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履约告知函

一、何为履约告知函？

履约告知函，通常是指合同一方当事人（通常为守约方或认为对方存在履约不当的一方）向另一方当事人发出的，旨在正式提醒其注意合同义务履行情况、指出其可能存在的违约行为、并明确要求其在指定期限内采取纠正措施或履行特定义务的书面文件。其核心目的在于催告履约、固定事实、明确立场，并为后续可能发生的争议解决或法律行动预设前提、留存证据。它并非终极的法律制裁手段，而是一种兼具沟通与警示性质的法律文书。

二、为何需要发出履约告知函？

在合同履行出现潜在风险或实际障碍时，及时发出履约告知函具有多重实务价值：

1.正式催告与警示：以书面形式将履约要求正式化，相较于口头沟通更具严肃性，能引起对方高度重视，促使其正视问题并积极采取补救措施。

2.固定事实与证据：清晰、客观地记录合同履行的现状、对方的违约行为（若有）以及己方的主张和要求，为可能发生的仲裁或诉讼程序固定关键证据。

3.中断诉讼时效：在某些情况下，发出履约告知函可构成“诉讼时效中断”的法定事由，从而保障己方的胜诉权。

4.厘清责任，避免扩大损失：明确指出问题所在，有助于责任方认识到违约后果，避免因其持续违约或不当履行导致损失进一步扩大。

5.为后续行动铺垫：若对方在收到告知函后仍不纠正，发出函件的行为本身即构成己方已尽到合理催告义务的证明，为采取解除合同、索赔等进一步法律措施奠定基础。

三、履约告知函的核心构成要素

一份规范有效的履约告知函，应至少包含以下核心要素，确保其内容完整、逻辑清晰、权责明确：

1.首部：

*标题：应简明扼要，直接点明文件性质，例如“关于[合同名称/编号]项下履约事项的告知函”或“关于要求[对方公司名称]履行[某项义务]的催告函”。

*称谓：准确写明违约方（或履约可能存在瑕疵一方）的全称（自然人写明姓名），确保送达对象的确定性。

2.正文：

*引言：简述合同背景，包括合同名称、编号、签订日期、双方当事人等，明确所指向的特定合同关系。

*合同依据与履约要求：引用合同中关于对方应履行义务的具体条款内容，明确其应履行的义务、履行期限、履行标准等。

*履约现状与违约情形（如有）：客观、清晰地陈述合同履行的当前状况。如对方存在未按时、未按质、未按量履行等情形，应逐一列明，包括具体的时间、地点、事件、行为等细节，并指出其行为与合同约定的不符之处。此部分需基于事实，避免主观臆断。

*己方主张与要求：明确提出己方希望对方采取的具体纠正措施或履行行为。例如，“立即支付拖欠款项”、“在X日内完成XX修复工作”、“重新交付符合合同约定标准的货物”等。要求应具有可操作性和明确性。

*后续措施与法律后果：声明若对方在指定期限内未能按要求履行义务，己方将保留采取何种进一步措施的权利，例如“将依据合同第X条追究贵方违约责任”、“采取包括但不限于暂停供货、解除合同、提起诉讼/仲裁等方式维护我方合法权益”等。此部分旨在施加必要压力，但措辞需审慎，避免滥用威胁性语言。

*合理期限：给予对方一定的、合理的履行或回复期限，该期限应考虑到实际履行的可能性和所需时间。

3.尾部：

*落款：写明发函方的全称（并加盖公章，如为公司）、法定代表人或授权代表签字（可选，但盖章更为重要）。

*联系方式：提供发函方的联系人、联系电话、电子邮箱等，以便对方沟通反馈。

*日期：准确填写发函的日期，该日期对计算履行期限、时效等具有重要意义。

四、撰写与发出履约告知函的注意事项

为确保履约告知函的严肃性、有效性及法律效力，在撰写与发出过程中，需特别注意以下事项：

1.措辞专业、客观、克制：通篇应使用规范的书面语，语气应保持专业、冷静、客观，基于事实和合同约定进行陈述和主张，避免使用情绪化、攻击性或侮辱性语言。即使对方违约，也应就事论事。

2.事实清楚、依据充分：函中所提及的事实必须有充分的证据支持，引用的合同条款必须准确无误。避免陈述未经证实的信息或仅凭主观推测的内容。

3.逻辑严谨、条理清晰：函件结构应层次分明，论证应逻辑清晰，使对方能够快速理解函件主旨、事实依据及己方要求。

4.内容完整、要素齐全：确保前文所述核心构成要素均已包含，无关键信息遗漏。

5.发送方式与证据留存：

*发送方式：建议采用能够证明送达的方式发出，如邮寄（首选EMS或其他可追踪的快递服务，并注明“履约告知函”字样，保留好邮寄凭证及回执）、传真（保留发送成功凭证及传真件）、或双方合同约定的电子邮箱（发送后请求已读回执或自行截图保存发送记录）。在条件允许或情况较为严重时，可考虑同时采用多种方式送达。

*证据留存：务必对函件内容（包括电子版、纸质版）、邮寄凭证、发送记录、对方签收记录等所有相关证据材料