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会议室开会制度

会议室开会制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及《XX集团母公司办公管理规定》等相关法律法规及行业准则制定，结合企业内部管理需求，旨在规范会议室使用流程，防控资源浪费、信息安全等专项风险，提升会议效率，保障公司正常运营秩序。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖日常办公会议、专题研讨、外部接待等场景，涉及会议室申请、使用、维护等全流程管理。

第三条本制度下列术语定义如下：

（一）“XX专项管理”指以会议室资源为核心，通过制度约束、流程优化、技术赋能等方式，实现资源合理配置、风险有效防控的管理活动；

（二）“XX风险”指因会议室管理不善可能导致的资源闲置、信息泄露、安全隐患等运营风险；

（三）“XX合规”指会议室使用行为符合公司制度规定及法律法规要求，确保公平、高效、安全的会议环境；

（四）“XX责任”指各级管理人员及员工在会议室管理中的具体职责，包括申请、使用、维护等环节的合规操作义务。

第四条会议室专项管理遵循以下原则：

（一）全面覆盖：确保制度覆盖所有会议室使用场景，无管理盲区；

（二）责任到人：明确各级主体职责，实现管理闭环；

（三）风险导向：重点防控资源浪费、信息安全等核心风险；

（四）持续改进：定期评估制度有效性，优化管理流程。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为公司会议室专项管理第一责任人，对制度完整性、执行有效性负总责；分管领导为直接责任人，负责统筹推进、监督考核及重大事项决策。

第六条设立会议室专项管理领导小组，由公司分管领导牵头，成员包括行政部、信息安全部、审计部等部门负责人，履行以下职能：

（一）统筹协调：审议制度修订、重大问题处置；

（二）决策审批：对特殊会议使用需求进行授权；

（三）监督评价：定期检查制度执行情况，提出改进建议。

第七条划分三类主体职责：

（一）牵头部门（行政部）：负责制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等，定期汇总分析使用数据，提出优化方案；

（二）专责部门（信息安全部、审计部）：分别负责信息安全审核、流程优化、风险处置，对违规行为开展调查；

（三）业务部门/下属单位：落实本领域管理要求，开展日常风险防控，确保员工遵守制度；

（四）基层执行岗（全体员工）：履行岗位合规操作责任，包括岗位合规承诺、风险上报义务。

第八条明确基层执行岗责任：

（一）会议申请人须如实填写使用需求，不得虚报时长、人数；

（二）使用过程中需保持会场整洁，关闭设备电源，保护设备安全；

（三）发现违规使用、设备故障等情况，及时向行政部报告。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条会议室申请与审批规范：

（一）业务操作合规标准：正式会议需提前三日通过OA系统提交申请，注明时间、时长、参会人数、设备需求；临时会议可当日申请，但须确保次日资源释放；

（二）禁止性行为：严禁超时占用、私自转借会议室，一经发现将列入个人诚信记录；

（三）风险防控点：通过预约系统设置自动提醒，避免资源冲突，对未按时释放的行为进行警告。

第十条会议设备管理规范：

（一）合规标准：投影仪、麦克风等设备使用后需清点核对，行政部定期巡检；

（二）禁止性行为：严禁破坏设备、盗用耗材，违反者承担维修费用；

（三）风险防控点：对重要会议设备增加双人保管机制，防止设备丢失。

第十一条会议秩序维护规范：

（一）合规标准：会议期间保持安静，禁止无关人员闯入，会议结束及时清理垃圾；

（二）禁止性行为：严禁在会场吸烟、喧哗，违反者将通报批评；

（三）风险防控点：对大型会议安排专人引导，防止秩序混乱。

第十二条外部接待会议管理规范：

（一）合规标准：接待会议需提前报备行政部，明确接待规格、时长，避免超标准使用；

（二）禁止性行为：严禁以接待名义进行非公务活动，违反者追究部门责任；

（三）风险防控点：通过接待清单核对参会人员，防止无关人员混入。

第十三条节能环保管理规范：

（一）合规标准：会议结束后自动关闭空调、灯光等设备，行政部定期抽查；

（（二）禁止性行为：严禁浪费水电，违反者纳入绩效考核；

（三）风险防控点：推广电子化会议材料，减少纸张使用。

第十四条信息安全管控规范：

（一）合规标准：涉密会议需使用专用会议室，行政部检查设备保密性能；

（二）禁止性行为：严禁擅自拷贝会议资料，违反者按保密协议处理；

（三）风险防控点：对涉密设备增加物理隔离措施，防止数据泄露。

第十五条会议室维护保养规范：

（一）合规标准：行政部每月开展设备