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照片档案归档制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及集团母公司关于档案管理的相关要求，结合企业内部管理实际，为规范照片档案的收集、整理、归档、保管、利用和安全防护，防控档案管理风险，提升档案服务水平，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司所有业务场景中形成的具有保存价值的照片档案，包括但不限于活动纪实、产品展示、项目成果、会议记录、品牌宣传等类别的照片档案管理活动。

第三条本制度中下列术语含义：

（一）“照片档案专项管理”指企业为实现照片档案的规范化管理，依据法律法规及内部制度，对照片档案的形成、收集、整理、鉴定、保管、利用等全生命周期实施系统化管控的活动。

（二）“照片档案管理风险”指因制度缺失、操作不当、技术缺陷或外部因素导致照片档案真实性、完整性、安全性受损或无法有效利用的风险。

（三）“照片档案合规”指照片档案的管理活动符合国家法律法规、行业规范及企业内部制度要求，保障档案的合法、安全、有效。

第四条照片档案专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则，确保档案管理的系统性、规范性和安全性。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司照片档案专项管理负总责，确保专项管理符合国家法律法规及企业战略要求；分管领导为公司照片档案专项管理的直接责任人，负责组织落实专项管理制度，协调解决管理中的重大问题。

第六条设立公司照片档案专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调照片档案专项管理工作，审定重大管理制度，监督评价管理成效，确保专项管理目标实现。

第七条照片档案专项管理领导小组主要职责包括：

（一）审议、批准公司照片档案专项管理制度及重大调整方案；

（二）统筹协调各部门、下属单位照片档案管理工作，解决跨部门管理难题；

（三）监督照片档案专项管理制度的执行情况，定期评估管理成效；

（四）研究决定照片档案管理中的重大事项，如重大风险处置、资源整合等。

第八条公司档案管理部门为公司照片档案专项管理的牵头部门，主要职责包括：

（一）负责制定、修订和解释照片档案专项管理制度，并组织宣贯；

（二）组织开展照片档案专项风险评估，制定风险防控措施；

（三）监督各部门、下属单位照片档案管理工作的落实情况，开展定期检查；

（四）组织照片档案管理人员的培训，提升专业能力；

（五）负责照片档案的收集、整理、鉴定、保管和利用工作。

第九条法律合规部门为公司照片档案专项管理的专责部门，主要职责包括：

（一）审核照片档案管理制度及操作流程的合规性，提出优化建议；

（二）监督照片档案管理过程中的法律风险，防范侵权纠纷；

（三）参与重大照片档案管理事件的处置，提供法律支持；

（四）组织开展合规培训，提升全员合规意识。

第十条各部门、下属单位为公司照片档案专项管理的业务部门，主要职责包括：

（一）落实本部门照片档案专项管理要求，确保照片档案的及时收集和归档；

（二）组织开展本部门照片档案的风险排查，采取有效防控措施；

（三）配合档案管理部门开展照片档案的整理、鉴定和利用工作；

（四）建立本部门照片档案管理台账，明确责任人及操作规范。

第十一条照片档案的基层执行岗包括摄影师、活动记录人员、部门文员等，主要职责包括：

（一）按照要求拍摄、收集照片，确保照片质量符合存档标准；

（二）配合档案管理部门进行照片的整理、标引和归档；

（三）遵守照片档案保密规定，不得擅自复制、传播或销毁；

（四）发现照片档案管理风险时，及时上报并协助处置。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条照片档案的形成规范。照片档案的形成应遵循真实性、完整性、清晰性原则，拍摄前需明确拍摄目的、场景和对象，拍摄后及时备份并标注相关说明。禁止使用模糊、曝光不当或与内容无关的照片作为档案留存。

第十三条照片档案的收集要求。各部门、下属单位应建立照片档案收集制度，明确收集范围、标准和流程。重要活动、重大项目、重大事件的照片档案必须完整收集，不得遗漏。档案管理部门应定期对各部门照片档案收集情况进行检查，确保收集的全面性。

第十四条照片档案的整理规范。照片档案的整理应遵循“一事一档”原则，按照拍摄时间、活动类型或项目编号进行分类，并按照“照片+说明”的格式进行著录。说明内容应包括拍摄时间、地点、人物、事件、背景等关键信息，确保档案的可读性。

第十五条照片档案的归档标准。照片档案归档前需经过严格审核，确保内容真实、完整、合规。归档时需进行双套备份，一套存