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会议费用管理与报销制度

会议费用管理与报销制度

第一章总则

第一条制度制定的政策依据与内部需求

本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及国家相关财经法规制定，同时参照集团母公司关于费用管理的统一规定，并结合公司实际情况，旨在规范会议费用预算、审批、报销流程，防控财务风险与舞弊行为，提升资金使用效益，确保费用管理的合规性与透明度。制度制定主要基于以下内部需求：一是强化预算管控，压缩非必要开支，保障核心业务投入；二是明确权责边界，防止费用管理中的推诿扯皮；三是通过标准化流程减少人为干预，降低操作风险；四是完善内控体系，与公司整体风险管理战略相协同。

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司级会议、部门内部会议、专项项目会议等所有类型会议的费用管理与报销活动。具体场景包括但不限于：

-日常工作会议（如周例会、专题研讨会）

-业务拓展会议（如客户洽谈会、招商推介会）

-培训与交流活动（如行业峰会、团建活动中的会议环节）

-外部合作会议（如与供应商、合作伙伴的联合会议）

无论会议规模大小、费用来源（预算内或预算外），均须遵守本制度规定。境外会议的费用管理参照本制度执行，但需结合当地法律法规调整报销标准。

第三条核心术语定义

1.“会议专项管理”：指公司针对会议费用预算编制、审批控制、报销核算、审计监督等全流程实施系统化管控，确保费用合理、合规、高效使用。其外延包括预算额度设定、供应商管理、差旅安排、设备租赁等费用环节的标准化操作。

2.“费用管理风险”：指因制度漏洞、流程不完善或人为操作失误导致会议费用超支、虚报、套取公司资金等潜在风险。例如，无预算召开会议、审批权限滥用、发票审核疏漏等均属此类风险范畴。

3.“合规报销”：指员工按照公司规定提交真实、完整的会议费用报销申请，经审批后纳入财务核算的行为。合规报销需满足票据合规性（如发票抬头、税号准确）、内容真实性（如会议时间、地点与实际活动一致）、金额合理性（与市场标准或预算相符）等要求。

4.“分级审批机制”：根据费用金额、审批层级规定，由不同权限的领导或部门负责人审核报销申请，例如小额费用由部门主管审批，大额费用需报分管领导或财务总监核准。

第四条专项管理的核心原则

会议费用管理遵循以下原则：

1.全面覆盖：所有会议费用均纳入统一管理，杜绝“账外支出”或隐性费用。

2.责任到人：明确各部门及岗位在费用管理中的职责，实行“谁经办、谁负责，谁审批、谁担责”的闭环管理。

3.风险导向：重点防控预算超支、虚假会议、重复报销等高频风险，实施差异化管控措施。

4.持续改进：根据制度执行效果、审计发现及业务变化，定期优化管理流程与报销标准。

5.厉行节约：倡导精简会议、集中采购，优先选择成本效益较高的服务方案。

第二章管理组织机构与职责

第五条决策层职责

公司主要负责人为公司会议费用管理的第一责任人，负责审定年度会议预算总量及重大费用支出方案；分管领导为直接责任人，主导费用管理制度建设，监督执行情况，并对重大风险事件承担领导责任。决策层需定期听取专项管理报告，协调跨部门争议。

第六条专项管理领导小组

设立“会议费用管理领导小组”，由财务部牵头，办公室、审计部、各主要业务部门负责人组成，具体职责如下：

1.统筹协调：统筹全公司会议费用预算编制与审批流程优化；

2.决策审批：对超预算或特殊会议费用申请进行集体审议；

3.监督评价：每季度通报费用管理问题，提出改进要求。

第七条部门职责划分

1.牵头部门（财务部）：

-负责制定及修订费用管理制度；

-组织预算编制，监控预算执行；

-审核报销单据的合规性，处理异常报销；

-每月出具费用分析报告，向领导小组汇报。

2.专责部门（办公室、审计部）：

-办公室负责会议组织规范，推动集中采购降低成本；

-审计部负责费用审计，对违规行为进行问责。

3.业务部门/下属单位：

-负责本部门会议需求申报，控制预算额度；

-审核员工报销申请的初步合规性；

-每月汇总费用数据，报财务部汇总。

4.基层执行岗（经办人）：

-严格按照制度执行费用报销，确保票据完整合规；

-发现异常情况及时上报，并对个人操作行为负责。

第八条基层执行岗责任

所有参与会议费用管理的员工（包括采购人员、报销申请人、审批人）需签署《岗位合规承诺书》，明确以下义务：

-经办人需确保会议方案与实际支出一致，不得虚