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企业日常文件归档与管理制度模板

一、适用范围与场景说明

本制度适用于企业内部各类具有保存价值的文件资料，包括但不限于行政公文、会议纪要、人事档案、合同协议、财务凭证、业务报表、项目资料等。适用于文件从形成、流转、归档到最终保管、利用、销毁的全生命周期管理场景，旨在规范企业文件管理流程，保证文件资料的完整性、安全性和可追溯性，支持企业日常运营、决策支持及合规审计等工作。

二、文件归档管理全流程操作步骤

（一）文件分类与编码

文件分类

按部门属性划分：行政部、人力资源部、财务部、业务部、项目部等；

按文件类型划分：管理类（如制度、流程）、业务类（如合同、订单）、财务类（如凭证、报表）、人事类（如劳动合同、考核记录）、档案类（如项目成果、历史资料）等；

按密级划分：公开文件（内部共享）、内部文件（部门内流转）、秘密文件（需审批查阅）、机密文件（严格管控）。

文件编码规则

编码格式为“部门代码-年份-文件类型代码-流水号”，示例：

行政部2024年制度文件：XZB-2024-ZD-001；

财务部2024年凭证：CW-2024-PZ-015；

业务部2024年合同：YW-2024-HT-008。

（部门代码、文件类型代码需提前统一制定并备案，保证全公司一致。）

（二）文件收集与整理

文件收集责任

各部门指定专人（如兼职档案管理员）负责本部门文件收集，保证文件在形成后3个工作日内完成初步整理；

涉及跨部门协作的文件，由主办部门牵头收集，协办部门配合提供相关材料。

文件整理要求

核对文件内容完整性：检查是否有漏填、缺页、签字盖章不全等情况，缺失部分需及时补充；

规范文件格式：纸质文件统一使用A4纸打印，电子文件采用通用格式（如PDF、Word），去除无关附件或草稿；

去除金属夹、订书钉等装订材料，采用牛皮纸袋或文件夹统一封装，并在封面标注文件名称、编码、形成日期。

（三）文件归档与移交

归档时间节点

年度归档：每年12月31日前，各部门完成本年度文件整理，向档案管理部门（如行政部）提交归档；

专项归档：重大项目、重要活动结束后1个月内，由项目负责人完成专项资料整理并归档。

归档移交流程

提交申请：档案管理员填写《文件归档移交清单》（见附件1），经部门负责人审核签字后，连同文件一并提交档案管理部门；

交接验收：档案管理部门核对文件数量、编码、完整性，确认无误后在移交清单上签字，双方各执一份留存；

入库保管：纸质文件存入符合档案保管要求的文件柜（防火、防潮、防虫），电子文件至企业档案管理系统，并备份至专用存储设备。

（四）文件借阅与利用

借阅权限管理

公开文件：员工可直接通过档案系统查阅，无需审批；

内部文件：需经本部门负责人审批；

秘密/机密文件：需经分管副总经理及以上领导审批，借阅时需全程登记，涉密文件不得带离档案室。

借阅流程

提交申请：借阅人填写《文件借阅申请表》（见附件2），注明借阅文件名称、编码、用途、借阅期限；

审批流转：按权限逐级审批，审批通过后由档案管理员办理借阅手续；

归还记录：借阅期限一般不超过5个工作日（涉密文件不超过3个工作日），归还时档案管理员检查文件完整性，确认后注销借阅记录。

（五）文件保管与维护

环境管理

档案室保持温度18-22℃，湿度45-60%，配备消防器材（如灭火器、自动报警系统）和温湿度监测设备；

纸质文件柜定期通风，电子服务器定期杀毒、更新系统补丁。

定期检查

档案管理部门每季度对档案保管情况进行抽查，检查文件有无霉变、虫蛀、损坏等情况，发觉问题及时处理；

每年开展一次档案清点工作，保证账物相符，形成《档案清点报告》存档。

（六）文件鉴定与销毁

鉴定流程

每年第四季度，档案管理部门组织成立鉴定小组（由档案管理员、法务专员、各部门负责人组成），对到期档案进行价值鉴定；

区分“继续保存”和“予以销毁”两类文件，其中“继续保存”文件需重新确定保管期限，“予以销毁”文件需列出《文件销毁清单》（见附件3）。

销毁执行

《文件销毁清单》需经分管副总经理审批，销毁时由档案管理员和监销人（如纪检人员）共同在场，采用碎纸机销毁（纸质文件）或数据擦除（电子文件），并在销毁清单上签字确认；

销毁过程全程记录，相关记录保存期限不少于5年。

三、配套管理表格模板

附件1：文件归档移交清单

序号

文件编码

文件名称

形成部门

形成日期

份数

密级

移交人

接收人

备注

1

XZB-2024-ZD-001

考勤管理制度

行政部

2024-03-15

1

内部

2

YW-2024-HT-008

产品销售合同

业务部

2024-05-20

2

秘密

含附件

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

备注：本单一式两份，移交部门与档案管理部门各执一份。

附件2：文件借阅申请表

借阅人

部门

联系方式

借阅日期

赵六

项目部

2024-