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2025年学校档案管理员工作总结

2025年，在学校办公室的统筹指导下，我以“为学校留存历史记忆、为发展提供数据支撑、为师生创造服务价值”为核心目标，围绕档案资源建设、信息化转型、服务效能提升、安全体系完善四大主线开展工作，全年完成各类档案归档12897卷（件），数字化加工32.6万页，提供利用服务2134人次，用户满意度达98.7%，在支撑教学评估、科研查考、校友联络等场景中发挥了关键作用。现将本年度主要工作情况总结如下：

一、深耕基础业务，构建全面覆盖的档案资源体系

本年度重点强化“应收尽收、应归尽归”的资源建设理念，针对学校“双一流”建设背景下档案类型多元化、内容专业化的特点，系统梳理8大类23小类档案的归档范围，通过“分类攻坚+动态跟踪”模式提升归档质量。

在教学档案方面，紧扣本科教学审核评估需求，联合教务处、各学院建立“过程性归档”机制。以往实验教学档案因分散在实验室、教师个人手中，常出现“结课后补档”导致材料缺失的问题。今年3月起，我协同教务处制定《实验教学档案实时归档操作指南》，要求实验课程结束后2周内由实验室管理员通过档案管理系统上传原始记录（包括实验方案、学生操作视频、数据报告扫描件），同步打印纸质件交学院档案员初审。全年共归集实验教学档案4217卷，较去年增长35%，其中包含3门国家级一流课程的全流程教学材料，为评估专家组核查“教学过程性证据”提供了完整支撑。

科研档案聚焦横向课题与重点实验室成果。针对横向课题档案“重结题轻归档”的痛点，主动对接科技处，将档案归档纳入课题结题验收的必备环节——课题负责人需提交包含合同、研究报告、成果证明、经费明细的归档清单，经档案部门确认后方可办理结题手续。全年接收横向课题档案586卷，其中某企业委托的“智能装备关键技术研究”课题，因完整归档了37份实验日志、12份专利申报材料，帮助课题组在后续知识产权纠纷中快速举证，避免了经济损失。重点实验室方面，配合新能源材料实验室建设，制定《科研平台档案管理细则》，明确设备采购、实验记录、成果转化三类档案的归档周期（设备类在验收后1月内、实验记录按月整理、成果转化即时归档），全年归集实验室档案1023卷，为科研团队追溯实验数据、申报更高层级平台提供了可靠依据。

人事档案突出“精准性”与“动态性”。针对教职工职称晋升、岗位变动频繁的情况，与人事处建立信息同步机制：每月5日前获取最新的职称评审结果、岗位调整文件，同步更新人事档案中的“业务考核”“荣誉奖励”等目录；对离职教职工档案，严格执行“离职手续未办结不调档、调档函要件不全不转出”的双审制度，全年处理人事档案查阅127人次、转出32份，未出现信息错误或流转延误。特别在11月教授职称评审期间，为23名申报人快速调取近5年的教学考核、科研成果、社会服务等材料，确保评审材料真实可溯，得到人事处与评审专家的一致认可。

基建档案围绕新校区二期工程推进。针对工程体量大（总建筑面积8.2万平方米）、参建单位多（涉及15家施工单位、7家设计单位）的特点，提前介入档案管理：3月组织参建单位召开档案工作协调会，发放《基建项目文件归档范围与保管期限表》，明确“施工日志每日记录、变更单三方会签、验收材料同步生成”的要求；5月起每季度到工地现场核查档案整理情况，重点检查隐蔽工程影像资料（如桩基施工、管线预埋）的完整性，发现某标段未按要求拍摄防水工程闭水试验视频，当场要求补拍并留存原始介质；12月配合完成工程竣工验收，共接收基建档案218卷（含纸质文件1.2万页、电子图纸480GB），其中16卷关键施工记录被纳入学校“历史建筑档案专库”永久保存。

二、推进数字化转型，打造高效智能的档案管理平台

面对学校信息化建设整体提速的趋势，本年度以“存量数字化、增量电子化、利用便捷化”为目标，推动档案管理从“经验驱动”向“数据驱动”转变。

存量档案数字化方面，重点攻坚1990-2010年的历史档案。这类档案因形成时间早、载体多样（含手写稿、硫酸图、老照片），数字化难度大。年初组建专项团队，制定“先易后难、分类处理”方案：对文字类档案（如行政文件、教学计划）采用高速扫描仪（200页/分钟）+OCR识别技术，识别准确率提升至98.5%；对老照片档案（共3200张，最早可追溯至1958年），采用专业胶片扫描仪（分辨率600dpi）进行高精度扫描，配合图像修复软件去除划痕、调整色偏，还原了“1985年首届校园科技节”“2000年新图书馆落成”等珍贵历史场景；对硫酸图（主要为早期校舍设计图），采用大幅面扫描仪（最大扫描宽度1.2米）进行数字化，同时建立“图档关联”索引（如某教学楼图纸关联其历年维修记录），方便后续查阅。全年完成存量档案数字化32.6万页，其中历史照片数字化完成率100%，硫酸图数字化