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公司档案保密制度(2篇)

档案保密制度不仅是公司管理的关键组成部分，更是保障公司核心信息安全和可持续发展的重要支撑。下面为你生成两篇不同侧重点的范例：

公司档案保密制度

总则

为维护公司的合法权益和利益，保障公司档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有涉及档案管理和使用的部门及人员。档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于合同协议、财务报表、技术资料、人事档案等。档案保密工作遵循积极防范、突出重点、确保安全、便利利用的原则，实行统一领导、分级管理。

档案保密管理机构与职责

公司设立档案保密工作领导小组，由公司总经理任组长，各部门负责人为成员。领导小组负责全面领导公司的档案保密工作，审定档案保密规章制度，研究解决档案保密工作中的重大问题。档案管理部门是公司档案保密工作的具体执行部门，负责档案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作，并对档案保密制度的执行情况进行监督检查。各部门应明确一名档案保密责任人，负责本部门档案的保密管理工作，配合档案管理部门做好档案的收集、移交等工作。

档案保密范围与密级划分

公司档案分为绝密、机密、秘密三个等级：

绝密级档案：是指一旦泄露会使公司的合法权益遭受极其严重损害的档案，如公司核心技术秘方、重大投资决策方案、未公开的财务核心数据等。

机密级档案：是指一旦泄露会使公司的合法权益遭受严重损害的档案，如重要客户的详细信息、尚未公开的新产品研发资料、重要合同协议等。

秘密级档案：是指一旦泄露会使公司的合法权益遭受损害的档案，如一般性的客户信息、普通业务合同、员工普通人事档案等。

档案的生成和收集阶段保密管理

公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，必须按照规定及时收集、整理。档案收集过程中，要对文件材料进行初步的保密审查，对涉及保密内容的文件材料，应单独存放并做好标识。起草含有保密内容的文件材料时，应明确密级和保密期限，并按照相应的保密要求进行管理。文件起草过程中产生的草稿、修改稿等，也应按照保密文件进行管理，不得随意丢弃。

档案的整理和归档阶段保密管理

档案整理应在符合保密要求的环境中进行，整理人员应严格遵守保密规定，不得私自留存、摘抄档案内容。对不同密级的档案应分开整理、归档，建立相应的档案目录和索引。归档时，要对档案进行严格的审核，确保档案的完整性和准确性。对不符合归档要求的文件材料，应及时退回相关部门进行补充或修正。档案管理人员应定期对档案进行清点核对，确保档案数量准确、存放有序。

档案的保管阶段保密管理

公司应设立专门的档案库房，并配备必要的安全防护设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备。档案库房应实行专人管理，非档案管理人员未经许可不得进入。档案库房的门窗应安装坚固的防盗装置，库房内的照明设备应采用防爆型灯具。档案应按照密级和类别分别存放，绝密级档案应单独存放于专门的保险柜中。对重要档案应进行备份，并异地存放，以防止因自然灾害、人为破坏等原因造成档案损失。加强对档案存储介质的管理，对纸质档案应定期进行检查和维护，对电子档案应采取加密存储、定期备份等措施，确保档案信息的安全。

档案的借阅和利用阶段保密管理

借阅档案必须严格履行审批手续，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，并经部门负责人和档案管理部门负责人审批同意后方可借阅。借阅绝密级档案，须经公司总经理批准。借阅人应严格按照批准的用途和期限使用档案，不得擅自转借、复制、摘抄档案内容。如需复制档案，应经档案管理部门同意，并办理复制手续。复制的档案应按照原件的密级进行管理。档案利用过程中，要注意保护档案的安全，不得在档案上涂改、圈划、批注等。利用完毕后，应及时归还档案，并经档案管理人员检查无误后办理归还手续。

档案的销毁阶段保密管理

档案销毁应严格按照国家有关规定和公司的相关制度进行。对已到保管期限且无保存价值的档案，应由档案管理部门提出销毁意见，经公司档案鉴定小组鉴定后，编制《档案销毁清册》，报公司领导审批。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。销毁过程中，要防止档案信息泄露，不得将档案作为废品出售或随意丢弃。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档备查。

档案保密监督与检查

档案管理部门应定期对公司档案保密工作进行检查，检查内容包括档案保密制度的执行情况、档案保管条件、档案借阅利用等方面。对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。公司应建立档案保密工作考核机制，将档案保密工作纳入部门和个人的绩效考核范围。对在档案保密工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励；对违反档案保密制度的行为，要依法依规追究相关人