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行业通用招投标合同审批及存档管理模板

一、适用业务场景

二、全流程操作指引

（一）项目启动与合同准备

业务部门发起需求

责任部门：业务需求部门（如项目部、采购部）

操作内容：

根据招投标结果，明确合同标的（工程/货物/服务）、数量、质量标准、交付时间、付款方式等核心条款；

收集招投标文件（中标通知书、投标文件、澄清文件等）、项目立项批复、预算审批单等前置资料；

填写《招投标合同审批表》（模板见“核心工具表单”），附初步合同草案及附件清单。

输出物：《招投标合同审批表（初稿）》、合同草案、前置资料汇编。

法务部门前置审核

责任部门：法务部/合规部

操作内容：

审核合同主体资质（如中标方营业执照、资质证书、授权委托书等是否有效）；

检查合同条款与招投标文件一致性，重点排查违约责任、争议解决、知识产权、保密条款等法律风险点；

对合同条款提出修改意见，反馈至业务部门调整。

输出物：《法务审核意见书》（明确“通过”“修改后通过”“不通过”及具体修改要求）。

（二）多部门协同审批

业务部门复核调整

责任部门：业务需求部门

操作内容：

根据法务意见调整合同条款，同步与中标方沟通确认；

更新《招投标合同审批表》，标注修改内容及法务反馈处理情况。

财务部门审核

责任部门：财务部

操作内容：

审核合同金额与预算、招投标报价一致性，确认付款节点、比例、票据要求等财务条款；

评估履约保证金、质保金等资金安排的合理性，防范财务风险。

输出物：《财务审核意见书》（需签字确认）。

审计部门（如需）与分管领导审批

责任部门：审计部（重大项目）、分管副总/总监

操作内容：

审计部：对合同审批流程合规性、重大条款经济性进行抽查；

分管领导：结合业务、法务、财务意见，对合同关键条款（如金额、履行期限）进行最终审批。

输出物：《审计意见书》（可选）、《分管领导审批签字页》。

（三）合同签订与用印管理

用印申请与登记

责任部门：业务部门+行政部/办公室

操作内容：

业务部门持最终审批通过的《招投标合同审批表》及合同文本，提交《合同用印申请单》；

行政部审核用印材料完整性（审批手续、合同文本份数、用印登记信息），确认无误后安排用印。

输出物：《合同用印登记表》、加盖骑缝章/公章的正式合同文本。

合同分发与交底

责任部门：业务部门+法务部+财务部

操作内容：

业务部门向中标方分发合同正本（通常一式2-4份，双方各执1份，存档2份）；

组织法务、财务、执行部门召开合同交底会，明确履行职责、风险节点及协作流程。

输出物：《合同签收单》（中标方签字确认）、《合同交底会议纪要》。

（四）履行跟踪与变更管理

履行过程监控

责任部门：业务执行部门

操作内容：

建立合同履行台账，记录里程碑节点（如工程进度、交付验收、付款申请等）完成情况；

定期收集履约证据（如验收报告、进度函、沟通记录），同步财务部门办理付款手续。

输出物：《合同履行台账》、履约证据材料汇编。

合同变更与补充

责任部门：业务部门+法务部+财务部

操作内容：

履行中需变更（如增补内容、调整期限）时，由业务部门提交《合同变更申请》，附变更方案及双方协商记录；

重新履行审批流程（参照“多部门协同审批”环节），签订《补充协议》并办理用印。

输出物：《合同变更审批表》、《补充协议》。

（五）存档管理与归档

资料整理与移交

责任部门：业务部门+档案管理部门

操作内容：

业务部门在合同履行完毕/终止后30日内，整理全套资料（含招投标文件、审批表、合同文本、变更协议、履行记录、验收文件等），填写《合同存档移交清单》；

移交至档案管理部门，双方签字确认。

输出物：《合同存档移交清单》、完整合同档案（电子+纸质）。

档案保管与利用

责任部门：档案管理部门

操作内容：

按档案管理规定分类编号、装订归档，电子档案备份至指定服务器，纸质档案存入专用档案柜；

建立合同检索台账，明确借阅权限及流程，保证档案安全与可查。

输出物：《合同档案检索台账》、《档案借阅登记表》。

三、核心工具表单

表1：招投标合同审批表

项目信息

内容

项目名称

招标编号

中标方名称

合同金额（大写）

合同期限

自_年_月_日至_年__月__日

核心标的

□工程□货物□服务（具体说明：________________________）

附件清单

1.招投标文件全套2.中标通知书3.合同草案4.其他：________

审核意见

业务部门初审

负责人签字：__________日期：__________意见：________________________

法务部审核

负责人签字：__________日期：__________意见：________________________

财务部审核

负责人签字：__________日期：__________意见：___