采购成本控制流程模板供应商选择与成本控制.docVIP

适用场景与目标定位

流程步骤与操作指南

一、采购需求确认与成本目标设定

操作内容：

业务部门根据生产经营需求，提交《采购需求申请》，明确物料/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间等核心要素。

采购部门联合财务、技术部门，结合历史采购数据、市场价格波动趋势、预算额度，核定采购成本控制目标（如目标成本价、成本降低率等）。

需求部门与采购部门共同确认需求明细，避免因需求模糊导致后续采购偏差。

负责人：采购经理、需求部门负责人

输出成果：《采购需求明细表》《采购成本控制目标表》

二、供应商寻源与资格预审

操作内容：

采购专员*通过公开招标、邀请招标、供应商自荐、行业协会推荐等多种渠道收集潜在供应商信息。

制定《供应商资格预审标准》，重点审查供应商的营业执照、生产/经营许可证、相关资质认证（如ISO9001）、财务状况（资产负债率、流动比率）、产能、供货稳定性、过往合作业绩及信用记录。

对收集的供应商进行初步筛选，剔除不符合基本资质的供应商，形成《合格供应商候选名单》。

负责人：采购专员、采购主管

输出成果：《供应商资格预审表》《合格供应商候选名单》

三、供应商综合评估与选择

操作内容：

成立供应商评估小组（成员包括采购、技术、质量、财务等部门人员），制定《供应商综合评估指标体系》，明确各维度权重：

技术能力（30%）：技术参数匹配度、研发能力、工艺水平；

商务条件（25%）：报价、付款方式、交货周期、批量折扣；

质量保障（25%）：质量认证、不合格品处理机制、售后响应速度；

成本控制（20%）：成本构成合理性、降本潜力、价格稳定性。

向候选供应商发放《供应商调查问卷》及《报价单》，要求其在规定时间内提交书面材料。

评估小组对供应商材料进行打分，必要时组织现场考察（核查生产设备、检测流程、仓储管理等），形成《供应商综合评估报告》。

根据得分排序，结合成本控制目标，确定候选供应商排名（首选1-2家，备选1家），报采购经理*审批。

负责人：评估小组全体成员、采购经理*

输出成果：《供应商综合评估指标体系》《供应商综合评估报告》

四、采购谈判与成本控制条款确定

操作内容：

采购经理*带领谈判小组（含技术、财务人员）与首选供应商展开谈判，核心议题包括：

价格谈判：基于目标成本价，争取批量采购折扣、阶梯价格或年度返利；

付款条件：争取延长付款账期、分期付款或现金折扣；

成本优化：探讨替代材料、简化包装、物流成本分摊等降本方案；

违约责任：明确质量不达标、交付延迟等情形的赔偿条款。

谈判过程中记录关键内容，形成《采购谈判记录表》，经双方确认后作为后续合同签订依据。

负责人：采购经理*、谈判小组、供应商代表

输出成果：《采购谈判记录表》《采购合同（草案）》

五、合同签订与成本条款固化

操作内容：

法务部门审核《采购合同（草案）》，重点关注成本控制相关条款的合法性和可执行性（如价格调整机制、成本明细透明度要求）。

采购部门与供应商就最终条款达成一致后，双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同正式生效。

将合同副本分发至采购、财务、仓库等相关部门，保证执行部门知晓成本控制要求。

负责人：法务专员、采购经理、供应商代表

输出成果：《正式采购合同》

六、采购执行与成本动态监控

操作内容：

采购专员*根据合同要求，向供应商下达《采购订单》，明确订单号、数量、单价、交付时间等。

仓库部门收货时，核对物料规格、数量及质量合格证明，如有差异及时反馈采购部门。

财务部门根据合同约定的付款条件，审核供应商开具的发票（仅限合规票据），安排付款。

采购专员*建立《采购执行成本跟踪表》，定期（如每周/每月）对比实际采购成本与目标成本，分析偏差原因（如市场价格波动、供应商违约等），并采取纠正措施（如启动备选供应商、重新谈判）。

负责人：采购专员、仓库管理员、财务专员*

输出成果：《采购订单》《采购执行成本跟踪表》

七、供应商复盘与持续优化

操作内容：

每批次采购完成后，采购部门组织需求部门、技术部门、质量部门对供应商进行绩效评估，评估指标包括：

成本控制效果：实际采购成本是否达标，是否实现降本目标；

交付及时性：是否按合同约定时间交付，延迟次数及时长；

质量合格率：物料验收合格批次占总批次的比重；

服务响应：售后问题处理速度及满意度。

形成《供应商复盘评估表》，对表现优秀的供应商纳入“战略供应商名单”，对表现不佳的供应商要求限期整改，整改无效者淘汰出合格供应商库。

每年年底汇总全年采购数据，分析供应商选择及成本控制流程中的经验与不足，持续优化模板及标准。

负责人：采购经理*、各相关部门代表

输出成果：《供应商复盘评估表》《年度采购成本控制总结报告》

核心工具表格模板

表1：采购需求明细表

序号

物料/服务名称

规格型号

单位

需求数量

预算单价（元）

预算总价（元）

交