揭秘角色 05-用 RASCI 进行流程优化（下）.docxVIP

揭秘角色05|用RASCI进行流程优化（下）

用?RASCI角色分类法，可以从以下四个方面对职能流程进行优化分析：

R类角色尽可能合并

本篇文章，重点介绍另外三条规则，即：

基于《职责分离原则》有些角色不能合并。

C?类角色应检视存在的必要性。

同一角色连续完成多个活动，应检视活动是否可以合并。

基于《职责分离原则》有些角色不能合并

上文我们给出了?R?类角色尽可能合并这样一条流程优化的基本原则。同时，我们强调了是“尽可能”，而不是“必须”。那么，有没有?R?类角色不能合并的规则呢？有！

基于《职责分离原则》，不相容的?R?类活动就不能合并。

对于R?类活动来说，不相容的活动主要指：执行某个任务的?R?类活动与记录事项完成结果的?R?类活动是不相容的，不能合并，应由不同的“人”来完成。所谓不同的“人”就是指由不同的“角色（流程人物）”来完成。

还是回到《合格供方准入流程》这条流程，如上图所示，新增合格供方申请人员、合格供方评审会召集人这两个角色合并成合格供方拓展人员没有问题。但是，合格供方名录维护人员?基于《职责分离原则》不能与?新增合格供方申请人员、合格供方评审会召集人这两个角色合并。因为合格供方名录维护人员完成的业务活动是?更新合格供方名录，这个活动是典型的记录事项完成结果的活动。注意，这里强调的是记录“事项”完成结果，也就是对整个事项完成结果的记录，而不是记录“活动”完成结果。一条“职能流程”是完成一个“能力事项”的过程，对于《合格供方准入》这件“事”的完成结果记录在《合格供方名录》中。

前文我们提到，如果用?半年内?XX?物料新增?2?个合格供方?这个指标来考核?合格供方拓展人员，那么这个指标通常就是以?更新合格供方名录这个活动输出的记录《合格供方名录》为准。半年内，这个名录上相关物料的合格供方增加了两个就算达标了，如果没有增加两个就算没有达标。

那么，如果将?合格供方名录维护人员、新增合格供方申请人员、合格供方评审会召集人?这三个角色合并成一个合格供方拓展人员?会有什么问题吗？

有！不符合《职责分离原则》就可能导致管理风险。

所谓流程优化就是从“多、快、好、省、稳”或者说?“AQTCR”?这五个维度优化流程的运行结果，所谓?“稳”?就是降低风险。本案例中，如果将这三个角色合并，意味着相应的三个流程步骤由同一个“流程人（角色）”来完成。此时，由于半年内?XX?物料新增?2?个合格供方?这个指标就是考核这个“流程人物（角色）”的，所以在未达标时，这个“人”就有可能会利用权力，违规先修改管理记录即《合格供方名录》。

在实际业务中，这种情况是常常发生的。比如，某企业的销售人员为了完成出货量的指标，在季度末的最后一天买通仓储人员先在系统中完成出货操作，而实际货物第二天才真正出库。就这一天的差别，出货量就算在销售员本季度出货量指标中了。这还是在记录“事项“完成结果的活动不是由销售人员完成的情况下发生的违规行为。如果在设计流程时，销售人员就是在系统内完成出货操作的人员，那管理风险自然就更大了。

以下是基于《职能分离原则》通常不建议合并的三种角色类别组合：

执行某个任务的?R?类角色与记录事项完成结果的?R?类角色不能合并。

A?类角色与?R/C?类角色不能合并，而且一条职能流程中，A?类角色只能有一个。

C?类角色与?R?类角色不能合并。

C类角色应检视存在的必要性

C?类角色是指在完成这件“事”的过程中，从不同专业的角度提出意见或建议的“流程人物（角色）”。比如，一条职能流程中的审核环节，其本质就是提供专业意见或建议，属于?C?类活动。

还是以上图所示的《合格供方准入流程》为例，其中就有一个?C?类角色合格供方资质审核人员，完成的流程活动是?审核新增合格供方资质。

以下是?C?类角色最为常见的两类问题：

（1）将“知情”变成了“咨询”：因为此事要让某某领导知道一下，所以就给其设了一个审核环节，这些?C?类角色及其对应的?C?类活动不但没有提出任何专业意见或建议，而且常常是“秒批”，即看一下就过。但是，为了等这个“秒批”即花了很长时间。这种情况，就应该拨乱反正，将这些角色改为知情（I）类角色。

（2）过度咨询：就同一方面反复提出专业意见或建议。比如，本案例中的这个环节就是基于供应商的工商注册材料、资质证明材料判断一下是否符合本公司对于供应商资质的基本要求。

如上图所示，如果《合格供方准入流程》有一个前置流程《供应商现场考察流程》，而且在此职能流程中已经审核过该供应商的工商注册材料、资质证明材料是否符合本公司对于供应商资质的基本要求了。那么，此时可以认为审核新增合规供方资质这个环节是冗余了，因为在前置流程中已经审核过了。所以，这个流程步骤是可以