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企业文档管理规范及归档流程模板

一、适用范围

二、文档管理全流程操作指南

（一）文档创建与命名

文档创建：

文档由业务部门根据实际工作需要发起，内容需真实、准确、完整，符合国家法律法规及企业内部管理规定。

涉及多部门协作的文档，需明确牵头部门及配合部门职责，保证内容一致性。

文档命名规范：

纸质文档：采用“部门代码-文档类别-年份-序号-版本号”格式（示例：HR-人事制度-2023-001-V1.0）。

电子文档：命名规则与纸质文档一致，后缀为对应文件格式（如.docx、.pdf、.xlsx），避免使用特殊字符（如*、?、#）。

部门代码及文档类别需参照企业《文档分类编码标准》执行（如代码表：HR-人力资源部，FIN-财务部，SYS-制度类）。

（二）文档审核与批准

审核流程：

一般文档：由部门负责人审核内容合规性、准确性后，报请分管领导批准。

重要文档（如合同、重大制度、战略规划）：需经部门负责人、法务部（如涉及）、分管领导及总经理逐级审核批准。

涉密文档（如核心技术资料、未公开财务数据）：需经保密委员会专项审核，报总经理批准。

审核要点：

内容是否符合企业战略及相关管理规定；

数据、表述是否准确无误，逻辑是否清晰；

流程、权限是否合规，签字手续是否齐全。

（三）文档分发与传阅

分发范围：

根据文档内容及审批结果，由文档管理员（或发起部门）确定分发范围，保证“需知人员全覆盖，非需知人员不接触”。

分发方式：

纸质文档：填写《文档分发签收表》（见附件1），由接收人签字确认，一式两份（发起部门留存、文档管理中心留存）。

电子文档：通过企业内部办公系统（如OA、钉钉）加密分发，设置查阅权限（仅允许指定人员查看/），发送时需注明“保密级别”及“传阅范围”。

（四）文档归档与保管

归档时间：

纸质文档：办理完毕后15个工作日内，由发起部门整理完毕并移交至文档管理中心。

电子文档：审批通过后3个工作日内，由发起部门至企业文档管理系统（如DMS），同步备份至企业专用服务器。

归档要求：

纸质文档：使用统一规格档案盒（A4或A3），按“一档一盒”原则整理，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，附《文档归档目录》（含文档名称、编号、页数、日期、责任人等信息）。

电子文档：存储格式优先采用PDF（保证不可篡改）、DOCX、XLSX等通用格式，重要文档需加密存储，密钥由文档管理员专人保管。

保管责任：

文档管理中心负责对归档文档进行统一登记、分类存放、定期检查，保证存放环境符合要求（纸质文档：温度18-22℃，湿度45-60%；电子文档：服务器定期杀毒、双机热备）。

（五）文档借阅与使用

借阅权限：

一般文档：企业内部员工凭工卡填写《文档借阅申请表》（见附件2），经部门负责人审批后，可查阅或复印。

涉密文档：需经部门负责人及分管领导审批，借阅时由文档管理员全程陪同，借阅期限不超过3个工作日。

借阅流程：

借阅人提交申请→审批人审批→文档管理员核验身份→登记借阅信息（借阅日期、文档编号、用途、归还日期）→发放文档（纸质）或开通查阅权限（电子）。

归还时，文档管理员需检查文档完整性，确认无误后注销借阅记录。

使用规范：

借阅人不得擅自复制、摘抄、外传涉密文档，不得在文档上涂改、标记、拆散；

电子文档仅限在办公设备上查阅，严禁通过个人邮箱、网盘等传输。

（六）文档销毁与处置

销毁条件：

已超过保管期限且无继续保存价值的文档（保管期限参照《企业文档分类及保管期限表》，见附件3）；

因业务变更、失效等原因需销毁的文档，需经部门负责人及分管领导确认。

销毁流程：

文档管理员编制《文档销毁清单》（含文档名称、编号、保管期限、销毁原因、数量等信息）→报总经理审批→由2人以上监销（含文档管理员、审计人员）→纸质文档采用粉碎方式销毁，电子文档进行彻底删除（低级格式化或专业销毁软件）。

销毁记录：

监销人需在《文档销毁清单》签字确认，文档管理中心留存销毁记录至少5年。

三、常用管理表格模板

附件1：文档分发签收表

分发日期

文档编号

文档名称

密级

分发部门

接收部门/人员

签收人

签收日期

备注

2023-10-01

SYS-制度-2023-015

《员工考勤管理规定》

一般

行政部

市场部、财务部、人力资源部

张*

2023-10-01

电子版同步分发

2023-10-02

FIN-凭证-2023-088

第三季度费用报销汇总表

普通

财务部

总经理办公室、审计部

李*

2023-10-02

纸质版一式两份

附件2：文档借阅申请表

借阅日期

借阅人

部门

工号

文档编号

文档名称

借阅用途

希望归还日期

审批人

审批意见

2023-10-05

王*

技术部

JS2023008

TECH-方案-2023-032

《新产品研发技术方案》

项目评审

2023-10-10

赵*