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会议档案管理与归档制度

会议档案管理与归档制度

会议档案是公司经营管理活动的重要记录，对决策制定、风险防控、合规管理及历史追溯具有重要意义。为规范会议档案的管理与归档工作，确保档案资料的完整性、准确性与安全性，防范管理风险，提升工作效率，根据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及公司内部管理制度要求，结合公司实际，制定本制度。

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第一章总则

第一条制度制定依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》《档案工作规范》等国家法律法规，以及《[集团母公司名称]档案管理总则》等集团母公司相关规定，结合公司治理结构、业务特点及风险管理需求制定。旨在明确会议档案管理职责，规范归档流程，强化风险防控，确保档案资料符合合规要求，为公司持续健康发展提供支撑。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工。凡涉及公司会议的筹备、召开、决议及后续执行的全流程档案资料，均须按照本制度进行管理与归档，包括但不限于董事会会议、总经理办公会、专题研讨会、部门例会等所有具有决策性、指导性或管理性的会议记录、文件、影音资料等。

第三条核心术语定义

1.会议档案专项管理：指公司对会议筹备、召开、决议及后续执行过程中形成的各类文件、资料进行系统性收集、整理、归档、保管、利用及销毁的全过程管理活动，以保障档案资料的完整性、准确性与安全性。

2.档案管理风险：指因档案资料收集不完整、保管不安全、利用不规范或销毁不合规等行为，导致公司决策失误、法律纠纷、信息泄露或声誉受损等潜在风险。

3.合规管理要求：指公司会议档案管理必须符合国家法律法规、行业规范及内部管理制度的要求，确保档案资料的合法性、真实性与可追溯性。

第四条专项管理核心原则

1.全面覆盖原则：公司所有会议档案均须纳入管理范围，确保档案资料无遗漏、无遗漏。

2.责任到人原则：明确各层级、各部门档案管理职责，确保每项工作均有专人负责。

3.风险导向原则：重点关注高风险环节（如涉密会议、重大决策会议），强化风险防控措施。

4.持续改进原则：定期评估档案管理效果，优化流程，提升管理水平。

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第二章管理组织机构与职责

第五条决策层职责

公司主要负责人对公司会议档案管理工作负总责，统筹资源配置、制度制定及重大风险处置；分管领导为直接责任人，负责组织协调各部门落实制度要求，监督管理效果。

第六条专项管理领导小组

设立公司会议档案管理与归档领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括档案管理部、法务合规部、办公室及各主要业务部门负责人。领导小组职能包括：

1.统筹协调公司会议档案管理工作，制定或修订相关制度；

2.审批重大会议档案管理方案及风险处置措施；

3.定期评估档案管理成效，提出改进建议。

第七条三类主体职责划分

1.牵头部门（档案管理部）：

-负责制定和完善会议档案管理制度，组织培训宣贯；

-指导各部门档案收集、整理及归档工作，监督流程合规性；

-定期开展档案质量检查，提出优化建议。

2.专责部门（法务合规部、办公室）：

-法务合规部负责审核涉密会议、重大决策会议的合规性，监督法律风险防控；

-办公室负责协调会议档案的电子化、纸质化管理，保障档案安全。

3.业务部门/下属单位：

-负责本领域会议档案的日常收集、整理及初步归档；

-开展档案风险自查，及时上报问题；

-确保档案资料的真实性、完整性，配合领导小组开展专项检查。

第八条基层执行岗责任

所有参与会议筹备、记录及文件处理的员工为基层执行岗，须履行以下责任：

1.严格按照会议要求收集、整理档案资料，确保内容完整；

2.遵守保密规定，严禁泄露涉密档案；

3.及时上报档案缺失、损毁等问题，配合补救措施。

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第三章专项管理重点内容与要求

第九条会议档案收集范围

1.会议通知、议程、参会人员名单；

2.会议签到表、发言记录、决议文件；

3.会议录音、录像、照片、视频资料；

4.会议附件（如报告、方案、预算等）；

5.会议纪要及后续执行情况跟踪记录。

第十条业务操作合规标准

1.会议筹备阶段：

-档案资料收集须提前规划，确保关键信息（如时间、地点、主题）完整；

-涉密会议须制定专项保密方案，明确管控措施。

2.会议召开阶段：

-记录员须完整记录会议内容，确保决议可追溯；

-录音录像设备