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会议提案征集与筛选制度

会议提案征集与筛选制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及《XX集团内部控制管理办法》等相关国家法律法规、行业准则及集团母公司规定，结合公司内部管理需求，特别是为防控会议决策风险、规范会议提案管理流程、提升会议决策质量，特制定本制度。通过明确会议提案征集与筛选的标准、程序及责任，确保会议议题的合法合规性、必要性与可行性，防范因会议决策不当引发的运营风险、合规风险及财务风险，促进公司治理结构完善与战略目标实现。

第二条本制度适用于公司总部各部门、下属全资及控股子公司、分公司等所有单位，以及公司全体员工。公司各层级会议的议题提案征集、内部审核、筛选决策及后续管理活动均须遵循本制度规定。本制度覆盖公司战略决策会、经营分析会、专题研讨会、部门例会等各类涉及业务决策、资源调配、政策制定等关键会议的议题管理全流程。

第三条本制度中下列术语定义如下：

（一）“会议提案”指由公司内部任何层级或人员提出的，旨在提交公司会议讨论、审议并可能形成决策或行动方案的书面建议、议题或议题草案，包括但不限于业务计划、预算申请、投资决策、流程优化、风险处置、合规整改等。

（二）“XX专项管理”在本制度语境下特指针对会议提案征集与筛选全过程的管理活动，涵盖提案的发起、收集、审核、筛选、论证、决策支持及效果跟踪等环节，旨在建立系统化、规范化、制度化的议题管理机制，确保会议决策的科学性、合规性与效率。

（三）“XX风险”指在会议提案征集与筛选过程中及后续会议决策执行中可能出现的，对公司资产安全、经营秩序、品牌声誉、法律责任或战略目标实现构成威胁的不确定性事件。具体可细分为提案征集风险（如征集范围不全、质量低下）、提案筛选风险（如标准模糊、流程缺失导致劣质议题进入）、决策风险（如决策不当、执行偏差）等。

（四）“XX合规”指会议提案的提出、征集、筛选、审议及决策全过程必须符合国家法律法规、行业监管要求、集团母公司规章制度及公司内部管理规范。强调合规是会议提案得以进入审议程序的基本前提，也是后续决策有效性的保障。

第四条会议提案征集与筛选管理应遵循以下核心原则：

（一）“全面覆盖”原则：确保各类重要议题能够依法依规、及时有效地进入会议决策程序，避免关键信息遗漏或议题隐性化，实现管理范围无死角。

（二）“责任到人”原则：明确从提案发起、审核、筛选到最终决策的各环节责任人，建立清晰的权责体系，确保每项议题都有明确的处理主体和监督机制。

（三）“风险导向”原则：在提案征集与筛选过程中，聚焦可能引发重大风险或影响的议题，实施重点识别与优先处理，将风险管理贯穿议题管理始终。

（四）“科学论证”原则：要求进入决策层审议的提案必须经过充分的可行性研究、风险评估和效益分析，确保决策基于客观数据与科学判断，提升决策质量。

（五）“持续改进”原则：定期对会议提案征集与筛选制度的执行效果进行评估，根据内外部环境变化、业务发展需求及管理实践反馈，不断优化管理流程与标准，实现管理体系的动态优化。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人（如总经理、董事长）为本公司会议提案征集与筛选管理工作的第一责任人，对制度的建设、执行及效果负总责，负责提供必要的资源保障，审定重大议题的筛选原则与决策方向。公司分管领导（如分管战略、运营、风控等）为直接责任人，负责组织领导制度的贯彻落实，审批常规议题的筛选标准，监督指导各级管理人员履职尽责。

第六条公司设立会议提案征集与筛选管理办公室（可依托现有综合管理部、战略发展部或风控合规部等，明确具体牵头部门并赋予相应职能），作为专项管理工作的日常执行与协调机构。其主要职责包括：组织推动制度的宣贯培训与持续优化；建立和维护提案征集渠道与流程；指导各部门、单位开展提案的初步审核；协调跨部门议题的筛选与论证；定期汇总分析提案数据，向领导小组汇报管理情况；组织相关系统平台的建设与维护。

第七条公司成立会议提案征集与筛选管理领导小组（或委员会，以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人（如战略、财务、法务、风控、人力资源等）为成员。领导小组主要履行以下职能：

1.统筹协调：负责审议确定会议提案征集与筛选的总体方向、重大原则和标准，协调解决跨部门、跨层级的管理难题。

2.决策审批：对领导小组审议通过的议题，特别是涉及重大投资、重要人事任免、重大合同、重大风险处置等议题的筛选结果和决策建议进行最终审批。

3.监督评价：定期听取管理办公室关于制度执行情况、存在问题及改进建议的汇报，评估各级组织履职情况，研究决定改进措施。

4.管理制度：审议修订本制度及相关配套细则，审批重要管理工具（如提案评估模板、风险库）的更新。

第八条牵头部门（即前述会议