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2026年学校行政秘书年度工作计划

2026年，作为学校行政秘书，将围绕“服务决策、协调运转、保障执行”核心职能，以提升行政效能为目标，以精细化管理为抓手，全面统筹公文处理、会议组织、信息协调、档案管理、制度建设及后勤保障等工作，助力学校年度重点任务高效落实。具体工作计划如下：

一、公文管理：规范流程，提升质效

1.优化收发文机制：严格执行《学校公文处理办法（2026修订版）》，明确纸质公文与电子公文“双轨并行”标准。收文环节，通过OA系统设置“紧急/常规/阅知”三级分类标签，1个工作日内完成登记、拟办意见签署及流转；发文环节，建立“起草-部门初审-秘书核稿-领导签发-归档”四级审核流程，重点核查政策合规性、内容准确性及格式规范性，确保无错漏文件流出。全年计划开展2次公文写作专题培训（4月、10月），覆盖全体行政人员，重点讲解新修订的公文格式、常见错误案例及电子签章使用规范。

2.强化电子公文管理：配合信息中心完成OA系统3.0升级，新增“公文督办”模块，对需落实的收文自动生成督办任务，设置7日、15日、30日节点提醒，实时跟踪办理进度；建立电子公文归档“双备份”机制，每月25日前将当月电子公文同步至学校云盘与档案室专用服务器，确保数据安全可追溯。预计全年处理收文1200件、发文800件，做到“零积压、零差错”。

二、会议组织：全流程管控，保障决策落地

1.分类管理会议类型：针对党委会、校长办公会、教学工作会、行政例会等不同性质会议，制定差异化服务标准。会前3个工作日完成议题征集（需附支撑材料），经分管校领导审核后提交；会中使用“智能会议系统”同步录音、录屏，由秘书团队交叉核对记录，重点标注决议事项、责任部门及完成时限；会后2个工作日内印发会议纪要，同步推送至责任部门OA待办事项，每月28日汇总形成《会议决议落实情况通报》，报校领导审阅。全年计划保障各类会议180场以上，确保议题审议效率提升20%。

2.创新会议服务模式：针对跨部门协调类会议（如新校区建设推进会、招生工作联席会），提前3日组织预沟通，梳理分歧点并形成“问题清单”；引入“限时发言”机制（一般议题发言不超过5分钟），压缩无效讨论时间；试点“线上+线下”混合会议模式，为异地出差的校领导或教师提供腾讯会议接入服务，全年线上参会率目标达30%。

三、信息协调与调研：精准对接，助力科学决策

1.构建多维信息网络：完善“部门-学院-师生”三级信息报送体系，明确各部门每月25日前报送重点工作进展、难点问题及创新经验（字数500-800字），由行政秘书汇总形成《月度工作动态》；设立“师生意见直通车”，通过校长信箱、线下意见箱及每月15日“行政接待日”收集建议，分类整理后3个工作日内转交责任部门，5个工作日内反馈处理结果。全年计划编发《工作动态》12期、《师生意见专报》24期，确保信息传递“零时差”。

2.深化专项调研支持：围绕学校年度重点任务（如“本科教学审核评估准备”“教师发展中心建设”“后勤服务质量提升”），每季度开展1次专题调研。4月聚焦“评估材料归档规范”，走访5个学院收集问题；7月针对“教师培训需求”，发放问卷800份并形成分析报告；10月调研“食堂满意度”，联合后勤处召开师生座谈会10场。调研成果以《决策参考》形式报送校领导，为政策制定提供数据支撑。

四、档案管理：数字化转型，激活资源价值

1.完善档案管理制度：修订《学校档案管理办法》，明确教学、科研、行政、基建等8类档案的归档范围与保管期限（如行政文件永久/30年/10年分类细化）；建立“部门兼职档案员”制度，每学期组织1次培训（3月、9月），重点讲解档案整理标准及电子档案上传流程，确保归档及时率达100%。

2.推进档案数字化建设：投入15万元采购高速扫描仪及档案管理软件，6月底前完成2016-2020年文书档案数字化（约5万页），12月底前实现2021年以来所有档案“双套制”归档（纸质+电子）；开发“档案查询系统”，教职工可通过OA账号登录查询开放档案（如职称评审文件、会议纪要），全年档案调阅服务目标达1200人次，查询时间从平均3天缩短至1小时内。

3.挖掘档案利用价值：配合校史办整理校史资料，9月前完成“建校70周年”专题档案汇编（收录重要文件、照片200份）；定期整理《档案利用案例集》，如为“省级文明校园”复评提供近3年德育活动档案，为“学科建设项目”申报提供科研成果统计数据，切实发挥档案“资政存史”作用。

五、制度建设：动态优化，强化执行监督

1.系统梳理现有制度：3-4月对学校现行127项行政管理制度开展全面评估，重点核查与新政策（如《事业单位工作人员考核规定》《教育系统网络安全管理办法》）的衔接性，以及执行中反馈的问题（如“考勤制度”中弹性工作制界定不清、“印章使用”