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会议记录与资料整理制度

会议记录与资料整理制度

第一章总则

第一条本制度根据《中华人民共和国档案法》《企业内部控制基本规范》《集团公司全面风险管理规定》及公司《规范化管理实施细则》等法律法规及内部制度制定，旨在规范公司会议记录与资料整理工作，防控信息管理风险，提升管理效能，保障公司决策科学性、资料安全性及信息合规性。

第二条本制度适用于公司总部各部门、各下属单位及全体员工。公司所有涉及业务决策、工作部署、问题研讨、风险防控等内容的会议，以及会议过程中产生的各类文件、记录、影音资料等均须遵守本制度。涉及公司重大事项、保密信息、专项工作的会议，应按更高级别保密要求执行本制度。

第三条本制度中下列用语的含义：

（一）会议记录专项管理：指对会议的组织策划、过程记录、纪要编制、资料归档、查阅利用等全流程进行系统性规范和管理，确保会议信息真实完整、过程可追溯、结果可执行、资料安全保密。

（二）会议资料管理风险：指因会议资料收集不完整、整理不规范、保管不安全、利用不合规等可能导致的信息泄露、失真损毁、责任不清、决策失误等潜在风险。

（三）合规性要求：指会议记录与资料整理工作必须符合国家法律法规、行业规范、公司规章制度及保密规定，确保所有操作在制度框架内合法合规。

第四条会议记录与资料整理工作必须遵循以下原则：

（一）全面覆盖原则：所有会议均须建立完整记录，所有会议资料均须纳入统一管理，确保无遗漏、无死角。

（二）责任到人原则：明确各级各类人员在会议记录与资料整理工作中的具体职责，做到事事有人管、环环有人负责。

（三）风险导向原则：聚焦关键环节风险防控，将风险防控嵌入会议组织、记录、整理、归档、利用全过程。

（四）持续改进原则：定期评估会议记录与资料整理工作成效，及时发现问题、优化流程、完善制度。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司会议记录与资料整理工作负全面领导责任，统筹规划、整体推进、督促落实。

第六条公司分管领导对公司会议记录与资料整理工作负直接领导责任，组织制定具体实施办法，协调解决重大问题，监督考核工作成效。

第七条设立公司会议记录与资料整理管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，各部门、下属单位负责人为成员。领导小组主要履行统筹协调、决策审批、监督评价等职能，负责审议会议记录与资料整理工作规划、重大事项、制度修订，协调跨部门工作，督导检查工作落实，评估工作成效。

第八条牵头部门（办公室）负责统筹公司会议记录与资料整理制度体系建设、组织协调、监督考核、培训宣贯等工作。具体职责包括：

（一）制定完善会议记录与资料整理相关制度、标准、流程。

（二）组织开展会议记录与资料整理专项培训，提升全员工作能力。

（三）监督各部门、下属单位会议记录与资料整理工作落实情况。

（四）组织定期开展会议记录与资料整理工作评估，提出改进建议。

（五）协调解决跨部门会议记录与资料整理工作中的重大问题。

第九条专责部门（档案室、法务部、信息安全部等）按照职责分工，负责相关领域的会议记录与资料整理业务合规审核、流程优化、风险处置等工作。具体职责包括：

（一）档案室：负责会议资料的归档、保管、利用等管理，确保资料安全、完整、可查。

（二）法务部：负责会议决策、合同签订等环节的合规性审核，防控法律风险。

（三）信息安全部：负责会议资料的网络安全防护，防控信息泄露风险。

第十条业务部门、下属单位负责落实本领域会议记录与资料整理要求，开展日常风险防控。具体职责包括：

（一）按照公司制度要求，组织开展本部门、本单位会议记录与资料整理工作。

（二）明确本部门、本单位会议记录与资料整理岗位责任，落实专人负责。

（三）开展本部门、本单位会议记录与资料整理风险排查，及时整改问题。

（四）配合公司开展会议记录与资料整理工作检查、评估。

第十一条基层执行岗位员工须严格遵守会议记录与资料整理操作规范，履行岗位合规操作责任。具体职责包括：

（一）按照要求认真做好会议记录，确保记录内容完整、准确、及时。

（二）妥善保管会议资料，防止资料遗失、损毁、泄露。

（三）按规定流程提交会议记录与资料，不得擅自更改、截留、隐匿。

（四）发现会议记录与资料整理工作中的问题或风险，及时向部门负责人报告。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条会议组织环节管控：所有会议均须提前制定会议方案，明确会议目的、时间、地点、参会人员、议程等，经部门负责人审核、分管领导批准后方可召开。会议通知须明确会议主题、内容、要求，确保参会人员充分准备。重要会议应指定专人负责记录，一般会议可由部门指定人员记录。

第十三条会议记录规范要求：会议记录应包括会议基本信息、会议主要内容、参会人员发言要点、会议决议等。记录应客观真实、要素齐全、重点突出、语言精练。记录人员应认