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采购部部门工作职责及各岗位职责-采购部职责制度

一、总则

为规范公司采购行为，明确采购部及各岗位人员的职责与权限，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司生产经营活动所需物资的及时供应，降低采购成本，控制采购风险，特制定本制度。本制度适用于公司采购部所有人员及相关采购活动。采购工作应遵循“公开、公平、公正、廉洁、高效、经济”的原则，严格遵守国家法律法规及公司各项规章制度。

二、采购部部门工作职责

采购部作为公司物资采购与供应链管理的核心部门，承担着为公司生产、运营、建设等活动提供优质、及时、经济的物资与服务的重要使命。其主要工作职责如下：

（一）制度建设与流程优化

1.负责制定和完善公司采购管理制度、流程、规范及标准，并监督执行，确保采购工作有章可循。

2.持续评估和优化现有采购流程，提升采购效率，降低运营成本，适应公司发展需求。

（二）采购计划与预算管理

1.根据公司生产经营计划、库存状况及各部门需求，协助编制公司年度、季度及月度采购计划。

2.参与采购预算的编制与控制，确保采购支出在预算范围内，提高资金使用效益。

（三）供应商管理

1.负责供应商的开发、调研、筛选、评估与管理，建立和维护合格供应商名录。

2.组织与重要供应商的谈判，建立长期稳定的战略合作关系，优化供应链结构。

3.定期对供应商进行绩效评估，实施动态管理，淘汰不合格供应商。

（四）采购执行与合同管理

1.负责各类物资（原材料、辅料、设备、办公用品等）及服务的采购询价、比价、议价工作，选择最优采购方案。

2.根据采购计划和审批结果，下达采购订单，并负责订单的跟踪、协调与交付。

3.负责采购合同的起草、评审、签订、履行跟踪及归档管理，确保合同的合法合规与顺利执行。

（五）成本控制与分析

1.积极推行价值工程、招标采购等方式，努力降低采购成本，提高采购性价比。

2.收集、分析市场价格信息及行业动态，为公司采购决策提供数据支持。

（六）库存与物流协调

1.与仓库管理部门协作，合理控制库存水平，避免积压与短缺，确保物资的合理周转。

2.协调物流运输事宜，确保采购物资按时、安全送达。

（七）质量与风险控制

1.协同质量管理部门，对采购物资的质量进行控制与跟踪，确保采购物资符合规定标准。

2.识别和评估采购过程中的各类风险（如价格波动、供应中断、合同纠纷等），并采取相应的防范措施。

（八）团队建设与沟通协调

1.负责部门内部员工的培训、指导与绩效考核，提升团队整体专业素养和业务能力。

2.与公司其他部门（如生产、销售、财务、技术等）保持良好沟通与协作，确保采购工作与公司整体运营顺畅对接。

三、各岗位职责

（一）采购部负责人（采购经理/采购总监）

1.全面管理：负责采购部的日常管理工作，制定部门工作计划、目标，并组织实施与监督，确保部门高效运作。

2.制度建设：组织制定和完善公司采购管理制度、流程及相关标准，推动采购体系的规范化建设。

3.战略规划：根据公司发展战略，制定中长期采购战略规划，优化采购资源配置，为公司战略目标的实现提供支持。

4.团队管理：负责采购团队的建设、培养与激励，提升团队专业能力和凝聚力，营造积极向上的工作氛围。

5.供应商管理：审核重要供应商的选择与评估结果，参与关键供应商的谈判与战略合作协议的签订。

6.成本控制：领导部门开展成本降低工作，审批大宗采购项目及采购合同，对采购成本控制负主要责任。

7.风险管控：识别和应对采购领域的重大风险，处理重大采购纠纷和突发事件。

8.内外协调：代表采购部与公司高层、各相关部门及外部重要供应商进行沟通协调，维护良好的合作关系。

9.绩效报告：定期向公司领导汇报采购部工作进展、成本控制情况、存在问题及改进措施。

（二）采购专员/采购工程师

1.需求对接：接收并核实各部门提交的采购申请，确认采购需求的规格、数量、质量要求及交付时间。

2.市场调研：负责特定品类物资或服务的市场调研，收集供应商信息、产品资料及市场价格动态。

3.供应商开发与维护：协助开发潜在供应商，参与供应商的初步评估与考察，建立和维护合格供应商档案。

4.采购执行：根据采购计划，执行具体的采购作业，包括询价、比价、议价，选择合适的供应商并下达采购订单。

5.合同管理：负责起草、初审采购合同，确保合同条款的准确性与合规性，并跟踪合同的履行情况。

6.订单跟踪：负责采购订单的全程跟踪，与供应商及仓库部门保持沟通，确保物资按时、按质、按量送达。

7.质量反馈：协助处理采购物资的质量问题，与供应商及质量管理部门协调解决。

8.付款协助：整理采购发票、入库单等结算凭证，按流程提交财务部门办理付款手续。

9.文档管理：负责