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归口管理及协同管理制度

为规范组织内部管理流程，提升跨部门协作效率，确保各项业务与管理活动有序开展，结合实际运营需求，现就归口管理及协同工作制定本制度。本制度以明确权责边界、强化协同配合为核心，通过建立标准化流程与动态调整机制，推动组织资源高效配置与目标有效落地。

一、适用范围与管理原则

本制度适用于组织内所有需跨部门协作完成的业务事项，包括但不限于战略规划落地、重大项目推进、制度修订完善、资源统筹调配、风险联合防控等。具体涵盖以下类型事项：涉及两个及以上部门职责的工作任务；需多部门共享数据、人力或物资资源的专项工作；需统一标准、规范或流程的管理活动；其他经管理层认定需协同推进的事项。

管理过程中遵循以下原则：

1.权责清晰原则：明确各事项的归口管理部门与协同部门职责，避免职责交叉或真空，确保“事事有人管、环节有落实”。

2.流程规范原则：建立从事项认定、计划制定到执行监控、成果验收的全流程标准，减少随意性操作，提升工作可追溯性。

3.协同高效原则：以目标为导向，通过信息共享、资源互补、问题共商等机制，缩短决策链条，降低沟通成本。

4.动态优化原则：定期评估制度执行效果，结合业务变化与实践反馈及时调整流程与职责，保持制度的适应性与有效性。

二、职责划分与角色定位

归口管理部门为事项的主要责任主体，负责统筹全流程管理。其核心职责包括：（1）事项认定阶段，对业务发起部门提交的协同需求进行审核，判断是否符合归口管理范围，必要时组织联席会议论证；（2）计划制定阶段，牵头编制协同工作方案，明确目标、任务分解、时间节点、责任部门及资源需求，经管理层审批后发布；（3）执行监控阶段，通过定期例会、进度报表、现场检查等方式跟踪任务进展，协调解决跨部门争议，对延迟或偏差事项发起预警并督促整改；（4）成果验收阶段，依据既定标准组织多部门联合验收，形成验收报告并反馈至相关方；（5）总结改进阶段，分析事项执行中的经验与问题，提出流程优化建议，完善归口管理标准。

协同部门为事项的配合执行主体，需严格履行以下职责：（1）在事项认定阶段，对业务需求的合理性、可行性提出专业意见；（2）在计划制定阶段，参与方案讨论，确认本部门承担的子任务及资源需求，确保与部门现有工作的兼容性；（3）在执行阶段，按时间节点完成子任务，及时向归口管理部门反馈进展与问题，配合其他协同部门的信息查询或资源调用需求；（4）在验收阶段，提供本部门任务完成的佐证材料，参与成果评价，提出改进建议。

业务发起部门为事项的需求提出主体，需承担以下责任：（1）提交协同需求时，需附需求背景、目标说明、初步解决方案及涉及部门清单，确保信息完整；（2）配合归口管理部门的事项认定与方案制定工作，提供必要的业务数据或场景说明；（3）在执行过程中，跟踪事项对本部门业务的影响，及时反馈需求变更或调整建议；（4）参与成果验收，确认需求实现程度。

三、全流程管理规范

（一）事项认定

业务发起部门需填写《协同事项申请表》，详细说明需求背景、预期目标、涉及部门及初步协作内容，经部门负责人审批后提交至归口管理部门。归口管理部门应在5个工作日内完成初审，重点核查：需求是否超出单一部门职责范围；是否存在更高效的内部解决路径（如调整部门职责、优化现有流程）；是否符合组织当前战略重点。初审通过后，归口管理部门需组织涉及部门召开认定会议，就需求的必要性、可行性及归口部门的合理性达成共识。若存在争议，提交管理层裁决。认定结果需以书面形式反馈至业务发起部门及相关协同部门。

（二）计划制定

认定通过后，归口管理部门应在10个工作日内牵头编制《协同工作方案》。方案内容需包括：（1）总体目标与分解目标（量化可考核）；（2）任务清单（含子任务描述、责任部门、完成标准、时间节点）；（3）资源需求（人力、资金、技术、数据等）及调配方案；（4）风险清单（潜在风险点、应对措施、责任主体）；（5）沟通机制（例会频率、信息报送要求、问题反馈渠道）。方案编制过程中需充分征求协同部门意见，确保任务分配合理、资源需求可满足。方案经归口管理部门负责人审核后，提交管理层审批。审批通过后，需在3个工作日内组织相关部门召开启动会，宣贯方案内容并明确各方职责。

（三）执行监控

执行阶段实行“双轨监控”机制：

1.日常监控：协同部门需按周向归口管理部门报送《子任务进度表》，内容包括任务完成率、已解决问题、待协调事项及下阶段计划。归口管理部门通过协同管理平台实时汇总进度数据，生成整体进展看板，对滞后超过20%的子任务自动预警。

2.重点监控：对关键路径任务（影响整体进度的核心环节），归口管理部门需每月组织现场检查，与责任部门负责人确认实际进展，核查数据真实性。对存在重大偏差（如延