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商务谈判中对信息资料的整理与分类方法

在谈判信息资料的收集过程中，资料收集人员使用各种方法，收集到了大量的信息资料，但要使这些原始的信息资料发挥作用，就必须对其进行整理、归纳分类等工作，使其变为对企业谈判活动有用的信息，以此来指导谈判活动。

由于受到各种条件的限制，收集来的信息资料往往是分散的，片面的，甚至是虚假的需要对其进行评价、筛选，即进行去粗取精，去伪存真的过程，然后再进行分类、储存，这就是资料的整理。资料的整理一般分为四个阶段：

1.对资料的评价。

对资料的评价是资料整理的第一步。现实中，收集起来的各种资料，其重要程度各不相同，有些可以马上使用，有的到后来才派上用场，而有些资料可能自始至终都用不上。如果把收集来的资料不加区别地积存起来，便会使资料的使用十分困难。

因此，必须首先对收集到的资料进行评价，没有用的应毫不犹豫地加以舍弃。对认为有用的需要保存的资料，也要根据其重要性不同，将其分为三等，即：可立即利用的资料，将来肯定可用上的资料和将来有可能派上用场的资料。只有如此，才能为资料的筛选打好基础。

2.资料的筛选。对于好不容易收集到的资料，人们往往总是有一种执着的心理，很不情愿将其舍弃，这是可以理解的。但是如果不把不要的或用处微小的资料逐一舍弃，就很难从事资料的整理工作。特别是对于过时的资料如果不及时地彻底抛弃，既不便于查找有用的资料，又因其占用空间而耗费大量的费用。因此，应不断地对收集起来的资料进行清理－去粗存精。资料的筛选大体有以下几种方法：

（1）查重法。这是筛选信息资料最简便的方法，目的是剔除重复资料，选出有用的信息资料。当然，不完全排除重复，只要不是完全相同的重要资料，可以保存一部分。

（2）时序法。即逐一分析按时间顺序排列的信息资料，在同一时期内，较新的取，较旧的舍弃，这样可能使信息资料在时效上更有价值。

（3）类比法。将信息资料按市场营销业务或空间、地区、产品层次、分类对比，接近实质的保留，否则舍弃。

（4）评估法。这种方法需要信息资料收集人员有比较扎实的市场学专业知识。即对自己所熟悉的业务范围，仅凭市场信息资料的题录就可以决定

3.资料的分类。在资料整理阶段，对筛选以后的资料认真地进行分类，是最耗费时间的一项工作，但也是极其重要的环节，可以说，不做好分类，就不可能充分利用资料。

分类的方法大致有两种：一是项目分类法，这种分类法，既可以和工作相联系，按不同的使用目的来分类，如可以分为商务开发资料、销售计划资料、市场预测资料、价格资料等，或按“商务谈判中的必备资料”分为市场信息资料、技术信息资料、金融信息资料、交易对象的情况资料、有关政策法令等。也可以根据资料的内容，按不同性质来分，如可以根据五金产业不同或经营项目进行分类。

产业中可以分为粮油产品、纺织产品、机械设备等。二是从大到小分类法，即从设定大的分类项目开始，大项目数最好不要超过10项，经过一定时间的使用后，若觉得没有必要再细分时，可以把大项目再进行细分，但不要分得太细，以免出现重复。

以上两种分类法，也可以根据工作的需要将两者结合起来使用，在这种情况下，一般是以前者作为基本分类法再将后者渗透进去。

4.资料的保存。把分类好的资料妥善地保存起来，即使是经常使用的资料也不要随便搁放，要与分类相应，放到专门的资料架或卡片箱中，以便随时查找该类资料或加放同类资料。