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2025年学校档案管理员年终总结及2026年工作计划

2025年是学校档案管理工作深化改革、提质增效的关键一年。在学校党委行政的统筹指导下，在各部门的协同配合下，本人始终以“为党管档、为国守史、为民服务”为根本遵循，紧扣“规范管理、强化服务、创新发展”主线，围绕教学、科研、人事、基建等核心领域，系统推进档案收集、整理、保管、利用全流程工作，切实发挥档案“记录校史、服务发展”的基础支撑作用。现将本年度工作情况总结如下，并结合现存问题提出2026年工作计划。

一、2025年工作回顾与成效

（一）聚焦基础建设，档案资源体系进一步夯实

本年度以“应归尽归、应收尽收”为目标，重点强化档案收集的全面性与及时性，全年接收各类档案2368卷（件），较去年增长12%，涵盖教学、科研、人事、基建、党群、后勤等6大类21个细项，档案资源覆盖学校运行全链条。

1.教学档案：突出过程性与成果性并重

针对教学档案易分散、难归集的特点，联合教务处、各二级学院建立“学期末集中归档+关键节点专项归档”机制。一方面，严格落实课程教案、实验报告、实习指导记录、学生成绩单等常规教学材料的学期末移交制度，全年接收1215卷，其中包含2021级-2023级学生完整的学业成长档案（含课程作业、实践报告、综合素质评价等）；另一方面，重点归集教学改革成果材料，包括5项省级一流课程建设资料、8门课程思政示范课程开发记录、12项教学成果奖申报材料，为教学评估、经验推广提供完整支撑。例如，在教育部本科教学工作合格评估预检查中，教学档案因“时间连贯、内容详实、分类清晰”获专家组肯定，直接助力评估指标“教学管理资料完整性”得分提升15%。

2.人事档案：强化动态管理与精准服务

围绕教职工职业发展全周期，优化人事档案“入职建档-在职更新-离职归档”流程。全年完成127名新入职教职工档案审核与建立，补充更新386名在职人员职称晋升、荣誉表彰、培训进修等动态材料1200余份，规范处理23名离职人员档案转递手续（均通过机要渠道安全移交）。针对近年教师队伍年轻化、流动性增强的特点，开发“人事档案线上查询预约系统”，教职工可通过校园网申请查阅本人档案中的学历证明、职称文件等材料，全年受理线上申请412次，线下调阅187次，平均响应时间从3个工作日缩短至1个工作日，切实解决“急查急调”需求。例如，在10月份教师职称评审集中期，通过快速调取32名申报人员的历年考核、科研成果等档案材料，保障了评审工作按时推进。

3.科研与基建档案：注重专业性与完整性

科研档案方面，与科技处、社科处协同制定《科研项目档案管理细则》，明确从项目申报到结题验收各环节的归档要求，全年归集纵向科研项目档案132卷（含国家自然科学基金项目8项、省级社科规划项目25项）、横向合作项目档案47卷，特别强化科研经费使用记录、实验原始数据、成果转化协议等关键材料的留存，为科研成果追溯、经费审计提供可靠依据。基建档案方面，跟进学校新图书馆建设、学生公寓维修改造等6个重点工程，全程参与验收环节，确保工程图纸、招投标文件、质量检测报告等323卷材料完整归档，其中新图书馆项目档案因“与工程进度同步、纸质与电子文件并行”的管理模式，被市住建局作为“高校基建档案规范管理案例”推广。

（二）深化数字转型，档案管理效能显著提升

面对信息化时代需求，本年度将数字化建设作为核心任务，通过硬件升级、标准统一、安全加固，推动档案管理从“以档管档”向“数字赋能”转变。

1.数字化进程加速推进

完成存量档案数字化阶段性目标：累计扫描纸质档案18.6万页，其中2010年以后形成的教学、人事档案数字化率达100%，2000-2009年历史档案数字化率提升至65%（较年初提高20个百分点）。引入智能OCR识别技术，对扫描文件进行批量文字识别，建立可检索的文本数据库，档案检索效率提升60%。例如，在处理毕业生学历证明补办需求时，通过数字化系统可在5分钟内定位到2005届毕业生的原始成绩单，较以往人工查找缩短40分钟。

2.管理系统功能优化升级

依托学校智慧校园平台，完成档案管理系统3.0版本迭代，新增“多维度分类检索”“权限分级管理”“批量导入导出”等功能。根据不同用户角色（如校领导、部门管理员、普通教职工）设置差异化访问权限，既保障档案安全，又满足多样化利用需求。全年系统访问量达1.2万次，较去年增长35%，其中“教学成果”“师资队伍”“校史沿革”三个专题数据库访问量占比超60%，成为学校决策参考、文化建设的重要数据源。

3.安全体系全面加固

坚持“数字化与安全并重”，建立“物理安全+数据安全+流程安全”三维防护机制。物理层面，升级档案库房温湿度监控系统（全年温湿度合格率99.8%），新