财务报销申请审批流程及合规性检查表.docVIP

财务报销申请审批流程及合规性检查工具模板

一、适用范围与应用场景

本工具适用于公司各部门员工因公产生的各项费用报销管理，涵盖日常办公费用（如办公用品、通讯费）、差旅费用（如交通、住宿、餐饮）、业务招待费用、会议费用等场景。旨在规范报销流程，保证费用支出的真实性、合理性及合规性，提高财务审批效率，防范财务风险。适用于员工发起报销申请、部门负责人审核、财务部门合规检查及管理层审批的全流程管理。

二、流程操作步骤详解

第一步：报销申请准备

申请人职责：在费用发生后5个工作日内，整理相关原始凭证（如费用明细单、行程单、消费记录等），保证凭证清晰、完整，无涂改或缺失。

材料清单：需准备《费用报销申请单》（见模板表格）、原始凭证（需注明用途、金额、日期）、相关审批依据（如会议通知、差旅审批单等，涉及大额或特殊费用时需提前申请）。

注意事项：电子凭证需打印并加盖经办人印章，纸质凭证需按时间顺序粘贴整齐，避免折叠关键信息（如金额、日期）。

第二步：填写《费用报销申请单》

基础信息：准确填写申请人姓名、所属部门、申请日期、报销周期（如“2024年X月X日-X月X日”）。

费用明细：按费用类型（如“办公费”“差旅费”）逐项填写，每项需注明具体事由、发生日期、金额、附件张数，保证金额与原始凭证一致。

预算关联：若费用涉及部门预算，需在“预算科目”栏填写对应预算编码，保证费用在预算额度内。

签字确认：申请人需在“经办人”处手写签字，并对所填信息的真实性负责。

第三步：部门负责人初审

审核重点：部门负责人需审核费用报销的真实性（是否确因业务发生）、合理性（是否符合公司费用标准及业务需求）、预算执行情况（是否超预算）。

处理结果：

审核通过：在“部门负责人”处签字，并注明审核日期，提交至财务部门。

审核不通过：注明退回原因（如“事由不清晰”“超预算”），反馈给申请人补充或修改材料。

时限要求：部门负责人需在收到申请后2个工作日内完成初审。

第四步：财务部门合规检查

检查内容：

凭证合规性：原始凭证是否齐全、合法（如是否有出具单位盖章、是否为合规票据），要素（金额、日期、事由）是否完整。

金额准确性：报销金额与原始凭证、申请单填写金额是否一致，计算是否正确（如多笔费用汇总是否有误）。

标准符合性：费用是否符合公司《费用管理办法》中的标准（如差旅住宿上限、招待费人均标准）。

流程完整性：是否完成部门初审，申请人签字是否齐全，预算科目是否正确。

处理结果：

合规通过：在“财务审核”处签字，并标注“合规”，提交至下一级审批。

合规不通过：填写《合规性检查反馈表》（见模板附件），注明具体问题（如“缺少原始凭证”“超标准金额”），退回申请人补充或整改。

时限要求：财务部门需在收到申请后3个工作日内完成合规检查。

第五步：分级审批

审批权限：根据费用金额及类型，实行分级审批：

金额≤5000元：由部门负责人及财务审核后，分管领导审批。

5000元＜金额≤20000元：需分管领导审批后，报总经理审批。

金额＞20000元：需总经理审批后，提交至董事长审批（或根据公司章程规定的更高层级）。

审批重点：管理层需重点关注费用的必要性、战略匹配度及大额支出的风险控制。

时限要求：各级审批人需在收到申请后1-3个工作日内完成审批（根据金额级别调整）。

第六步：报销支付与归档

支付流程：审批完成后，财务部门将报销信息录入财务系统，通过银行转账或备用金方式支付给申请人，支付时限为审批通过后5个工作日内。

资料归档：财务部门将《费用报销申请单》、原始凭证、审批记录等资料整理归档，保存期限不少于5年，以备审计或查询。

三、标准模板与表格示例

模板1：费用报销申请单

基本信息

申请人姓名

*工号

申请日期

年月日

费用明细

日期

预算信息

预算科目

审批签字

经办人签字：日期：

部门负责人签字：日期：

财务审核签字：日期：

分管领导签字：日期：

总经理签字：日期：

备注

模板2：合规性检查表（财务部门使用）

检查项目

检查标准

检查结果（√）

问题描述

原始凭证完整性

凭证齐全，无缺失；每笔费用对应至少1张原始凭证

原始凭证合规性

凭证清晰，无涂改；加盖出具单位公章或专用章；要素（金额、日期、事由）完整

金额准确性

报销金额=原始凭证金额合计；计算无误（如税费、汇总）

费用标准符合性

符合公司《费用管理办法》标准（如住宿费≤200元/天，招待费≤500元/人次）

预算执行情况

在预算科目额度内；超预算部分有书面说明及审批

审批流程完整性

部门负责人初审签字；申请人签字齐全；按权限完成分级审批

其他

（如特殊费用需附审批依据）

检查结论

□合规通过□合规不通过（需整改）

检查人

*

日期：年月日

四、关键注意事项与常见问题

时限管理

费用需在发生后30天内提交报销申