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工作联系单

一、工作联系单的定义与核心价值

工作联系单，通常指在组织内部，由某一部门或个人向其他部门或个人就特定工作事项进行正式书面请求、告知、协调或确认时所使用的标准化文书。它并非简单的便条或口头传达的替代品，而是一种具有特定格式和流转程序的正式沟通载体。

其核心价值体现在：

1.明晰责任，避免推诿：通过书面形式明确工作任务的发起方、承接方、具体内容及要求，有效界定各方职责，减少因口头沟通模糊导致的责任不清与工作推诿。

2.固化信息，有据可查：将沟通内容固化为书面记录，为后续工作进展查询、问题追溯、责任认定以及工作总结提供了可靠的文字依据，避免“口说无凭”的尴尬。

3.规范流程，提升效率：标准化的格式和流转路径，有助于推动工作按既定程序进行，减少沟通环节的随意性，从而提升整体工作协同效率。

4.强化跟踪，确保闭环：工作联系单通常伴随任务的发起、处理、反馈与完成等环节，便于对工作事项进行全程跟踪，确保事事有回音、件件有着落，形成管理闭环。

二、工作联系单的基本要素与规范填写

一份规范有效的工作联系单，应包含以下关键要素，并遵循相应的填写规范：

（一）基本要素

1.标题/编号：联系单的名称（如“工作联系单”、“协助请求单”等）及唯一编号，编号规则可由组织统一制定，便于分类与归档。

2.签发日期：填写联系单的具体日期。

3.事由/主题：简明扼要地概括联系单的核心内容或目的，让人一目了然。

4.发起部门/发起单位：填写发起此项工作联系的部门或具体单位。

5.发起人/联系人：填写发起人的姓名及有效的联系方式（如分机号或内部邮箱），以便接收方就相关事宜进行咨询。

6.接收部门/接收单位：明确此项工作联系的对接部门或具体单位。

7.接收人（可选）：如明确具体对接人，可填写其姓名；若不明确，可填写部门负责人或由接收部门自行指定。

8.具体内容与要求：这是联系单的核心部分。应清晰、准确、完整地描述需要沟通或协调的具体事项、背景信息、期望达成的目标、具体的工作要求、所需提供的材料或支持等。若涉及多项内容，可分点阐述，确保条理清晰。

9.期望完成时限/回复时限：明确提出希望对方完成工作或给予回复的具体时间要求，便于工作安排与进度把控。如无特定时限，此项可注明或留空。

10.附件（可选）：如有支撑性文件、图表、数据等，可在此处注明附件名称及数量。

11.发起部门负责人审批：由发起部门负责人签字或盖章，以示确认和负责。根据组织流程，此环节可简化或调整。

12.接收部门签收：接收部门在收到联系单后，由接收人或负责人签字确认，表明已知晓此事。

13.处理结果/反馈意见：接收部门在完成相关工作或处理完毕后，在此处填写具体的处理结果、反馈意见或说明。

14.其他需要说明的事项：用于填写上述栏目未涵盖但需要补充的内容。

（二）填写规范与注意事项

*准确无误：所有信息，特别是涉及部门、人员、时间、事项描述等，务必准确，避免歧义。

*简明扼要：语言力求精炼、专业，突出核心内容，避免冗余和不必要的修饰。

*完整清晰：确保要素齐全，内容表述清晰，使接收方能快速理解意图和要求。

*责任明确：清晰界定发起方和接收方的责任范围及协作边界。

*书面整洁：若为手写，应字迹工整；若为打印，应排版规范。

*及时流转：填写完毕后，应按照组织规定的流程及时传递给相关部门或人员。

三、工作联系单的应用场景与流转管理

工作联系单的应用场景广泛，几乎适用于组织内部所有需要跨部门或跨岗位协作、信息传递、任务指派或问题协调的情境。常见场景包括：

*任务指派与协调：如A部门需B部门配合完成某项具体工作，可通过联系单明确任务内容、要求及时限。

*信息告知与确认：如某项制度更新、会议决议、数据变更等需告知相关部门，并希望得到确认。

*资源申请与调配：如某项目组需向行政部门申请特定物资，或向IT部门申请系统权限等。

*问题反馈与处理：如发现某环节存在问题，需相关责任部门进行核查与处理，并反馈结果。

*流程审批与会签：在某些复杂流程中，作为审批或会签环节的书面载体。

流转管理建议：

1.统一格式：组织应设计并推行统一的工作联系单模板，确保信息的规范性和一致性。

2.明确流程：制定清晰的工作联系单发起、审批、传递、签收、处理、反馈、归档流程，明确各环节的责任主体和时限要求。

3.分级管理：根据事项的重要性、紧急程度或涉及范围，可设置不同层级的审批和流转路径。

4.跟踪督办：对于重要或有时限要求的联系单，发起方应主动跟踪进展，必要时进行督办，确保事项得到及时处理。

5.存档备查：处理完毕的工作联系单及其附件应按照组织档案管理规定进行整理、归档，以备后续查阅和审计。