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会议议程安排与时间控制制度

会议议程安排与时间控制制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规，结合《[集团母公司名称]内部控制管理办法》及公司内部管理需求，旨在规范会议议程安排与时间控制工作，防控会议管理中的效率风险、资源浪费风险，提升决策效率与执行力，确保公司经营管理活动符合合规要求。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司内部各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专项工作会、外部协调会等所有涉及议程规划、时间管理、效率保障的会议活动。

第三条本制度下列术语定义如下：

（一）会议议程专项管理：指通过系统性制度设计、流程管控、风险防控等手段，实现会议议程的标准化策划、动态化调整、精细化执行与闭环式评估的综合性管理活动。

（二）会议时间管理风险：指因议程安排不合理、时间分配不均衡、过程控制不严格导致的会议冗长、决策延迟、资源闲置等管理风险。

（三）合规性要求：指会议议程编制需遵循的法定程序、内部规定及效率标准，包括时间预留、参与者权限、议题关联性、决议形式等刚性约束。

（四）责任主体矩阵：指以会议发起部门为首要责任、会议组织部门为执行责任、参会人员为参与责任、会议监督部门为评估责任的责任划分体系。

第四条会议议程安排与时间控制管理应遵循以下原则：

（一）全面覆盖原则：所有会议类型纳入统一管理框架，确保制度无死角、无盲区覆盖；

（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位在会议管理中的具体职责，建立可追溯的责任链条；

（三）风险导向原则：优先管控会议效率低下、资源冲突等核心风险，动态优化管理策略；

（四）持续改进原则：通过定期评估与反馈机制，迭代完善会议管理流程与工具体系。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对会议议程安排与时间控制工作负总责，统筹决策与资源配置；分管领导为直接责任人，负责制度实施监督与跨部门协调。

第六条设立会议议程管理专项领导小组，由分管领导担任组长，成员包括办公室（或综合管理部）、纪检监察部、各主要业务部门负责人。领导小组职责包括：

（一）统筹制定与修订会议议程管理制度，协调解决跨部门管理冲突；

（二）审批重大会议议程方案，监督制度执行效果；

（三）开展年度管理评价，向决策层提交优化建议。

第七条明确三类核心管理主体的职责分工：

（一）牵头部门（办公室/综合管理部）：

1.搭建会议议程管理信息系统，开发标准化模板；

2.组织实施会议时间效能评估，建立黑名单会议类型目录；

3.每季度汇总分析全公司会议时长、频次等数据，提交管理报告；

4.负责会议纪律监督，对超时行为进行预警与通报。

（二）专责部门（人力资源部/法务合规部）：

1.审核会议议程的合规性，重点把控决议形式合法性；

2.制定参会人员权限清单，规范关键议题的决策流程；

3.对违反时间管理要求的部门进行绩效考核扣减；

4.开发会议效率培训课程，纳入新员工入职培训体系。

（三）业务部门/下属单位：

1.负责本领域专项会议的议程策划，确保议题聚焦核心业务；

2.承担会议时间管控主体责任，通过会议前预演优化议程结构；

3.建立下属单位会议分级管理制度，控制基层会议频次；

4.对本部门会议超时行为进行内部约谈与整改。

第八条基层执行岗位人员须履行以下合规操作责任：

（一）岗位合规承诺：每年签署《会议时间管理合规承诺书》，明确个人在会议守时、精简发言方面的义务；

（二）风险主动上报：发现会议议程重大缺陷（如议题与参会人员不匹配）、时间分配严重不合理等情况，须在会前24小时向牵头部门报告；

（三）会议记录规范：必须完整记录会议开始时间、议题完成时长、超时环节原因，作为管理评估依据。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条会议议程编制环节：

（一）合规标准：

1.重大决策类会议（如年度预算审批）须提前7日发布正式议程，明确议题排序、参会权限、决议形式；

2.专项工作会（如项目复盘会）需提供数据支撑，通过议题关联性分析优化议程结构；

3.境外业务会议需同步附上当地法规关于会议时间的规定（如欧盟GDPR对数据讨论时长的限制）。

（二）禁止性行为：

1.严禁无明确目标议题、无决策结果的会议；

2.严禁将无关业务强行挤入重要会议议程；

3.严禁通过变更议程规避前期决策争议。

第十条会议时间分配环节：

（一）合规标准：

1.一般部门例会时长≤60分钟，其中议题讨论占比≤40%，会议间隔不少于2小时；

2.重大议题