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会议资料保密与安全管理制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国网络安全法》《数据安全法》等国家法律法规，以及《企业内部控制基本规范》《集团公司企业合规管理办法》等集团母公司相关规定，结合公司实际管理需求，为防控会议资料管理过程中的专项风险，规范业务流程，保障公司信息安全，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司各级会议资料的制定、传递、使用、存储、销毁等全生命周期管理，以及涉及会议资料管理的各类业务场景，包括但不限于董事会、监事会、经理办公会、专题研讨会、项目评审会等。

第三条本制度下列术语定义如下：

（一）会议资料专项管理：指公司为确保会议资料在制定、传递、使用、存储、销毁等各个环节的安全性、保密性，而建立的一整套管理制度、流程和技术措施的总称。其核心目标是预防会议资料泄露、篡改、丢失等风险，保障公司信息安全，维护公司合法权益。

（二）会议资料专项风险：指在会议资料管理过程中，因管理制度不健全、流程不规范、技术措施不到位、人员意识薄弱等原因，可能导致会议资料泄露、篡改、丢失，对公司造成经济损失、声誉损害或信息安全威胁的风险。

（三）会议资料合规：指公司会议资料的管理活动符合国家法律法规、行业准则、公司内部管理制度及有关标准的要求，确保会议资料管理的合法合规性。

第四条会议资料专项管理应遵循以下原则：

（一）全面覆盖原则：会议资料专项管理应覆盖公司所有会议资料的制定、传递、使用、存储、销毁等各个环节，以及所有涉及会议资料管理的部门和人员。

（二）责任到人原则：明确会议资料专项管理的组织架构、职责分工和人员权限，确保每个环节、每个岗位都有明确的责任人，实现责任全覆盖。

（三）风险导向原则：以防范会议资料专项风险为导向，重点关注高风险环节和高风险资料，采取有针对性的管理措施，有效控制风险。

（四）持续改进原则：定期对会议资料专项管理体系进行评估，及时发现问题，持续优化管理制度、流程和技术措施，不断提升管理水平和风险防控能力。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为公司会议资料保密与安全管理第一责任人，对公司会议资料保密与安全管理工作负总责。其主要职责包括：批准会议资料专项管理制度；督促落实会议资料保密与安全管理工作；协调解决重大会议资料保密与安全问题。

第六条公司分管领导为公司会议资料保密与安全管理直接责任人，负责组织、协调、监督公司会议资料保密与安全管理工作。其主要职责包括：组织制定会议资料专项管理制度；领导会议资料专项管理领导小组开展工作；督促各部门、下属单位落实会议资料保密与安全管理工作；报告重大会议资料保密与安全问题。

第七条公司设立会议资料保密与安全管理领导小组，由公司主要负责人、分管领导及相关部门负责人组成。领导小组下设办公室，办公室设在[指定部门，如办公室或信息安全部]，负责日常管理工作。领导小组主要履行以下职责：

（一）统筹协调公司会议资料保密与安全管理工作，制定年度工作计划。

（二）审议公司会议资料保密与安全管理制度及重大事项。

（三）审批重要会议资料的密级和保密期限。

（四）监督、检查公司会议资料保密与安全管理工作，评估管理效果。

（五）组织处理重大会议资料保密与安全问题。

第八条公司[指定牵头部门，如办公室或信息安全部]为会议资料保密与安全管理的牵头部门，负责统筹公司会议资料保密与安全管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等工作。其主要职责包括：

（一）起草公司会议资料保密与安全管理制度，并组织实施。

（二）组织开展公司会议资料专项风险排查，评估风险等级，制定风险防控措施。

（三）监督、检查各部门、下属单位会议资料保密与安全管理工作，组织开展考核评估。

（四）组织开展公司会议资料保密与安全培训，提高员工保密意识和安全技能。

（五）负责公司会议资料保密与安全信息的收集、整理、分析、上报等工作。

第九条公司[指定专责部门，如法务部或合规部]为会议资料保密与安全管理的专责部门，负责会议资料保密与安全领域的业务合规审核、流程优化、风险处置等工作。其主要职责包括：

（一）审核公司会议资料保密与安全管理制度及其实施情况的合规性。

（二）参与公司会议资料专项风险排查，提出风险防控建议。

（三）参与公司重大会议资料保密与安全事件的处置，提供法律支持。

（四）组织开展会议资料保密与安全相关法律法规的研究，提出合规建议。

（五）监督、检查各部门、下属单位会议资料保密与安全合规情况，提出改进建议。

第十条公司各部门、下属单位负责落实本领域会议资料保密与安全管理工作要求，开展日常风险防控。其主要职责包括：

（一）制定本部门、下属单位会议资料保密与安全管理制度及实施细则。