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行业通用采购申请单模板：简化采购流程，提升协作效率

一、适用场景与价值体现

在各类企业的日常运营中，采购活动是支撑业务开展的关键环节，但传统采购申请常因流程繁琐、信息不明确导致审批延迟、资源浪费等问题。本模板适用于制造业、服务业、行政事业单位等多行业的常规采购场景，包括但不限于：办公用品及耗材采购、生产原材料补充、设备配件更换、服务外包需求（如保洁、维修）等。通过标准化模板，可实现需求提报的规范化、审批流程的透明化，减少沟通成本，缩短采购周期，同时保证采购行为符合预算管理及内控要求。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与申请单填写

明确需求：申请人（需为部门在职员工）根据业务需求，确认采购物品/服务的名称、规格、数量、用途及预估单价，保证需求描述清晰、无歧义（例如：采购A4纸“80g白色，500张/包，需10包”而非“买纸”）。

填写申请单：登录采购管理系统或纸质模板，完整填写以下核心信息（详见模板表格）：申请人基本信息、采购明细、预算科目、紧急程度等。若为跨部门协作需求，需提前与相关部门（如使用部门、财务部）确认需求细节。

（二）部门内部审核

直属主管确认：申请人将填写完成的申请单提交至部门负责人（经理）审核，重点确认需求的合理性（是否为必要采购）及数量准确性（是否超出实际使用需求）。

部门签批：审核通过后，部门负责人在“部门审批”栏签字确认，并加盖部门电子章（或纸质章）；若需求涉及跨部门资源调配，需同步获得协作部门负责人签字。

（三）预算与合规性复核

财务部预算核查：申请单流转至财务部（专员李四），财务人员核对采购项目是否在部门预算额度内，预算科目是否匹配（如“办公费”不得用于“生产原料”采购）。若预算不足，需退回申请人调整需求或补充预算说明。

内控合规检查：财务部同时检查采购流程是否符合公司内控规定（如是否达到招标限额、是否需签订合同等），对不符合项标注原因并反馈至申请人整改。

（四）分级审批决策

根据采购金额及重要性，执行分级审批：

小额采购（预估金额≤5000元）：由采购部负责人（主管王五）审批，确认采购渠道及供应商初步选择建议。

大额采购（预估金额＞5000元）：需提交至分管副总（总赵六）审批，重点评估采购的经济性及战略必要性。

特殊采购（如独家供应商、应急采购）：需额外附《特殊采购说明表》，经总经理（总孙七）最终审批。

（五）采购执行与反馈

任务分配：审批通过后，采购部根据申请单内容创建采购任务，明确采购负责人及完成时限（常规采购≤3个工作日，紧急采购≤1个工作日）。

供应商对接：采购负责人联系供应商确认价格、交货期，并将结果反馈至申请人；若申请人需确认样品，需配合完成验收。

订单：双方确认无误后，采购部正式下达采购订单，并将订单号同步至申请人及财务部。

（六）收货与归档

验收确认：物品到货后，申请人及使用部门共同核对数量、规格、质量，在《收货确认单》签字；服务类采购需由需求方出具《服务验收报告》。

单据归档：采购部将审批完成的申请单、采购订单、收货确认单等资料整理存档（电子档保存≥3年，纸质档≥1年），保证采购全流程可追溯。

三、采购申请单模板及字段说明

通用采购申请单

申请单编号

CG-2024-XXX（由采购部按年度统一编制）

申请日期

年月日

申请人

张三

所属部门

行政部

联系方式

（内部分机号）

紧急程度

□常规□紧急（紧急需注明原因）

采购明细

序号

物品/服务名称

规格型号/服务内容

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明（必填）

1

A4复印纸

80g白色500张/包

包

10

25.00

250.00

日常办公打印使用

2

办公椅

人体工学款黑色

把

2

450.00

900.00

新入职员工配备

3

清洁服务

每周2次大厅保洁

次

8

200.00

1600.00

Q3季度外包服务

合计金额（大写）

人民币叁仟柒佰伍拾元整

合计金额（小写）

￥3,750.00

预算信息

预算科目

预算编码

预算剩余金额（元）

本次申请占比

办公费

0601-02

5,000.00

50%

服务费

0603-05

10,000.00

16%

审批流程

审批环节

审批人

职务

审批意见

签字/日期

部门审核

经理

行政部经理

同意

财务复核

李四

财务部专员

预算充足

采购审批（小额）

王五

采购部主管

同意

最终审批（大额）

赵六

分管行政副总

同意

备注说明

急需物品，请优先安排采购，收货后2小时内验收；

办公椅需符合人体工学标准，供应商需提供3年质保。

四、使用过程中的关键提醒

（一）信息填写规范

名称与规格：需使用标准通用名称，避免模糊表述（如“电脑”需注明品牌型号、配置参数）；

数量与金额：数量需为实际需求数量，预估单价需参考近期采购价或市场均价，上下浮动不超过10%