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三星级酒店原材料的采购管理方案制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》及《企业内部控制基本规范》等相关国家法律法规，参照行业标准化管理要求，结合集团母公司关于供应链风险防控的指导意见，以及本公司优化采购流程、提升运营效率的内部管理需求制定。旨在通过规范化、系统化的原材料采购管理，防范采购领域存在的舞弊、浪费、延误等风险，确保采购活动的合法合规与经济高效。

第二条本制度适用于公司总部各部门、下属各酒店及关联单位在原材料采购计划制定、供应商选择、合同签订、仓储物流、验收结算等全流程管理活动。涵盖但不限于客房用品、餐饮原料、清洁用品、维修物料等采购场景，以及线上招标、线下谈判、单一来源采购等不同采购方式的规范执行。

第三条本制度下列术语含义如下：

（一）“XX专项管理”指围绕原材料采购关键环节建立的全流程风险防控与管理机制，包括但不限于供应商准入、招标评审、合同执行、履约验收等环节的合规管控。

（二）“XX风险”指在原材料采购过程中可能出现的舞弊（如供应商串通、利益输送）、操作失误（如质量错验）、财务风险（如价格虚高）及其他非预期损失。

（三）“XX合规”指采购活动严格遵循法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保采购决策、执行、监督各环节合法有效。

第四条原材料采购专项管理应遵循以下原则：

（一）全面覆盖原则，确保采购活动各环节纳入制度管控范围；

（二）责任到人原则，明确各层级、各岗位的采购管理职责；

（三）风险导向原则，重点关注高价值、高风险采购场景的管控；

（四）持续改进原则，定期评估优化采购管理流程与工具。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对原材料采购专项管理负总责，统筹决策重大采购事项的合规性、经济性；分管领导作为直接责任人，负责专项管理制度落实、风险处置及考核监督。

第六条设立原材料采购专项管理领导小组，由分管领导担任组长，成员包括财务部、法务部、采购部、运营部及各酒店负责人。领导小组职能包括：

（一）统筹制定与修订采购管理制度，审批重大采购决策；

（二）协调跨部门采购争议，监督制度执行效果；

（三）组织年度采购风险评估，向决策层提交管理报告。

第七条明确三类主体职责分工：

（一）采购部作为牵头部门，负责：

1.建立标准化采购流程与供应商数据库；

2.组织招标、谈判及单一来源采购评审；

3.监督采购合同履行及履约验收；

4.定期开展供应商绩效评估。

（二）法务部作为专责部门，负责：

1.审核采购合同的合规性及法律风险；

2.提供供应商尽职调查的合规建议；

3.参与重大采购纠纷的法律处置。

（三）各酒店及运营部门作为业务部门，负责：

1.制定年度采购需求清单，提交采购申请；

2.配合供应商现场考察及样品验收；

3.提交采购异常事件报告。

第八条基层执行岗位（如采购专员、仓库管理员）需履行以下合规责任：

（一）严格按授权范围执行采购操作，不得擅自变更采购参数；

（二）对采购凭证、合同、验收单等资料进行逐项核对；

（三）发现采购异常或疑似舞弊行为，立即上报至专责部门。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条供应商准入管理

采购部应建立合格供应商名录，实行“先评审后准入”机制。对重点供应商开展尽职调查，核查其营业执照、生产资质、财务状况及合规记录，必要时进行实地考察。

第十条招标采购管理

（一）公开招标采购金额超过人民币XX万元的，必须通过合规平台发布招标公告，评审过程采用综合评分法；

（二）邀请招标适用于技术复杂或供应商有限的场景，需提交决策层审批；

（三）禁止任何形式的明招暗定，所有招标文件需经法务部审核。

第十一条采购合同管理

（一）合同条款应明确价格、质量、交货期、违约责任等核心内容，金额超过人民币XX万元的合同需经法律部门备案；

（二）禁止签订“阴阳合同”，所有合同签署流程需通过电子签章系统留痕；

（三）设立合同履行监督机制，每月跟踪交付进度及验收情况。

第十二条价格管控与比价采购

（一）原则上实施“三重比价”机制，即市场询价、招标比价、历史价格对比；

（二）对价格异常波动（偏离市场均值XX%以上）的采购需求，必须提交专项说明；

（三）建立价格监控台账，记录采购价格、市场价及差异原因。

第十三条质量验收管理

（一）客房用品、餐饮原料等关键物资实行“抽检+全检”制度，不合格品必须拒收并追溯供应商；

（二）验收程序需由使用部门与采购人员共同签字确认，检验报告存档备查；

（三）重大质量问题需启