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会议文件处理与归档制度

会议文件处理与归档制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》、集团母公司《内部控制管理规范》及公司内部规范化管理需求制定，旨在规范会议文件的形成、流转、处理与归档工作，防控管理风险，提升工作效率，确保文件资料的完整、准确、安全与可追溯。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司各级会议文件（包括但不限于董事会、监事会、经营决策会、专题研讨会、培训会等）的生成、审批、分发、使用、保管、归档及处置等全流程管理，以及相关场景下的业务协作与监督要求。

第三条本制度涉及以下核心术语：

（一）“会议文件专项管理”指对会议文件从起草、审核、签发、传达至归档的全生命周期实施系统化管控，确保文件合规性、安全性及利用效率。

（二）“专项风险”指因会议文件管理不当可能引发的法律合规风险、信息安全风险、决策失误风险等。

（三）“XX合规”指会议文件处理须符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，包括程序合规、内容合规、保密合规等。

（四）“XX责任”指各层级主体在会议文件管理中的法定及约定责任，包括管理责任、执行责任及监督责任。

第四条会议文件专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则：确保所有会议文件纳入统一管理范畴，无遗漏、无死角。

（二）责任到人原则：明确各环节责任主体，实现全程可追溯。

（三）风险导向原则：聚焦高风险环节（如涉密文件处理、重大决策文件归档），强化管控措施。

（四）持续改进原则：定期评估管理效果，动态优化制度流程。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对会议文件专项管理负总责，统筹决策与资源保障；分管领导为直接责任人，负责制度落实、风险防控及监督考核。

第六条设立会议文件专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，成员包括办公室、法务合规部、信息安全部等关键部门负责人，负责统筹协调、决策审批及监督评价。领导小组下设办公室于办公室部，具体承担日常管理工作。

第七条明确三类主体职责：

（一）牵头部门（办公室）：统筹制度建设、流程优化、风险排查、监督考核及培训宣贯，定期向领导小组汇报管理情况。

（二）专责部门：法务合规部负责文件合规性审核；信息安全部负责涉密文件及数据安全管控；科技管理部负责系统工具支撑。

（三）业务部门/下属单位：落实本领域文件管理要求，开展日常风险防控，确保文件及时归档。

第八条基层执行岗须履行以下职责：

（一）严格遵守文件处理流程，确保操作合规；

（二）按要求使用电子签章、加密工具等，保障文件安全；

（三）发现文件异常或风险时，立即上报至专责部门。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条会议文件起草规范：

（一）业务操作合规标准：文件内容须符合会议议题，数据来源可靠，格式统一（如标题层级、页眉页脚规范）；

（二）禁止性行为：严禁虚构会议内容、篡改文件数据、擅自引用涉密信息。

（三）专项风险防控：重点防范内容失实、引用错误引发的决策风险。

第十条会议文件审核规范：

（一）合规标准：重大决策文件须经法务合规部预审；涉密文件须通过保密技术检测；外部发文需核实发文字号及印章；

（二）禁止性行为：严禁未经审核直接分发、擅自修改审核意见。

（三）风险防控：重点防范审核缺位导致的内容违法或责任不清晰。

第十一条会议文件签发规范：

（一）合规标准：遵循公司授权规定（如“一支笔”审批权限），电子签章需与授权匹配；紧急文件需标注事由并加快流程；

（二）禁止性行为：严禁越权签发、伪造签章、倒签日期。

（三）风险防控：重点防范签发权滥用或操作失误导致的法律责任。

第十二条会议文件分发与传达：

（一）合规标准：纸质文件通过机要交换或专人递送，电子文件需验证接收方身份并记录签收；涉密文件须逐级传达并签章确认；

（二）禁止性行为：严禁向无关人员泄露文件内容、擅自复制涉密文件。

（三）风险防控：重点防范文件扩散导致的信息泄露或不当使用。

第十三条会议文件使用与保管：

（一）合规标准：使用需登记领用，涉密文件须在保密场所处理；电子文件需定期备份并隔离存储；长期保管文件需符合档案要求；

（二）禁止性行为：严禁涂改、损毁文件，擅自将文件带离办公场所。

（三）风险防控：重点防范文件丢失、损毁或被篡改的风险。

第十四条会议文件归档规范：

（一）合规标准：纸质文件需整理、编号、装订，电子文件需元数据完整、格式标准化；归档需按“三同步”原则（形成同步、审核同步、归档同步）；

（二）禁止性行为：严禁遗漏归档、擅自处置归档文件。