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2025年学校档案管理员工作总结及2026年工作计划

2025年，在学校党政领导的统筹指导下，在各部门的协同配合下，本人严格遵循《高等学校档案管理办法》《会计档案管理办法》等规范要求，围绕“服务学校中心工作、保障历史记忆完整、提升管理质效”核心目标，扎实推进档案全生命周期管理，在制度完善、资源建设、数字化转型、服务创新及安全保障等方面取得阶段性进展。现将全年工作情况总结如下，并结合学校“十四五”规划中期评估要求及2026年重点任务，提出下阶段工作计划。

一、2025年工作总结

（一）制度建设与规范执行：夯实管理基础

年初针对2024年档案检查中暴露的“归档时限延迟”“分类标准不统一”等问题，牵头修订《XX学校档案管理实施细则》，重点优化三大模块：一是细化归档责任清单，将教学档案（含课程建设、实践教学、教学评估）、科研档案（含纵向课题、横向合作、成果转化）、人事档案（含教职工聘用、职称评审、荣誉奖励）、基建档案（含校园改造、设备采购）等9类主体档案的归档范围、时间节点、质量要求与部门年度考核挂钩，明确“教学档案在学期结束后30日内归档、科研档案在项目结题后20日内归档”等刚性要求；二是统一分类标准，参照《高等学校档案实体分类法与档号编制规则》，结合学校实际调整二级类目，例如将“学生管理”从“行政办公”类独立为三级类目，增设“国际交流”专项子目录，解决此前“科研合作协议”“留学生培养方案”分散归档问题；三是建立“预归档-初检-复检”三级审核机制，联合教务处、科技处、人事处等部门开展月度抽查，全年共发出整改通知12份，推动档案完整率从92%提升至98.6%。

（二）资源建设与质量提升：强化核心家底

全年完成各类档案归档2876卷（件），较2024年增长15%，其中重点领域档案占比超70%：

-教学档案方面，完成2022-2024级本科教学评估档案、省级一流课程建设档案（共12门）、新专业申报材料（人工智能、数字经济2个专业）归档，特别针对“课程思政示范项目”“实践教学基地建设”等新增内容，制定专项归档模板，确保过程性材料（教案、学生作品、企业反馈）完整留存；

-科研档案方面，聚焦“高水平科研成果”导向，完成国家自然科学基金项目（5项）、省重点研发计划（8项）、横向技术服务合同（32份，总金额超4500万元）归档，同步收集项目中期检查报告、专利申请文件（27项）、论文发表证明（SCI/EI收录18篇），为科研成果统计、绩效考核提供原始依据；

-人事档案方面，完成35名新入职教职工（含高层次人才12名）档案接收，规范补充20名退休教职工荣誉证书、培训记录等材料，配合人事处完成11名教师职称评审档案核查，未出现因档案缺失影响评审的情况；

-特殊载体档案方面，首次系统整理校园活动影像资料，分类归档重大会议（党代会、教学工作会）、文化活动（建校70周年庆典、迎新晚会）、社会实践（乡村振兴调研、红色研学）照片1.2万张、视频文件230G，采用“年度-事件-格式”三级编码，解决此前“活动照片分散在部门群、未及时归档”的问题。

（三）数字化转型：突破利用瓶颈

围绕“存量数字化、增量电子化”目标，全年投入28万元升级档案管理系统，完成3.2万卷纸质档案扫描（含1990-2000年历史档案8000卷），数字化率从65%提升至82%；新增电子档案归档1.1万件（含OA系统收文、科研项目电子成果、教务管理系统成绩数据），占全年归档总量的28%。主要举措包括：

-系统功能优化：对接学校OA系统，实现收文、签报类电子文件“单套归档”，减少纸质重复归档；开发“智能编目”模块，通过关键词提取自动生成档案标题（准确率达90%），编目效率提升40%；

-数据安全保障：采用“本地存储+云端备份”双轨制，本地部署磁盘阵列（容量12TB），云端选用学校统一的政务云平台，定期进行异机备份（每季度1次全备份、每月1次增量备份），全年未发生数据丢失或泄露事件；

-利用服务升级：开通“档案网厅”服务，师生可通过校园网申请查阅教学成绩、毕业证明、职称评审材料，全年受理线上申请632次，线下查阅217次，平均响应时间从3个工作日缩短至1个工作日，其中为2003届毕业生补办学历证明（因原纸质档案模糊）时，通过数字化副本成功调取扫描件，解决了历史遗留问题。

（四）安全管理：筑牢风险防线

以“档案安全年”活动为抓手，从硬件、制度、应急三方面强化保障：

-硬件升级：投入15万元改造档案库房，更换恒温恒湿设备（温湿度控制精度±1℃、±2%RH），新增防火防盗门、智能监控系统（24小时录像+温感烟感报警），配置3台档案专用消毒柜（周消毒1次，全年消毒档案8000余卷）；

-制度落实：严格执行《档案库房管