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会议风险评估与应对措施制度

会议风险评估与应对措施制度

第一章总则

第一条制度制定依据

本制度依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国突发事件应对法》《企业内部控制基本规范》及行业相关风险管理准则制定，同时遵循集团母公司关于全面风险管理体系建设的指导意见，结合企业内部强化风险防控、规范会议管理需求，旨在建立健全会议风险评估与应对机制，防范化解会议组织过程中的潜在风险，保障会议活动安全、高效、有序开展。

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司内部各类会议的策划、组织、实施及会后管理等全流程活动，包括但不限于：

-公司董事会、监事会、经营决策会议；

-部门级业务会议、专题研讨会；

-外部合作会议、客户接待会议；

-常态化工作会议、临时性应急会议等。

第三条核心术语定义

1.“会议专项管理”：指企业围绕会议活动的风险识别、评估、控制、处置及持续改进的一整套管理活动，涵盖会议策划、流程审批、资源调配、安全保障、合规监督等环节。

2.“会议风险”：指会议活动在策划、组织、执行或结束后可能引发的人员安全、信息泄露、决策失误、合规违规等负面影响或损失的可能性。

3.“合规管理”：指会议活动严格遵守国家法律法规、行业准则及企业内部规章制度，确保决策程序合法、操作行为规范、责任边界清晰。

4.“风险分级管控”：指根据风险发生的可能性及影响程度，将会议风险划分为一般风险、较大风险、重大风险，并采取差异化管控措施。

第四条专项管理核心原则

1.全面覆盖：确保会议各环节风险识别无遗漏，管控措施无盲区；

2.责任到人：明确各级管理人员及执行岗位的风险防控职责；

3.风险导向：优先管控高风险环节，优化低风险流程；

4.持续改进：通过动态评估与复盘优化风险管理机制；

5.协同联动：强化跨部门协作，确保风险处置高效协同。

第二章管理组织机构与职责

第五条决策层职责

公司主要负责人为会议风险评估与应对的第一责任人，负责统筹审定重大会议风险管控策略；分管领导为直接责任人，承担专项管理制度落实的领导责任，审定年度风险管理计划及重大风险处置方案。

第六条专项管理领导小组

设立“会议风险评估与应对管理领导小组”（以下简称“领导小组”），由公司分管领导担任组长，成员包括：战略规划部、安全管理部、合规风控部、办公室等相关部门负责人。领导小组职能包括：

-统筹制定和修订会议风险管理制度；

-决策审批重大会议风险管控方案；

-协调跨部门风险处置工作；

-年度内审与绩效考核监督。

第七条职责划分

（一）牵头部门职责

1.战略规划部（或综合管理部）：统筹专项管理制度建设，负责会议风险识别清单编制、流程优化、培训宣贯及年度考核；

2.安全管理部：审核会议场所安全条件，指导应急预案制定，监督现场安全措施落实；

3.合规风控部：审核会议决策程序的合规性，监督关联交易、利益输送等高风险行为管控。

（二）专责部门职责

1.办公室：负责会议资源调配、供应商尽职调查、后勤保障及风险事件初步上报；

2.财务部：审核会议预算合理性，监督资金审批权限合规；

3.法务部：审核会议合同条款、保密协议的法律风险。

（三）业务部门/下属单位职责

1.落实本领域会议专项管理要求，开展日常风险自查；

2.识别业务特殊性风险（如敏感信息讨论、异地会议安全等），制定差异化管控措施；

3.实时上报风险事件，配合专责部门处置。

第八条基层执行岗责任

1.岗位人员须签署《会议合规操作承诺书》，明确风险报告义务；

2.严格执行会议流程规范，拒绝执行存在合规风险的指令；

3.发现重大风险隐患须第一时间上报直属领导及安全管理部。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条会议策划与审批环节

-业务部门提交会议申请时须附《会议风险预评估表》，包含议题敏感度、参与人员背景、场地安全条件等要素；

-合规风控部对涉及重大决策、外部合作议题的会议，开展前置合规审查；

-严禁未经审批擅自召开涉及财务审批、资产处置等高风险议题的会议。

第十条供应商与第三方管理

-供应商（如酒店、租赁服务商）须通过资质审查，签订保密协议；

-外部专家、参会代表需进行背景核查，必要时签署保密承诺；

-禁止向关联方采购服务，确需合作需经领导小组审批。

第十一条会议场所与设备安全

-安全管理部对会议场所（室内/室外）开展安全检查，确保消防设施、电力系统、应急通道符合标准；

-大型会议须制定应急预案，