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2025年学校档案管理员年终工作总结

2025年，在学校办公室的统筹指导下，在各部门、院系专兼职档案员的协同配合下，我始终以“为党管档、为国守史、为民服务”的职责使命为指引，围绕学校“双一流”建设、本科教学审核评估、新校区启用等年度重点工作，聚焦档案资源体系、利用体系、安全体系建设，扎实推进档案收集、整理、保管、利用全流程工作，全年未发生档案安全事故，档案服务满意度达98.6%，电子档案归档率较上年提升12个百分点，为学校各项事业发展提供了坚实的档案支撑。现将本年度主要工作情况总结如下：

一、深耕资源建设，筑牢档案基础“压舱石”

本年度坚持“应收尽收、应归尽归”原则，以重点领域、关键环节为突破口，强化前端控制与全程管理，全面提升档案资源的完整性、准确性和系统性。

一是突出重点项目档案归集。针对新校区建设这一重大工程，提前介入、全程跟踪，联合基建处制定《新校区建设项目档案管理实施细则》，明确从项目立项到竣工验收各阶段的归档范围、整理标准和责任分工。全年参与图纸会审、隐蔽工程验收等关键节点档案检查12次，实地指导施工单位规范填写《工程文件归档登记表》，累计接收新校区基建档案326卷（其中纸质档案218卷、电子档案108卷），包含地质勘探报告、建筑设计图纸、设备安装记录等核心资料，完整留存了新校区建设的“历史脉络”。同步建立基建档案电子副本异地备份机制，确保重大建设成果永久保存。

二是强化教学科研档案规范。结合本科教学审核评估要求，与教务处、各教学院系建立“周沟通、月调度”机制，针对教学档案易漏项（如课程设计原稿、实践教学影像、外聘教师考核记录）开展专项清查。全年梳理2023-2024学年教学档案4800余卷，补充缺失材料237份，规范目录著录1560条；针对科研档案分散在课题组的痛点，联合科技处修订《科研项目档案管理办法》，将档案归档作为项目结题的必备条件，通过“系统提醒+人工督办”方式，推动2022-2024年结题的87个校级以上科研项目完成档案移交，归档率从上年的72%提升至95%，其中“智能教育装备研发”“地方非遗数字化保护”等重点项目档案被列为特色档案单独保管。

三是优化人事与学生档案管理。完成2025年新进教师32人、调入干部15人的人事档案接收，严格审核“三龄两历一身份”材料，补充缺失的职称评审表、年度考核表等关键材料41份；针对毕业生档案转递，与就业指导中心联动，利用“学信网”核对毕业生去向信息，全年寄送2025届毕业生档案2860份，通过EMS“高校毕业生档案专递”渠道实现100%可追踪，零差错率。同时，为23名往届毕业生补办学历证明、成绩单等材料，协助11名校友补充完善档案中的奖惩记录，切实发挥了档案“人生凭证”作用。

二、推进数字化转型，激活档案利用“新动能”

面对学校信息化建设加速的趋势，以“存量数字化、增量电子化”为目标，重点突破档案数字化质量与电子档案管理瓶颈，推动档案服务从“线下查”向“线上用”升级。

一是高质量完成存量档案数字化。制定《存量档案数字化工作方案》，优先对利用率高、易损的教学评估档案（2015-2020年）、校友档案（1980-2000年）实施扫描，全年完成数字化加工12.6万页，较年初计划超额15%。针对部分老档案纸张脆化、字迹模糊问题，采用高清扫描（300dpi）+局部修复技术，对1200页破损档案进行图像处理；引入OCR文字识别系统，对1990年以后形成的文书档案、教学档案进行全文识别，识别准确率达92%，实现“以图搜文”“关键词检索”功能，检索效率提升60%。同步建立数字化档案“三审”机制（扫描员自检、组长抽检、管理员终审），全年抽检率达30%，确保数字化成果与原件“同质等效”。

二是全流程管理电子档案。对接学校OA系统、教务管理系统、科研管理系统，完成电子档案管理模块开发，实现文件生成、办理、归档的“一站式”闭环。全年接收电子公文1897份、教学管理系统电子文件（成绩、课表等）3.2万条、科研系统结题报告电子文档216份，全部通过元数据校验后归档。针对电子档案长期保存问题，采用“双套制”（在线存储+离线备份），在学校云存储平台建立档案专属空间，定期进行异机备份，并委托专业机构对存储介质进行检测，确保电子档案的可读性、完整性和安全性。

三是创新档案利用服务模式。开通“档案服务”微信公众号，提供在线查档预约、档案利用指南、常见问题解答等服务，全年接收线上预约327次，占总查档量的58%；开发“档案利用服务评价”功能，根据用户反馈优化检索字段（新增“项目编号”“成果名称”等检索维度），将平均查档时间从15分钟缩短至5分钟。本年度共提供档案利用服务682次，其中为教师职称评审、科研项目申报提供支撑材料213次，为学生留学、就业提供证明材料345次，为校史编写、校友联络提供