塑料厂采购合同实施办法.doc

塑料厂采购合同实施办法

一、总则

1.适用范围：本办法适用于塑料厂与所有供应商签订的采购合同相关事宜，涉及全体参与采购流程的员工以及合同涉及的供应商客户。

2.目的：为加强塑料厂采购合同管理，规范采购行为，降低采购成本，保障物资供应，提高经济效益，结合本厂实际情况，制定本实施办法。同时，体现本厂“质量至上、高效协作、创新发展”的企业文化和经营理念，在采购过程中实现扁平化管理，注重社会效益与经济效益的平衡。

二、采购合同管理职责

1.采购部门：负责采购合同的起草、谈判、签订、执行与跟踪，收集供应商信息，建立供应商档案，对供应商进行评估与管理。采购人员需具备专业的采购知识和良好的沟通能力，严格按照采购流程操作，确保采购合同的顺利履行。

2.法务部门：负责对采购合同的合法性、合规性进行审查，提供法律咨询和风险防范建议，处理合同纠纷。法务人员要熟悉相关法律法规，特别是与塑料行业相关的环保、质量等法规要求，保障本厂在采购合同中的合法权益。

3.财务部门：负责采购合同的财务审核，包括预算审核、付款审核等，监督采购资金的使用，确保资金安全和合理使用。财务人员要严格把控财务风险，根据合同条款进行准确的财务核算。

4.质量部门：参与采购合同中质量条款的制定与审核，对采购物资进行检验和验收，确保物资质量符合本厂要求。质量人员要具备专业的质量检测知识和技能，严格执行质量标准。

三、采购合同的签订

1.供应商选择：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商的信誉、资质、生产能力、产品质量、价格等方面。建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估，选择优质供应商。同时，注重供应商的环保措施，符合本厂对社会效益的追求。

2.采购需求确认：各部门根据生产经营需要，提出采购需求，填写采购申请单，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等信息。采购申请单需经部门负责人审核，主管领导审批。

3.合同起草与谈判：采购部门根据采购需求和供应商情况，起草采购合同文本。合同条款应包括双方的权利义务、物资规格与质量、价格与付款方式、交货时间与地点、验收标准、违约责任、争议解决方式等内容。采购人员与供应商进行谈判，就合同条款达成一致意见。谈判过程中，要体现本厂扁平化管理的高效沟通原则，确保信息及时准确传递。

4.合同审核与签订：采购合同起草完成后，依次提交法务部门、财务部门、质量部门等相关部门进行审核。各部门根据自身职责对合同条款进行审查，提出修改意见。采购部门根据审核意见对合同进行修改完善，报主管领导审批后，由授权代表与供应商签订采购合同。

四、采购合同的执行与跟踪

1.订单下达：采购合同签订后，采购部门及时向供应商下达采购订单，明确订单号、物资名称、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。采购订单应与采购合同内容一致。

2.进度跟踪：采购人员定期与供应商沟通，了解采购物资的生产进度、运输安排等情况，及时掌握合同执行动态。如发现供应商可能无法按时交货或出现其他问题，应及时采取措施，如协商调整交货时间、寻找替代供应商等。

3.物资验收：物资到达本厂后，质量部门按照合同约定的验收标准进行检验和验收。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，确保本厂生产经营不受影响。

4.付款管理：财务部门根据采购合同和验收合格证明，按照约定的付款方式和时间进行付款。付款前，需对发票等相关凭证进行审核，确保付款的准确性和合法性。同时，要合理安排资金，保障本厂的经济效益。

五、采购合同的变更与解除

1.变更条件：在采购合同执行过程中，如因生产经营需要、市场变化等原因，需对合同条款进行变更的，由提出变更的部门填写合同变更申请单，说明变更的原因、内容等，经相关部门审核，主管领导审批后，采购部门与供应商协商变更合同条款，并签订合同变更协议。

2.解除条件：如出现供应商严重违约、不可抗力等导致合同无法履行的情况，采购部门应及时提出合同解除申请，经相关部门审核，主管领导审批后，与供应商协商解除合同。解除合同后，要妥善处理善后事宜，如物资退货、款项结算等。

六、采购合同的风险管理

1.风险识别：法务部门、采购部门等相关部门定期对采购合同进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、价格波动风险、质量风险、法律风险等。

2.风险评估：对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。

3.风险应对：针对不同的风险，采取相应的应对措施。如对于供应商违约风险，加强对供应商的监督和管理，在合同中明确违约责任；对于价格波动风险，通过签订长期合同、套期保值等方式进行防范；对于质量风险，加强验收环节的管理，要求供应商提供质量保证；对于