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2026年环保餐具科技公司档案管理办法

第一章总则

第一条目的

为规范公司档案管理工作，保障档案的完整与安全，便于档案的开发利用，为公司经营管理和发展提供服务，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等管理工作。

第三条基本原则

坚持统一领导、分级管理、完整安全、便于利用的原则。严格执行国家相关法律法规和标准规范。档案管理应与公司发展战略相匹配。

第四条依据标准

本办法依据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《环境保护档案管理办法》等法律法规和标准制定。

第二章术语与定义

第五条相关定义

档案：指公司在各项工作和活动中形成的，对国家、社会和公司具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的历史记录。

文书档案：指公司在行政管理活动中形成的各种文件材料。

科技档案：指公司在生产、科研、基建等活动中形成的技术文件材料。

会计档案：指公司在财务会计活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等材料。

人事档案：指公司员工的个人档案材料。

电子档案：指以电子形式存储的档案材料。

档案管理：指对档案进行收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等活动。

第三章职责分工

第六条档案管理部门职责

负责档案管理制度的制定和修订。负责档案管理工作的组织和实施。负责档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。负责档案信息化建设和管理。负责档案工作的监督和指导。

第七条各部门职责

负责本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作。配合档案管理部门开展档案管理工作。负责本部门档案的利用和保密工作。

第八条档案管理员职责

具体负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。负责档案库房的管理和维护。负责档案的统计和分析工作。负责档案的安全和保密工作。

第九条员工职责

按照规定形成和积累文件材料。及时向档案管理部门移交应当归档的文件材料。遵守档案管理制度，正确利用档案。

第四章档案分类与编号

第十条档案分类

文书档案：包括公司内部文件、报告、请示、通知、会议纪要等。

科技档案：包括公司产品、设备、工艺、技术、质量等档案。

会计档案：包括公司财务、成本、资金、税收等档案。

人事档案：包括员工档案、劳动合同、薪酬福利等档案。

环保档案：包括环保审批、排污许可、污染防治、监测报告等档案。

声像档案：包括照片、录音、录像等档案。

实物档案：包括奖杯、证书、印章等实物。

电子档案：包括以电子形式存储的各类档案。

第十一条档案编号

档案编号采用类别号-年度号-顺序号的结构。类别号采用阿拉伯数字表示，年度号采用四位数字表示，顺序号采用三位数字表示。例如：1-2026-001表示文书档案2026年第1号。

第十二条档案著录

档案著录项目包括：档号、题名、责任者、日期、页数、保管期限、密级、分类号、主题词等。著录应准确、完整、规范。

第五章档案收集与归档

第十三条收集范围

公司在各项工作和活动中形成的具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的历史记录。与公司有关的撤销或者合并部门的全部档案。其他应当归档的材料。

第十四条收集要求

文件材料的形成应当符合档案管理要求。文件材料应当完整、准确、系统。文件材料的载体和字迹应当符合档案保护要求。

第十五条归档时间

文书档案：次年6月底前完成归档。科技档案：项目完成后3个月内完成归档。会计档案：次年3月底前完成归档。人事档案：及时归档。环保档案：及时归档。其他档案：根据实际情况确定归档时间。

第十六条归档程序

文件材料形成部门整理文件材料。编制归档文件目录。向档案管理部门移交档案。档案管理部门接收档案。办理移交手续。

第十七条归档要求

归档文件应当齐全完整。归档文件应当分类整理。归档文件应当编制目录。归档文件应当装订整齐。归档文件应当填写移交清单。

第六章档案整理与编目

第十八条整理原则

档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第十九条整理方法

分类：按照档案的类别进行分类。组卷：将相关的文件材料组成案卷。排列：按照一定的顺序排列文件材料。编号：为档案编制档号。编目：编制档案目录。

第二十条档案编目

档案目录包括案卷目录、文件目录、专题目录等。目录应当准确、完整、规范。目录应当便于检索和利用。

第二十一条档案数字化

逐步推进档案数字化工作。建立档案数字化管理制度。确保档案数字化的质量和安全。

第七章档案保管与保护

第二十二条档案库房

档案库房应当符合档案保护要求。库房应当具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施。库房温湿度应当控制在规定范围内。

第二十三条档案装具

档案装具应当符合档案保护要求。档案装具应当整齐统一。档案装具应当便于档案的