《纸质档案数字化工作指引(试行)》.docxVIP

《纸质档案数字化工作指引(试行)》

纸质档案数字化是将纸质载体档案转化为数字形式的过程，旨在实现档案资源的长期保存、高效利用与安全管理。本指引适用于各级各类档案馆（室）、机关、企事业单位对存量纸质档案的数字化处理工作，涵盖文书、科技、会计、人事等多类型纸质档案。

一、基本原则

（一）真实性保障。数字化成果须忠实反映原始档案内容，严禁对原文进行增删、修改或选择性扫描，确保数字档案与纸质档案在内容、格式、外观上的一致性。对破损、褪色等特殊档案，应优先采用无损技术手段处理，避免因操作不当破坏原始信息。

（二）完整性要求。需完整覆盖应数字化档案的全部卷、件、页，不得遗漏目录、备考表、附图等辅助材料；多页文件需按原有顺序连续扫描，确保数字档案逻辑关联与结构完整。

（三）安全性底线。全过程需落实物理安全与信息安全双重防护。物理安全涵盖档案实体在搬运、拆卷、扫描、归卷等环节的防损、防丢措施；信息安全需防范数字化过程中数据泄露、篡改或丢失风险，确保数字成果的原始性与保密性。

（四）规范性操作。严格遵循国家及行业相关标准（如GB/T18894-2016《电子文件归档与管理规范》、DA/T31-2017《纸质档案数字化技术规范》），统一技术参数、命名规则、存储格式，保障数字档案的长期可读与跨系统共享。

二、工作流程与操作规范

（一）前期准备

1.档案鉴定与范围确定。需由档案管理部门联合业务部门对拟数字化档案进行鉴定，明确需数字化的范围、密级及优先级。重点优先处理利用率高、易损（如虫蛀、霉变）、年代久远的档案；对涉及国家秘密、个人隐私的档案，需单独制定保密方案，限制数字化范围或采取脱敏处理。

2.方案制定与审批。编制《纸质档案数字化实施方案》，内容包括工作目标、实施范围、技术路线（扫描参数、存储格式等）、进度计划、人员分工、安全措施及预算等。方案需经档案管理机构负责人审批，涉及外包服务的，需明确服务机构资质要求（如具备档案数字化加工资质、保密资质）及责任划分。

3.人员培训与分工。参与人员需包括档案管理人员、技术操作人员及质量检测人员。档案管理人员负责档案出库、整理与归库；技术操作人员需掌握扫描仪操作、图像处理软件使用等技能；质量检测人员需熟悉数字化质量标准及检测方法。所有人员需接受档案管理法规、保密知识及操作规范培训，签订保密协议。

4.设备与环境调试。配置符合要求的扫描设备（建议采用A3及以上幅面高速扫描仪，支持彩色、灰度、黑白多模式扫描）、图像处理软件（如AdobeAcrobat、ImageMagick）、存储设备（需采用非易失性存储介质，如企业级硬盘、磁带）及数据管理系统。工作环境需满足温湿度（温度18℃-25℃，相对湿度35%-60%）、防尘（尘埃粒子浓度≤0.5mg/m3）、防火（配备自动灭火装置）要求，扫描区域需设置监控设备，全程记录操作过程。

（二）档案整理

1.拆卷与去装订。对装订成册的档案，需拆除金属装订物（如钉书钉、金属夹），避免扫描时刮伤设备或档案。拆卷前需检查档案完整性，记录缺页、破损等情况；对不宜拆卷的档案（如线装古籍、脆弱档案），可采用平板扫描仪或非接触式扫描设备，保持原有装订状态。

2.排序与标注。按档案原有顺序整理页面，确保卷内文件、文件内页面顺序与目录一致。对无明确页号的档案，需手工标注连续页号（使用铅笔或可擦除标记笔），标注位置应避开正文内容；对需补编页号的，需在备考表中记录标注情况。

3.预处理。对污渍、褶皱档案，需采用软毛刷清理表面灰尘，用镇纸压平页面（压力均匀，避免过度拉伸纸张）；对严重破损档案（如撕裂、虫蛀），需先由专业修复人员进行加固（如托裱、补纸），修复材料应选用与原档案纸张成分相近的无酸纸，避免化学污染。

（三）数字化加工

1.扫描参数设置。根据档案类型与利用需求选择扫描模式：

-黑白二值扫描：适用于文字清晰、无图表或色彩信息的档案，分辨率不低于300dpi；

-灰度扫描：适用于文字与浅色系图表混合的档案，分辨率不低于300dpi；

-彩色扫描：适用于含彩色图文、印章、手写批注的档案，分辨率不低于600dpi（珍贵档案可提高至1200dpi）。

扫描幅面需覆盖页面全部内容，页边距保留2mm-5mm，避免裁切正文。

2.图像采集与检查。单页扫描完成后，需即时检查图像是否完整、清晰，是否存在歪斜、遮挡（如手指、镇纸）等问题。对扫描失败页面（如漏扫、重扫）需重新扫描，确保单页合格率100%。

3.图像处理。

-纠偏：对歪斜图像（倾斜角度＞1°）进行自动或手动纠偏，调整后图像边缘与页面边缘平行度误差≤1mm；

-去污：去除图像中无