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会议代表权益保障制度

会议代表权益保障制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国消费者权益保护法》《中华人民共和国安全生产法》等国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制应用指引》，结合集团母公司《关于规范会议活动的指导意见》及本公司实际情况制定。为规范会议活动组织管理，防控专项风险，保障会议代表合法权益，维护企业良好形象，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工组织实施的各类会议活动，包括但不限于董事会、监事会、股东大会、专题研讨会、培训班、年会等。会议代表范围涵盖外部参会人员（客户、供应商、合作伙伴、专家学者等）、内部参会员工及特邀嘉宾。

第三条本制度下列用语的含义：

（一）会议代表专项管理：指企业为实现会议代表权益保障目标，在会议筹备、执行、结束等环节开展的制度建设、风险防控、服务保障、监督考核等系统性管理活动。

（二）会议代表权益风险：指在会议组织过程中可能侵害代表合法权益的风险，包括人身安全风险、财产安全风险、信息泄露风险、服务保障不到位风险等。

（三）会议合规管理：指企业依据法律法规及内部制度要求，对会议活动开展全过程合规审查、风险防控和监督评价的管理活动。

（四）分级保障机制：指根据会议等级、代表身份、活动性质等因素，设定差异化权益保障标准的分类管理制度。

第四条会议代表权益保障工作应当遵循以下原则：

（一）全面覆盖原则：保障范围覆盖所有参会代表的合法权益，确保无遗漏、无死角。

（二）责任到人原则：明确各级管理和执行岗位的权益保障责任，建立责任追溯机制。

（三）风险导向原则：聚焦高风险环节和关键节点，实施精准化风险防控。

（四）持续改进原则：定期评估权益保障效果，优化管理流程和服务标准。

（五）人文关怀原则：注重代表体验需求，提供个性化、精细化服务保障。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对会议代表权益保障工作负总责，承担第一责任人的领导责任；分管会议管理、安全管理、服务保障等工作的领导承担直接责任，组织实施专项管理工作。

第六条公司设立会议代表权益保障领导小组，作为专项管理决策机构，负责统筹协调、决策审批、监督评价全公司会议代表权益保障工作。领导小组由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括办公室、安全管理部、财务部、人力资源部、法务部等相关部门负责人。领导小组下设办公室，办公室设在公司办公室（或指定牵头部门），负责日常工作。

第七条专项管理领导小组主要履行以下职责：

（一）统筹制定和修订会议代表权益保障管理制度；

（二）审议重大会议活动权益保障方案；

（三）协调解决跨部门权益保障问题；

（四）监督评估专项管理实施效果；

（五）研究决策重大权益保障事项。

第八条牵头部门（公司办公室）作为会议代表权益保障工作的归口管理部门，主要职责包括：

（一）统筹专项管理制度建设，组织编制年度工作计划；

（二）组织开展会议代表权益风险识别和评估；

（三）监督指导各部门、下属单位落实专项管理要求；

（四）组织专项管理培训和宣传；

（五）建立权益保障工作台账，开展绩效考核。

第九条专责部门主要职责包括：

（一）安全管理部：负责代表人身安全、场地安全的风险评估和防控；

（二）财务部：负责会议经费预算审核、费用报销合规管理；

（三）人力资源部：负责代表后勤保障、交通安排等人力资源相关服务；

（四）法务部：负责权益保障相关的法律合规审核和争议处理；

（五）信息技术部：负责会议系统安全、数据安全保障。

第十条业务部门及下属单位主要职责包括：

（一）制定本领域会议代表权益保障实施细则；

（二）落实会议筹备、执行、结束等环节的权益保障要求；

（三）开展本部门代表的日常权益风险防控；

（四）建立本部门权益保障工作档案；

（五）配合完成专项检查和考核。

第十一条基层执行岗位主要职责包括：

（一）严格遵守权益保障操作规范，杜绝违规行为；

（二）主动收集代表诉求，及时上报权益保障问题；

（三）配合开展风险排查和应急处置；

（四）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条会议筹备阶段权益保障

会议组织部门应当在会前7个工作日内完成代表权益需求调研，通过问卷调查、电话沟通等方式了解代表对住宿、交通、餐饮、场地设施等方面的特殊需求，并将需求纳入会议方案。涉及特殊需求的，应当提前与代表确认，并在协议中明确服务标准。

第十三条场地安全保障

会议场地应当符合消防安全、卫生防疫等基本安全要求。组织部门应当对场地进行安全检查，消除安全隐患。涉及大型会议或特殊场地的，应当制定专项安全方案，明确安保措施和应急预案。场地设施应当符合无障碍设计标准，满足残疾人参会需求。

第十四条住宿服务保障

会议代表住宿应当选