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2025年学校档案管理员工作总结暨下一步工作计划

2025年，在学校党政领导的统筹指导下，在各部门的协同配合下，档案管理工作以服务学校中心任务为核心，以“规范、安全、高效、创新”为目标，围绕制度完善、资源建设、信息化升级、服务拓展、安全保障等关键环节扎实推进，较好完成了年度工作任务。现将全年工作情况总结如下，并结合现存问题提出下一步工作计划。

一、2025年工作完成情况

（一）制度建设持续完善，管理基础进一步夯实

本年度以“标准化、精细化”为导向，系统梳理现行档案管理制度，针对近年来学校事业发展中出现的新业务、新需求，修订《学校档案管理办法》《各类档案归档范围与保管期限表》等核心制度4项，新增《电子档案管理暂行规定》《档案数字化工作操作规范》2项专项制度。重点解决了三个方面的问题：一是明确电子档案与纸质档案“双套制”归档要求，规范科研项目结题报告、教学评估材料、基建工程电子图纸等新型文件的归档流程；二是细化人事档案中“高层次人才引进材料”“教师培训证书”等特殊类别材料的分类标准，避免因界定模糊导致的归档遗漏；三是建立档案移交“双确认”机制，即部门档案员与档案馆工作人员共同核对移交清单、现场清点材料完整性，全年接收12个部门移交的档案2368卷（件），移交合格率从上年的92%提升至98%。

（二）资源建设提质增效，档案体系更趋完整

1.归档覆盖全面延伸。聚焦学校“双一流”建设、本科教学审核评估、新校区建设等重点工作，主动对接教务处、科研处、基建处等部门，提前介入材料收集。例如，针对本科教学审核评估，组建专项归档小组，梳理评估指标体系对应的42类支撑材料，制定《评估档案归档指南》，指导各教学单位规范整理课程大纲、试卷分析、实践教学记录等材料，共归集评估相关档案127盒、电子文件14G，为评估复查提供了完整的原始凭证。

2.历史档案抢救性整理。集中力量开展2000年前历史档案的清查与修复，重点处理因保存条件限制导致的霉变、虫蛀、装订脱落问题。全年修复破损档案327卷，其中1985-1995年教学档案（含老教案、学生实习报告）186卷，1990-2000年基建档案（含老校区建筑设计图）141卷。通过去酸、托裱、分页扫描等技术手段，既恢复了档案载体的物理状态，又完成了数字化备份，解决了“查原件易损、查复制件不清”的难题。

3.特色档案专题建设。结合学校70周年校庆筹备，启动“校史记忆”专题档案建设，收集校友捐赠的老照片、校徽、成绩单、教师授课笔记等实物档案112件，数字化扫描老校报、会议记录、重要活动影像资料235GB，按“校史沿革”“名师风采”“学子足迹”三个主题分类编目，形成专题检索目录，为校庆展览、校史编撰提供了丰富素材。

（三）信息化建设加速推进，利用效率显著提升

1.数字化进程全面提速。完成馆藏纸质档案数字化年度目标，累计扫描档案12.8万页，其中教学档案4.2万页、科研档案3.1万页、人事档案2.5万页、基建档案3万页，数字化率从上年的65%提升至82%。针对人事档案中“教师职称评审材料”等高频利用档案，优先完成数字化并挂接至档案管理系统，实现“线上申请、在线调阅”，全年通过系统调阅人事档案电子件216次，较上年增长3倍。

2.系统功能优化升级。联合信息中心对档案管理系统进行3次功能迭代，新增“智能分类”模块（基于关键词自动匹配归档类目）、“利用统计”模块（实时统计各类型档案调阅频次、用户分布）、“权限动态管理”模块（根据用户角色自动分配查询范围）。例如，智能分类模块上线后，部门档案员归档时类目匹配准确率从78%提升至91%，减少了人工核查时间；利用统计模块显示，2025年科研档案调阅量同比增长45%，主要用于教师申报课题、撰写论文时引用历史数据，为后续优化资源建设方向提供了数据支撑。

3.电子档案管理规范落地。制定《电子档案元数据方案》，明确电子文件的“内容元数据”（如文件标题、形成时间）、“技术元数据”（如格式、大小）、“管理元数据”（如责任者、保管期限）共23项必填字段，确保电子档案的真实性、完整性、可用性。与OA系统对接，实现“收文-办理-归档”全流程线上闭环，全年通过OA系统自动归档电子文件1.6万件，占当年归档总量的41%，基本杜绝了“有电子件未归档”的问题。

（四）服务能力纵深拓展，支撑作用日益凸显

1.精准服务教学科研。针对教师职称评审、学生学历认证、科研项目结题等高频需求，开通“绿色通道”，提供“预约查档、限时办结”服务。例如，在2025年教师职称评审期间，为127名申报教师快速调取近5年的教学工作量、科研成果获奖、师德考核等档案材料，平均调档时间从2个工作日缩短至4小时；为136名毕业生提供学历、学位证明查证服务，通过调取入学登记表、