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公章的管理制度

公章管理制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》《企业印章管理办法》等国家相关法律法规，参照《集团母公司印章管理办法》及公司内部风险防控需求制定。为进一步规范公章使用管理，防控印章管理风险，保障公司合法权益，维护公司形象，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。凡涉及公司公章的制作、保管、使用、监督及违规处理等事项，均须遵循本制度规定。公司业务范围内的公章使用场景，包括但不限于合同签订、文件印发、对外授权、资产处置等，均需严格执行本制度。

第三条本制度中的核心术语定义如下：

1.“XX专项管理”：指公司对公章的全面管控活动，包括印章的申请、刻制、保管、使用、变更、注销等全生命周期管理，以及相关风险的识别、评估与处置。

2.“XX风险”：指因公章管理不善可能导致的法律纠纷、财产损失、声誉损害等风险，包括印章被盗用、违规使用、保管不当等引发的潜在危害。

3.“XX合规”：指公章使用行为符合国家法律法规、公司内部制度及业务场景要求，确保印章管理的合法性、规范性和有效性。

4.“XX监督评价”：指公司对公章管理制度的执行情况、风险防控效果及合规性进行的定期或不定期审查、评估与改进。

第四条公司公章管理的核心原则如下：

1.全面覆盖：公章管理覆盖公司所有部门及业务场景，确保无死角、无遗漏。

2.责任到人：明确各层级、各部门及个人的印章管理职责，确保责任主体清晰可追溯。

3.风险导向：以防范印章管理风险为工作重点，优先采取预防性措施，强化动态管控。

4.持续改进：根据内外部环境变化，定期优化公章管理制度，提升管理效能。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为公司公章管理的第一责任人，对公章管理的全面合规性负总责；分管领导为公司公章管理的直接责任人，负责具体组织、协调和监督制度的落实。

第六条设立公司公章管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，财务部、法务部、办公室等相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹公司公章管理的顶层设计，协调跨部门问题，审批重大印章使用事项，并定期召开会议评估管理效果。

第七条领导小组的主要职责包括：

1.统筹协调：制定公章管理制度，统筹各部门印章管理需求，协调解决印章使用中的争议问题。

2.决策审批：审核重大印章使用申请，如涉及重大资产处置、对外战略合作等，需经领导小组集体决策。

3.监督评价：定期对各部门公章管理情况进行检查，评估制度执行效果，提出改进要求。

第八条牵头部门（办公室）负责公章管理的日常统筹工作，具体职责包括：

1.制度建设：牵头制定、修订和解释本制度，确保制度与公司战略及业务需求匹配。

2.印章申请：审核各部门印章使用申请，确保申请事由合规、流程完整。

3.监督考核：定期对各部门印章使用情况进行抽查，对违规行为进行通报和考核。

4.培训宣贯：组织全员开展印章管理培训，提升员工合规意识。

第九条专责部门（法务部、财务部）负责专业领域的印章合规管理，具体职责包括：

1.法务部：负责合同类印章使用的合规审核，提供法律支持，处理印章纠纷。

2.财务部：负责资金审批、税务登记等印章使用的合规监督，防范财务风险。

第十条业务部门及下属单位负责本领域印章使用的具体落实，主要职责包括：

1.需求申请：根据业务场景填写印章使用申请表，明确使用事由、使用范围及期限。

2.日常管理：指定专人负责本部门印章的临时保管，确保使用登记完整。

3.风险防控：开展本部门印章使用风险排查，及时上报异常情况。

第十一条基层执行岗（使用人）承担印章使用的直接合规责任，具体要求如下：

1.岗位承诺：签署印章使用合规承诺书，明确个人责任。

2.风险上报：发现印章异常使用或被盗用等情况，须立即向部门负责人及办公室报告。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条印章刻制管理

业务操作合规标准：需刻制印章的部门须向办公室提交申请，附印章用途说明及审批意见。办公室审核通过后，统一委托具备资质的刻章机构制作，并严格核对印章规格、名称等信息。印章刻制完成后，由办公室统一领取并登记备案。

禁止性行为：严禁私自刻制印章，严禁使用不合格的刻章机构。

专项风险防控点：刻章委托过程中的信息泄露风险，需确保用途说明、印章样式等资料保密。

第十三条印章保管管理

业务操作合规标准：公司公章由办公室指定专人双锁保管，财务章、合同章等特殊印章由财务部、法务部分别指定专人保管