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人事档案管理规范与电子化实施方案

引言

人事档案作为记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩等情况的重要载体，是企业人力资源管理的核心基础信息，也是企业进行科学决策、实施人才战略的重要依据。在当前企业管理日益精细化、信息化的背景下，建立健全人事档案管理规范，稳步推进档案电子化建设，对于提升人力资源管理效率、保障档案信息安全、优化人才服务具有至关重要的现实意义。本方案旨在结合企业实际，从规范管理与电子化转型两个维度，构建一套系统、高效、安全的人事档案管理体系。

第一部分人事档案管理规范

一、总则

1.目的与依据：为规范人事档案管理工作，确保档案材料的真实性、完整性、安全性和可利用性，依据国家相关法律法规及企业内部管理制度，特制定本规范。

2.适用范围：本规范适用于企业全体员工（含正式员工、试用期员工、离退休人员及其他需建档人员）的人事档案管理。

3.基本原则：

*真实性原则：档案材料必须真实可靠，严禁伪造、篡改。

*完整性原则：档案材料应齐全完整，反映员工个人情况的各个方面。

*规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、利用、转递等环节均应遵循统一标准和程序。

*安全性原则：采取有效措施，确保档案实体与信息的安全，防止失泄密和损坏。

*保密性原则：严格遵守国家及企业保密规定，对档案内容保密。

二、档案材料的收集与归档

1.归档范围：明确规定应归档的材料种类，主要包括：

*员工入职基本材料：履历表、入职登记表、身份证复印件、学历学位证书复印件、职业资格证书复印件、与原单位解除/终止劳动合同证明等。

*考察考核、鉴定材料：各类考核登记表、鉴定材料、民主评议材料等。

*学历学位、专业技术职务、职业资格、学术评议、培训等材料：学历学位证明、成绩单、专业技术职务任职资格评审表、聘任书、职业资格证书、培训结业证书等。

*奖惩材料：奖励审批表、先进模范事迹材料、处分决定、调查报告、本人检查或说明、撤销处分决定等。

*党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、入团志愿书等。

*工资、待遇、任免、调动、出国、退（离）休、死亡等材料：工资变动审批表、任免审批表、调动介绍信、出国审批材料、退（离）休审批表、死亡报告、抚恤材料等。

*其他有参考价值的材料。

2.收集要求：

*及时性：员工入职后一个月内完成基础档案材料的收集；各类新材料形成后，相关部门应在一个月内移交档案管理部门归档。

*真实性：档案材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。

*规范性：材料格式符合要求，书写工整，字迹清楚，不得使用圆珠笔、铅笔、红墨水及易褪色的墨水书写。

3.归档程序：档案管理专员对收集到的材料进行鉴别、审核，对符合要求的材料进行登记、编号，然后归入相应档案。

三、档案的日常管理

1.档案建立：为每位员工建立独立的人事档案，做到一人一档，档号唯一。档案封面应注明员工姓名、部门、档案编号等信息。

2.档案保管：

*库房要求：档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。保持适宜的温度（14℃-24℃）和相对湿度（45%-60%）。

*装具要求：档案应使用标准的档案盒、档案夹进行存放，排列整齐，便于查阅。

*定期检查：档案管理专员应定期对档案进行清点核对和安全检查，发现问题及时处理并记录。

3.档案整理：按照《干部档案整理工作细则》或企业内部规定的分类方案（如：履历类、自传类、鉴定考核考察类、学历学位专业技术职务职业资格类、政治历史情况审查类、党团类、奖励类、处分类、招录聘用任免工资待遇出国退（离）休类、其他类等）对档案材料进行分类、排序、编目、装订。

4.档案流转：

*借阅：因工作需要借阅档案，须经相关领导批准，严格履行借阅登记手续，明确借阅期限。档案一般不得带出档案库房，确需带出的，须经更高层级领导批准，并限期归还。借阅人对档案的安全、保密负全部责任。

*查阅：查阅档案须在指定的阅档室进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。查阅内容须与工作相关。

*转递：员工调动、辞职、解除劳动合同等情况，档案应及时转递。转递档案应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。转递时须填写《档案转递通知单》，注明材料份数、页数，并由接收单位在回执上签字盖章后存档。

5.信息更新：档案管理专员应根据员工个人情况变动（如职务变动、奖惩、培训等），及时收集相关材料，更新档案内容，并在档案目录中进行标注。

四、档案的鉴定与销毁