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采购申请与审批流程工具集

引言

为规范企业采购行为，明确采购申请与审批各环节职责，提高采购效率与透明度，降低运营风险，特制定本工具集。本工具集适用于各类采购场景，涵盖操作流程、模板示例及使用要点，助力企业实现采购管理的标准化、规范化。

一、适用范围与典型应用场景

本工具集适用于企业内部各类采购活动，具体场景包括但不限于：

日常办公物资采购：如文具、耗材、办公设备等；

生产/项目物料采购：如原材料、零部件、项目专用设备等；

服务类采购：如咨询服务、维修服务、外包服务等；

其他非固定资产类采购：如活动物料、宣传品等。

无论采购金额大小，均需通过标准化流程申请与审批，保证采购行为合规、合理。

二、操作流程详解

采购申请与审批流程遵循“先申请、后审批、再执行”的原则，具体分为以下6个步骤，各环节需明确责任人及操作要求：

步骤1：采购申请发起

操作内容：申请人根据实际需求，填写《采购申请表》（详见模板示例1），清晰说明采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、预算等信息，并附上相关支撑材料（如报价单、需求说明、技术参数等）。

责任人：采购需求申请人（部门员工或项目负责人）。

关键点：

采购信息需真实、准确，避免模糊描述（如“一批办公用品”应明确具体物品名称及数量）；

预估金额需符合企业预算标准，超出预算需提前说明并附预算调整申请；

支撑材料需齐全，如技术复杂需附技术部门确认的参数要求。

步骤2：部门负责人审核

操作内容：申请人将《采购申请表》提交至所在部门负责人，部门负责人从“必要性”和“合理性”两个维度进行审核：

必要性：确认采购需求是否为部门工作开展所必需，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）；

合理性：核对采购物品/服务的规格、数量是否与实际需求匹配，预算是否在部门可控范围内。

责任人：申请人所在部门负责人（如部门经理、项目负责人）。

关键点：

审核需在1个工作日内完成，逾期未反馈视为默认同意；

对必要性存疑的采购需求，可要求申请人补充说明或驳回申请。

步骤3：财务部门审核

操作内容：部门审核通过后，申请表流转至财务部门，财务部门重点审核“预算合规性”和“金额合理性”：

预算合规性：确认采购事项是否已纳入年度/月度预算，预算科目是否准确；

金额合理性：对比市场价格（如提供历史采购价、近期报价单等），判断预估金额是否合理，避免虚高报价。

责任人：财务部门指定审核人（如财务主管、成本会计）。

关键点：

对超预算采购，需确认是否已履行预算调整审批流程；

对金额明显偏离市场价的采购，可要求申请人补充比价材料或驳回申请。

步骤4：分级审批执行

操作内容：财务审核通过后，根据企业规定的审批权限分级提交至对应领导审批：

小额采购（如金额≤5000元）：由采购部门负责人审批；

大额采购（如5000元＜金额≤50000元）：由分管副总审批；

重大采购（如金额＞50000元或涉及关键设备/服务）：由总经理审批。

审批人需确认采购事项的“必要性”“合规性”及“经济性”，签署审批意见。

责任人：各级审批领导（采购负责人、分管副总、总经理）。

关键点：

审批权限需根据企业实际经营规模和风险管控要求设定，避免越级审批；

审批意见需明确“同意”“驳回”或“补充说明”，驳回需注明具体原因。

步骤5：采购部门执行

操作内容：审批通过后，申请表流转至采购部门，采购部门根据审批结果执行采购：

标准化物品（如通用文具、耗材）：从合格供应商库中选择供应商，直接下单采购；

非标准化物品/服务（如定制设备、专业服务）：需组织比价、议价或招标，选择性价比最优的供应商，并签订采购合同/协议。

责任人：采购部门专员（如采购主管、采购员）。

关键点：

采购需优先选择企业合格供应商，保证供应商资质合规；

采购过程需留存比价记录、合同文件等资料，以备查验。

步骤6：验收与结果反馈

操作内容：物品/服务送达后，由申请人所在部门联合采购部门、财务部门（如需）进行验收：

物品验收：核对数量、规格、质量是否符合采购要求，验收合格后填写《验收单》；

服务验收：根据合同约定的服务标准，评估服务完成质量，签署《服务验收确认单》。

验收完成后，采购部门将《验收单》反馈至财务部门，作为付款依据；同时将采购结果（供应商、实际金额、验收情况等）同步至申请人。

责任人：申请人所在部门、采购部门、财务部门（共同参与）。

关键点：

验收不合格的物品/服务，需及时联系供应商退换货或整改，并记录处理结果；

付款需凭审批完整的《采购申请表》《验收单》及发票（如需）办理，保证手续齐全。

三、常用模板示例

模板1：采购申请表

申请编号

部门

申请人

联系方式

申请日期

采购类别□办公物资□生产物料□服务类□其他

紧急程度□紧急□一般□不急

物品/服务名称

规格型号

数量

预估单价（元）

总价（元）

预算科目

用