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企业行政公文撰写标准格式手册

一、适用范围与文种概述

本手册适用于企业内部各职能部门、分支机构在日常行政管理中需规范撰写的各类行政公文，涵盖通知、请示、报告、函、会议纪要等常用文种。旨在统一公文格式、规范表达逻辑、提升行政效率，保证公文的严肃性、权威性和可执行性，适用于向上级汇报工作、向下级部署任务、跨部门沟通协调及内部信息传达等场景。

二、公文撰写标准化操作流程

（一）拟稿阶段

明确主题与目的：根据工作需求确定公文核心内容，清晰传达“为什么发文、发什么文、需对方知晓或执行什么事项”。例如部署年度安全检查需明确检查范围、时间节点、责任部门及要求。

收集素材与数据：围绕主题收集相关政策文件、背景资料、具体数据（如历史数据、上级要求等），保证内容真实、依据充分。

搭建框架与撰写

简洁明了，包含“发文机关+事由+文种”（如“行政部关于规范办公用品管理的通知”）；

主送机关：明确公文接收单位或个人，顶格书写，多个机关用顿号分隔；

按“事由-事项-要求”逻辑展开，事由说明发文背景，事项明确具体内容，提出执行标准、时限或责任主体；

附件：如有支撑材料（如清单、表格），在后注明“附件：1.X清单”。

语言规范：使用书面语，避免口语化、歧义表述，数字、计量单位需统一（如日期用“2024年X月X日”，金额用“人民币元”）。

（二）审核阶段

部门初审：拟稿人完成初稿后，交由部门负责人审核，重点检查内容是否符合部门职责、数据是否准确、执行要求是否明确。

交叉核稿：涉及跨部门协作的公文，需送相关部门会签，确认职责边界、协作事项无冲突。例如设备采购函需送财务部审核预算、送使用部门确认规格参数。

合规性审查：由行政部或法务部（根据企业制度）审核公文是否符合法律法规、企业内部制度，避免表述不当或程序缺失。

（三）签发阶段

确定签发人：根据公文重要性及权限划分，由相应领导签发。例如：

一般事务性通知：部门负责人签发；

涉及多部门协作或重要事项：分管副总签发；

企业重大决策或向外部报送的公文：总经理签发。

规范签批：签发人需在公文指定位置（通常为右上角或文末）亲笔签名，并注明签发日期（如“同意。2024年X月X日，*总经理”）。

（四）编号与排版

文号编制：按“企业简称+部门代字+年份+序号”规则编制，如“企行字〔2024〕15号”（“企行”代表企业行政部，“〔2024〕”为年份，“15”为序号）。文号应唯一，避免重复。

格式排版：

页面：A4纸，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；

字体：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312；

行距：行距为固定值28磅，段前段后间距为0行；

页码：页码位于页面底端居中，格式为“-X-”（X为页码）。

（五）用印与分发

用印规范：核对公文内容与签发意见一致后，在落款处加盖企业公章（骑年盖月，公章中心压成文日期），严禁空白或未签发公文用印。

分发登记：根据主送机关范围打印纸质公文，填写《公文分发台账》（含文号、标题、接收部门、接收人、分发日期），同步通过OA系统或邮件发送电子版，保证可追溯。

三、常用公文模板及填写规范

（一）通知模板

要素

填写规范

标题

“发文机关+事由+通知”，如“人力资源部关于2024年端午节放假安排的通知”

主送机关

顶格书写，多个部门用顿号分隔，如“各部门、各分支机构：”

第一部分：事由（说明发文背景，如“根据国家法定节假日安排，结合企业实际……”）；第二部分：事项（明确放假时间、值班安排、注意事项等，分条列出）；第三部分：要求（如“请各部门提前做好工作交接，保证假期安全”）

附件

如有，另起一行注明“附件：1.2024年端午节值班表”，附件标题用三号黑体

发文机关

右空四字，如“人力资源部”

成文日期

右空四字，用阿拉伯数字，如“2024年5月20日”

示例：

人力资源部关于2024年端午节放假安排的通知

各部门、各分支机构：

根据国务院办公厅《2024年部分节假日安排通知》精神，结合企业实际，现将2024年端午节放假安排通知

一、放假时间：6月8日（星期六）至6月10日（星期一），共3天。6月11日（星期二）正常上班。

二、值班安排：各部门需安排1名值班人员，于6月10日17:00前将值班表报人力资源部备案，值班期间保持通讯畅通，遇突发事件及时上报。

三、注意事项：放假前请关闭办公区域电源、锁好门窗，做好防火防盗工作。

特此通知。

人力资源部

2024年5月20日

（二）请示模板

要素

填写规范

标题

“发文机关+事由+请示”，如“市场部关于举办2024年客户答谢会的请示”

主送机关

顶格书写，为直接上级领导，如“尊敬的*副总经理：”

第一部分：背景与事由（说明请示原因，如“为维护客户关系，提升品牌影响力