适用范围

本制度适用于养老院所有物资的采购活动，涵盖采购需求提报、计划编制、供应商选择、招标采购、合同签订、物资验收、付款结算、档案管理等全流程。养老院各部门（护理部、膳食部、医疗康复部、行政部、财务部等）及全体员工参与采购相关工作时，均需遵守本制度规定。

第四条基本原则

安全优先，品质保障：采购物资必须符合国家质量标准、卫生规范及养老服务相关要求，尤其是食品、医疗类物资，需严格核查合格证明，杜绝不合格物资流入。

合法合规，公开透明：严格遵守法律法规及相关政策，建立“阳光采购”机制，采购流程、采购信息、评审结果等关键环节公开透明，接受监督。

预算管控，厉行节约：严格遵循“无预算不采购、超预算不采购”原则，科学编制采购预算，优化采购方案，在保障品质的前提下控制采购成本。

权责清晰，全程追溯：明确各部门及岗位在采购流程中的职责权限，建立采购全流程追溯体系，确保物资流向、资金使用可查可追。

及时高效，保障供应：根据运营需求合理规划采购周期，保障常规物资稳定供应，建立应急采购机制，妥善应对突发情况的物资需求。

第二章组织架构与职责分工

第五条组织架构

养老院设立采购管理领导小组，由院长担任组长，分管副院长担任副组长，成员包括行政部、财务部、护理部、膳食部、医疗康复部负责人及相关骨干员工。行政部为采购工作的归口管理部门，负责统筹组织各类采购活动；设立采购专员岗位，具体负责采购流程的执行与协调。

第六条核心部门职责

采购管理领导小组：负责审定采购管理制度及实施细则；审批年度采购预算、大宗物资采购方案及应急采购事项；监督采购流程的规范性；协调解决采购过程中的重大问题。

行政部（采购归口部门）：牵头编制年度及月度采购计划；组织供应商的筛选、评估与管理；组织实施各类采购活动（含招标、询价、谈判等）；负责采购合同的拟定、审核与归档；协调物资验收、入库及异议处理；建立采购台账，做好采购档案管理。

各需求部门（护理部、膳食部等）：根据运营需求提报采购申请，明确物资名称、规格型号、质量标准、数量、使用时限等要求；参与供应商评估及物资验收工作；反馈采购物资的使用情况。

财务部：负责编制采购预算，对采购资金使用进行管控；审核采购申请的预算合规性；参与采购价格审核及招标评审；负责采购款项的审核与支付；对采购成本进行核算与分析；监督采购资金使用的合法性与合理性。

医疗康复部（针对医疗物资）：负责提报医疗药品、康复器械等专业物资的采购需求；审核相关物资的质量标准、资质证明；参与医疗类物资的供应商评估与验收。

监督小组（由院长办公室牵头，联合各部门代表组成）：负责对采购全流程进行监督，重点核查采购程序的规范性、物资质量的达标情况及资金使用的合规性；受理采购相关的举报与投诉。

第七条岗位责任

采购专员：严格执行采购制度，按流程组织采购活动；收集整理供应商信息，建立供应商档案；负责采购过程中的沟通协调工作；及时上报采购过程中的异常情况；妥善保管采购合同、票据等档案资料。

需求部门负责人：审核本部门的采购申请，确保需求真实、标准明确；对本部门提报采购物资的适用性负责。

财务人员：严格审核采购预算及付款凭证，确保资金使用合规；及时完成采购款项支付，做好财务核算记录。

验收人员（由行政部、需求部门、财务部联合组成）：严格按照采购要求及质量标准验收物资，核对数量、规格、质量证明等，填写验收记录；对不合格物资提出异议，跟踪处理结果。

第三章采购计划与预算管理

第八条采购申请提报

常规采购：各需求部门根据月度运营计划，于每月25日前提报下月《采购申请表》，经部门负责人审核签字后提交行政部。

临时采购：因特殊情况需要临时采购的，需求部门填写《临时采购申请表》，注明采购原因、紧急程度，经部门负责人审核后，报分管副院长审批，紧急情况可直接报院长审批后提交行政部。

应急采购：发生突发事件（如疫情、灾害、突发公共卫生事件等）需要紧急采购物资的，需求部门可口头提出紧急采购需求，经院长批准后，行政部