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会议参与人员选拔与邀请制度

会议参与人员选拔与邀请制度

第一章总则

第一条制度制定的政策依据

为规范公司会议参与人员的选拔与邀请管理，防范潜在的组织风险与决策失误，提升会议效率与决策质量，依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及公司章程相关规定，结合集团母公司关于“强化内部治理、防控专项风险”的管理要求，同时满足公司提升运营规范性、优化资源配置的内部需求，特制定本制度。本制度旨在通过明确会议参与人员的选拔标准、邀请流程与监督机制，确保会议决策的科学性、合规性与可追溯性，为公司战略目标的实现提供组织保障。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司层面及各部门组织的各类会议，包括但不限于董事会、监事会、总经理办公会、专项工作会、部门例会、外部合作会议等。具体场景包括但不限于：

1.决策类会议：涉及重大经营决策、财务预算、资本运作、人事任免等会议；

2.管理类会议：涉及业务流程优化、风险防控、合规审查等会议；

3.合作类会议：涉及与外部机构、供应商、客户等第三方组织的会议；

4.培训类会议：涉及员工培训、技能提升等内部会议。

第三条核心术语定义

1.“会议参与人员专项管理”：指公司针对会议参与人员的选拔资格、职责权限、选拔流程、邀请规范等进行的系统性管控，旨在确保会议决策的代表性、专业性与合规性。其外延包括参与人员的身份认定、资质审查、回避机制、会议纪律等全流程管理。

2.“会议参与风险”：指因参与人员选拔不当或邀请不规范导致会议决策失误、资源浪费、合规事件等潜在风险，如关键信息不对称、利益冲突未披露、专业能力不足等。

3.“合规性审查”：指对会议参与人员的资质、回避关系、履职能力等进行的事前审查，确保其参与会议的合法性、合理性及必要性。

4.“责任到人”原则：指明确会议组织方、参与方及监督方的管理责任，确保每项工作均有对应的职责主体，形成闭环管理。

第四条专项管理的核心原则

1.全面覆盖：所有会议参与人员的选拔与邀请均须遵循本制度，无例外情形；

2.责任到人：明确各级管理主体的决策责任、执行责任及监督责任，避免责任推诿；

3.风险导向：重点关注可能影响会议决策质量的风险点，如利益冲突、信息不对称等，优先防控高风险场景；

4.持续改进：根据内外部环境变化及管理实践，定期优化制度流程，提升管理效能。

第二章管理组织机构与职责

第五条决策层职责

公司主要负责人对公司会议参与人员选拔与邀请管理负总责，承担全面领导责任；分管领导对专项管理工作的直接实施负直接责任，负责组织制定实施细则、协调跨部门资源、监督制度执行效果。决策层需定期审议专项管理制度，审批重大争议事项的解决方案。

第六条专项管理领导小组

设立“会议参与人员专项管理领导小组”（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括人力资源部、办公室、法务合规部、财务部等关键部门负责人。领导小组主要履行以下职能：

1.统筹协调：统筹公司会议参与人员选拔与邀请的顶层设计，协调各部门职责分工；

2.决策审批：对涉及重大风险的会议参与方案进行集体审议，作出最终决策；

3.监督评价：定期评估专项管理制度执行情况，提出优化建议。

第七条部门职责划分

1.牵头部门（人力资源部）：

-统筹专项管理制度建设，制定及修订相关流程；

-负责参与人员的资格认证、背景审查及回避机制管理；

-组织专项培训，提升员工对制度要求的认知。

2.专责部门（办公室、法务合规部）：

-办公室：负责会议通知、议程安排及参与人员邀请的执行监督；

-法务合规部：负责参与人员的合规性审查，出具法律风险意见，指导合规争议处理。

3.业务部门/下属单位：

-负责本领域会议参与人员的初步选拔，确保专业能力匹配；

-落实回避要求，及时报告潜在利益冲突；

-承担日常管理责任，确保会议参与人员履职到位。

4.基层执行岗：

-严格遵守选拔与邀请流程，不得擅自变更参与人员名单；

-对自身职责范围内的风险点保持警惕，及时上报异常情况。

第八条职责协同机制

各部门需建立信息共享与协同机制，确保会议参与人员的选拔、审查、邀请等环节无缝衔接。例如：人力资源部提供参与人员资质库，办公室依据议程协调邀请，法务合规部提供合规背书，业务部门确认实际需求。

第九条专项管理责任清单

制定《会议参与人员专项管理责任清单》，明确各部门及岗位的具体任务、时限及考核标准，如：