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山东省建设工程监理文件资料管理规程

一、总则

建设工程监理文件资料是工程建设过程中监理工作的真实记录，是反映工程质量、进度、投资控制以及合同管理、信息管理和安全生产管理等活动的重要载体。为规范山东省建设工程监理文件资料的管理工作，统一管理要求，保证监理文件资料的真实性、完整性、规范性和可追溯性，依据国家及山东省相关法律法规、标准规范，结合本省实际，特制定本规程。

本规程适用于山东省行政区域内新建、扩建、改建的房屋建筑和市政基础设施工程的监理文件资料管理。参与建设工程监理活动的监理单位及监理人员均应遵守本规程。监理文件资料管理应遵循“统一领导、分级管理、真实准确、及时有效、规范有序、安全保密”的原则。

二、监理文件资料的分类与组成

监理文件资料的分类应科学合理，便于检索和利用。根据监理工作的阶段和内容，主要分为以下几大类：

（一）监理管理文件

此类文件是监理单位开展监理工作的指导性和纲领性文件，以及监理单位自身管理的基础文件。主要包括监理合同、监理规划、监理实施细则、监理单位资质文件、项目监理机构人员配备及岗位职责、监理大纲（若有）等。其中，监理规划和监理实施细则是指导具体监理工作的核心文件，应具有针对性和可操作性。

（二）监理工作记录文件

此类文件是监理工作过程的直接体现，是监理工程师履行职责、进行质量控制、进度控制、投资控制和安全管理的重要依据。主要包括监理日志、监理月报、监理会议纪要（包括第一次工地会议纪要、监理例会纪要、专题会议纪要等）、监理通知单及回复单、监理报告（包括专题报告、质量评估报告等）、旁站记录、巡视检查记录、平行检验记录、见证取样送检记录等。这些记录应及时、准确、完整地反映监理工作的实际情况。

（三）工程技术文件及报审文件

此类文件主要涉及施工单位提交的各类技术文件、报审文件以及监理单位的审核意见。包括施工组织设计（专项施工方案）报审表及附件、工程开工报审表、工程复工报审表、施工测量放线成果报审表、材料/构配件/设备报审表及相关质量证明文件、检验批、分项、分部（子分部）工程质量验收记录及报审表、单位（子单位）工程竣工验收相关文件等。监理单位应对这些文件的合规性、完整性和准确性进行严格审核。

（四）工程变更与索赔文件

此类文件包括工程变更单、变更洽商记录、费用索赔意向通知书、费用索赔报审表、工期索赔意向通知书、工期索赔报审表等。监理单位在处理工程变更和索赔时，应坚持合同原则，及时、公正地进行审核和协调。

（五）工程进度与造价文件

此类文件主要包括施工进度计划报审表、施工进度计划调整报审表、工程款支付报审表、竣工结算报审表等。监理单位应依据合同约定和工程实际情况，对工程进度和造价进行有效控制。

（六）合同管理文件

此类文件包括建设工程施工合同、监理合同、各类分包合同（复印件）、材料设备采购合同（复印件）等。监理单位应熟悉合同条款，依据合同开展监理工作，维护合同双方的合法权益。

（七）工程安全管理文件

此类文件包括施工单位安全生产责任制、安全专项施工方案报审、安全教育培训记录、安全检查记录、安全事故处理记录等。监理单位应履行安全生产监理职责，督促施工单位落实安全生产责任。

（八）其他文件

包括上级主管部门的指示、批复文件，与工程建设有关的其他重要文件、信函、影像资料等。

三、监理文件资料的形成与管理

（一）监理文件资料的形成

监理文件资料的形成应符合国家现行有关法律、法规、规范、标准和地方有关规定，以及合同的约定。监理人员应在监理工作过程中及时、准确地形成各类文件资料，确保其真实性和完整性。文件资料的填写应规范、清晰，签字手续应齐全。

（二）监理文件资料的收集与整理

项目监理机构应指定专人负责监理文件资料的日常收集、整理、分类、编目和保管工作。收集应及时，确保不遗漏重要文件；整理应规范，按照文件资料的类别和形成时间进行有序排列。对于需要审批的文件，应将审批单与附件一并整理归档。

（三）监理文件资料的审核与签认

监理文件资料在形成和流转过程中，应严格执行审核和签认程序。监理规划、监理实施细则应由总监理工程师组织编制，并经监理单位技术负责人审批；各类报审文件应由专业监理工程师审核后，报总监理工程师签认；监理通知单、监理报告等应由总监理工程师或其授权的专业监理工程师签发。

（四）监理文件资料的传阅与传递

监理文件资料需要在项目监理机构内部或与建设单位、施工单位等相关方之间传阅传递时，应建立必要的登记手续，明确传阅范围、传递路径和时间要求，确保文件资料及时送达相关人员。

（五）监理文件资料的存储与保管

监理文件资料的存储应具备适宜的条件，防止受潮、霉变、虫蛀、火灾等损害。纸质文件应存放于专用档案柜，电子文件应进行备份，并妥善保管存储介质。项目监理机构应建立监理文件资料借阅制度，严格借阅手续，防止文件资料丢失或损坏。

四、