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秘书规章制度

秘书岗位是单位运转的中枢环节，承担文书处理、会议组织、信息协调、档案管理、接待服务及保密等核心职能。为规范工作流程、提升服务效能，保障单位各项事务有序开展，结合实际工作需求，制定本制度。

一、文书处理规范

（一）收文管理

1.所有外来文件（含纸质、电子）统一由秘书登记，登记内容包括来文单位、文号、标题、密级、份数、收文时间。登记后需立即进行初审，重点核查文种是否规范、格式是否完整、密级标注是否准确、主送单位是否为本单位。

2.初审通过后，秘书需根据文件内容提出拟办意见，明确承办部门或人员建议，经办公室负责人审核后，呈送分管领导批办。批办意见应具体，包括办理要求、责任部门、完成时限（一般文件≤5个工作日，紧急文件≤2个工作日）。

3.承办过程中，秘书需跟踪督办，定期与承办部门沟通进展，对超期未办事项及时提醒并向分管领导汇报。文件办理完毕后，承办部门需在2个工作日内将办理结果反馈秘书，秘书整理相关材料（含原件、办理记录、反馈意见），于次月5日前移交档案管理岗归档。

（二）发文管理

1.单位内部发文由主办部门拟稿，拟稿需符合《党政机关公文处理工作条例》要求，内容需经部门负责人审核，重点核查政策合规性、数据准确性、逻辑严谨性。涉及多部门协作的文件，需会签相关部门并取得书面意见。

2.拟稿完成后，由秘书进行核稿，核稿内容包括：（1）内容是否符合上级政策及单位制度；（2）格式是否规范（标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章等要素齐全）；（3）语言是否简洁准确，避免歧义；（4）数字、单位、术语是否统一。核稿需填写《核稿意见单》，对需修改的内容明确标注，退回主办部门修订。

3.核稿通过后，按签批权限呈送签发：一般性事务文件由分管领导签发；涉及重大决策、资金使用、人事调整等文件需经主要领导签发。签发后，秘书负责编号、缮印（需核对清样，确保无错漏）、用印（印章需清晰，位置规范），并于2个工作日内完成分发（纸质件通过机要渠道或专人送达，电子件通过单位OA系统发送）。

4.发文办结后，秘书需留存定稿、签批单、清样等材料，于次年3月底前移交归档。

二、会议组织流程

（一）会前准备

1.议题收集：常规会议（如周例会、月总结会）议题由各部门提前3个工作日提交，经分管领导审核后，秘书汇总形成议程草案，报主要领导审定；临时会议需经主要领导批准后，2小时内通知相关部门提交议题。

2.材料准备：会议材料（含汇报稿、数据图表、决议草案）由主办部门负责，需在会前1个工作日提交秘书，秘书核对材料完整性后，按参会人员数量印制并装袋（涉密材料需标注密级，单独封装）。

3.场地布置：根据会议类型（研讨型、决策型、培训型）调整座位：决策型会议设主桌（领导席）与汇报席，研讨型会议设环形或U型座，培训型会议设阶梯式座位。需提前1小时调试设备（投影仪、音响、话筒、视频会议系统），确保电源、网络稳定，准备备用设备（翻页笔、电池、激光笔）。

4.人员通知：通过OA系统、电话、短信三重方式通知参会人员，明确时间、地点、议题及需准备事项，重要会议需确认出席情况（未确认者需二次提醒），并统计缺席人员及原因，会前30分钟向主持人汇报。

（二）会中服务

1.会议记录：使用专用记录本，记录内容包括时间、地点、主持人、出席/列席人员、会议议程、发言要点（需记录关键数据、争议点、决策依据）、决议事项（明确责任部门、完成时限、验收标准）。记录需字迹清晰，重要内容标注重点符号，会后2小时内整理电子版，经主持人审阅后存档。

2.现场服务：会议期间每45分钟续茶一次（涉外会议或特殊要求除外），及时传递临时材料，处理突发情况（如设备故障，5分钟内启用备用设备；人员迟到，及时引导入座）。

3.保密管理：涉密会议需关闭手机信号屏蔽仪，无关人员不得进入会场，记录稿、未公开材料在会议结束后当场收回，严禁拍照、录音（经批准的录音需由秘书保管）。

（三）会后落实

1.纪要印发：一般性会议纪要需在24小时内整理完成，经主持人签发后，通过OA系统发送至参会部门及相关领导；决策性会议纪要需增加分管领导审核环节，48小时内印发。

2.督办跟进：根据会议决议事项，建立《会议督办台账》，明确责任部门、时限要求，每3个工作日跟进一次进展，对延迟事项发送《督办提醒函》，并向主要领导汇报周汇总情况。

3.材料归档：会议结束后5个工作日内，整理会议通知、材料、记录稿、纪要、督办记录等，按年度分类归档，涉密会议材料单独存放于保密柜。

三、信息协调与沟通

（一）信息收集与报送

1.常规信息：每周五收集各部门工作动态（含重点任务进展、存在问题、下月计划），整理形成《周工作简报》，经办公室负