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会议组织与管理工作制度

会议组织与管理工作制度

第一章总则

第一条制度制定依据

为贯彻落实《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规要求，规范公司会议组织与管理，防范经营风险，提升管理效率，依据集团母公司《企业风险管理实施纲要》及公司内部治理结构实际需要，结合公司业务特点及风险防控目标，特制定本制度。本制度旨在明确会议管理的政策框架、适用范围、核心术语及管理原则，确保会议活动合法合规、高效有序。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部各部门、下属全资及控股子公司、分公司以及全体员工。公司各级会议包括但不限于：公司董事会、监事会、经营管理层会议；部门内部会议、跨部门协调会议；专项项目启动会、中期评审会、总结会；外部合作会议、客户接待会议等，均须遵守本制度规定。境外分支机构在执行本制度时，应结合当地法律法规及集团境外业务合规要求进行调整，确保管理标准的一致性。

第三条核心术语定义

1.“会议专项管理”：指公司通过制度建设、流程优化、风险防控、监督考核等手段，对会议活动全生命周期实施系统化、规范化的管理活动，包括会议分类分级、议程制定、资源保障、决议执行、效果评估等环节。

2.“会议风险”：指会议活动在设计、组织、执行、决策过程中可能存在的偏差、失误或违规行为，可能引发决策失误、资源浪费、信息泄露、合规瑕疵等问题。

3.“会议合规”：指会议活动严格遵循国家法律法规、集团规章制度及公司内部流程要求，确保会议决策合法有效、执行到位、责任可追溯。

4.“会议效能”：指会议通过明确目标、控制时长、优化流程、强化决议落实等方式，实现决策效率、资源利用率及管理效益的最大化。

第四条会议管理核心原则

1.全面覆盖原则：会议管理须覆盖公司所有层级及业务场景，确保各类会议活动均纳入标准化管理范畴。

2.责任到人原则：明确会议发起人、组织者、参与者及决策人的管理责任，建立责任追溯机制。

3.风险导向原则：重点关注高风险会议（如涉及重大投资决策、敏感信息讨论、关联交易审批的会议），实施差异化管控。

4.持续改进原则：通过动态评估会议管理效果，优化流程漏洞，完善制度体系，提升管理成熟度。

5.效率优先原则：在保障合规的前提下，通过精简议程、控制时长、优化形式（如线上线下结合）等方式提升会议效率。

第二章管理组织机构与职责

第五条决策层职责

公司主要负责人对公司会议管理负总责，承担会议管理制度的审批、监督及重大风险决策的最终责任；分管领导为直接责任人，负责分管领域会议活动的组织协调、风险防控及制度执行情况的考核。决策层须定期审议会议管理制度，对重大会议活动提供方向性指导，确保管理要求与公司战略目标一致。

第六条专项管理领导小组

设立公司会议管理专项领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括办公室、合规部、财务部、人力资源部等关键部门负责人。领导小组主要履行以下职能：

1.统筹公司会议管理制度体系建设，审批重大制度修订；

2.负责跨部门会议活动的协调与监督，解决管理争议；

3.对重大会议风险事件进行决策审批，监督整改落实；

4.每半年组织一次会议管理效果评估，提出优化建议。

第七条三类主体职责划分

1.牵头部门（办公室）：

-负责制定及修订会议管理制度，组织制度培训与宣贯；

-统筹公司年度会议计划，审批会议预算及资源调配；

-监督会议流程合规性，收集管理反馈并推动改进；

-建立会议管理信息系统，实现会议活动电子化、自动化管理。

2.专责部门：

-合规部：负责会议合规性审查，对敏感议题（如关联交易、招标采购、信息披露）进行专项核查；

-财务部：负责会议经费预算审核、支出监控及财务报销合规性管理；

-人力资源部：负责会议参与人员考勤管理、绩效关联及异常行为预警。

3.业务部门/下属单位：

-负责本领域会议活动的具体组织，落实会议决策的执行与跟踪；

-开展日常会议风险排查，及时上报违规线索；

-建立内部会议管理台账，定期向牵头部门报送执行情况。

第八条基层执行岗责任

所有参与会议的员工均须履行以下义务：

1.岗位合规承诺：签署《会议参与合规承诺书》，明确个人在会议中的责任与纪律要求；

2.风险识别与上报：对会议中的潜在违规行为（如泄露商业秘密、虚假报告决议）及时向专责部门报告；

3.会议记录规范：确保会议纪要准确反映决策内容、责任分工及执行时限，经相关人员签字确认后存档；

4.资源节约要求：按需使用会议物资，杜绝