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个人信用档案制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国民法典》等国家相关法律法规，参照行业数据安全治理最佳实践及集团母公司关于企业信用风险管控的总体要求制定。为规范公司内部个人信用档案管理，有效防控信用风险对业务运营及企业声誉的潜在影响，结合公司实际发展需要，特明确个人信用档案的专项管理规则与操作标准。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖但不限于以下场景：

（一）员工入职背景调查与信用评估；

（二）业务合作方的信用资质审核；

（三）金融信贷支持相关的资信查询；

（四）因公授权需获取个人信用信息的场景；

（五）法律法规及内部制度规定的其他情形。

第三条本制度核心术语定义如下：

（一）XX专项管理：指公司针对个人信用信息的收集、存储、使用、传输、删除等全生命周期活动所建立的管理制度体系，包括风险识别、合规审查、应急处置等环节。

（二）XX风险：指因个人信用信息管理不当引发的合规风险、安全风险或操作风险，可能表现为数据泄露、不当使用导致监管处罚、业务决策失误等后果。

（三）XX合规：指个人信用档案管理活动严格遵循法律法规要求、行业规范及内部制度规定，确保合法、正当、必要、最小化使用个人信息。

第四条XX专项管理应遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖：覆盖所有涉及个人信用信息的业务场景，实现制度与流程的全流程嵌入；

（二）责任到人：明确各层级管理主体与执行岗位的合规责任，建立责任追溯机制；

（三）风险导向：聚焦高风险环节，实施差异化管控策略，优先防范重大风险；

（四）持续改进：根据内外部环境变化动态优化管理措施，提升制度适应性。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对XX专项管理承担第一责任，负责统筹推动制度落实；分管领导承担直接责任，负责专项管理工作的日常监督与资源保障。

第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导、法务合规部、人力资源部、信息安全部等相关部门负责人组成。领导小组职责包括：

（一）审议专项管理制度与重大风险决策；

（二）协调跨部门协作，解决管理中的疑难问题；

（三）监督年度管理目标完成情况，向决策层报告。

第七条建立三级职责体系：

（一）牵头部门（法务合规部）：统筹制定专项管理制度，组织风险排查与合规培训，牵头考核评估；

（二）专责部门（人力资源部、信息安全部）：分别负责员工背景调查的合规审核与数据安全保障，优化业务流程，处置风险事件；

（三）业务部门/下属单位：落实本领域信用管理要求，开展日常风险自查，确保操作符合规范；

（四）基层执行岗：履行岗位合规承诺，及时上报异常情况，配合风险处置。

第八条基层执行岗具体职责包括：

（一）员工入职时需核实背景调查材料的真实性，并记录核查结果；

（二）业务操作中涉及个人信用信息时，必须取得授权或依据制度豁免条款；

（三）发现违规操作或潜在风险时，须立即停止作业并逐级上报。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条个人信用信息的合法收集

业务操作中需收集个人信用信息的，必须取得本人书面授权，明确信息用途、使用期限，并在授权文件中列明具体信息项。禁止通过非法渠道获取信用报告等敏感信息。

第十条信用档案的规范存储

（一）建立集中式信用档案库，存储需长期保存的信息，设定最短保存期限与到期销毁机制；

（二）采取加密存储、访问控制等措施，确保数据不可篡改；

（三）档案库访问权限仅限经授权的岗位，实行操作日志记录。

第十一条信用信息的合规使用

（一）仅用于招聘筛选、授信评估、业务准入等授权场景，禁止挪作他用；

（二）员工个人信用报告等敏感信息须由人力资源部专人管理，其他部门不得自行委托第三方机构查询；

（三）对外提供信用证明时需经领导小组审批，并使用脱敏处理后的数据。

第十二条信息共享的严格管控

（一）跨部门共享需填写《个人信用信息共享申请表》，明确共享目的与信息范围；

（二）下属单位需共享信息的，必须报牵头部门备案，并由集团层面统一协调；

（三）禁止通过即时通讯工具、个人邮箱传输信用档案数据。

第十三条数据安全的主动防护

（一）定期开展数据安全风险评估，重点排查传输链路、存储介质、访问终端等环节的漏洞；

（二）对系统操作实施权限分级，高风险操作需双人复核；

（三）发生数据泄露时，须立即启动应急预案，48小时内向领导小组报告。

第十四条供应商信用资质的审核

（一）采购、工程等业务需引入供应商的，应要求其提供近三年的信用报告或第三方信用评级；

（二）对涉及资金密集型业务