采购需求及预算审批流程模板成本控制及合规性审查版.docVIP

采购需求及预算审批流程模板（成本控制及合规性审查版）

一、适用业务场景与范围

日常办公物资采购（如文具、设备耗材等）

固定资产采购（如办公设备、生产工具等）

项目专项采购（如研发材料、工程服务等）

服务类采购（如咨询、维护、外包服务等）

特别适用于对成本敏感、需强化合规管控的采购场景，通过标准化流程保证采购行为的合理性、经济性及合法性。

二、流程操作步骤详解

步骤1：采购需求发起与初步审核

责任部门：需求部门（如行政部、项目部、生产部等）

操作内容：

需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间、预算金额（初步预估）及市场参考价（如有）等信息。

需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，确认采购内容与部门职能、年度工作计划的匹配性，签字确认后提交至采购部门。

输出成果：《采购需求申请表》（需求部门负责人签字版）

步骤2：预算编制与合理性评估

责任部门：采购部门、财务部门

操作内容：

采购部门接收需求后，结合历史采购数据、市场价格波动情况，对需求部门提交的预算金额进行复核，必要时向供应商询价获取最新报价。

财务部门根据年度预算分解方案，审核采购需求是否在部门预算额度内，对超预算或预算外采购，需求部门需提交《预算调整申请表》，说明调整理由及资金来源。

采购部门与财务部门共同编制《预算明细表》，明确采购项目的预算构成（如单价、数量、运费、税费等），保证预算与采购内容的对应性。

输出成果：《预算明细表》《预算调整申请表》（如适用）

步骤3：成本控制分析与比价

责任部门：采购部门、成本控制小组（可由财务、采购、需求部门代表组成）

操作内容：

采购部门根据采购需求，通过公开询价、邀请招标、历史数据比对等方式，收集至少3家合格供应商的报价信息（单次采购金额低于5000元的可简化为2家比价）。

成本控制小组对报价进行分析，重点关注：

价格与市场平均水平的偏离度（如高于/低于市场价10%需说明原因）；

供应商的报价明细（是否包含运费、安装费等附加成本）；

性价比评估（结合质量、服务、交付周期等因素综合判断）。

形成《成本控制分析表》，明确推荐供应商及最终采购价格，说明成本优化措施（如批量采购、替代型号选择等）。

输出成果：《成本控制分析表》《供应商比价记录表》

步骤4：合规性审查

责任部门：法务/合规部门、审计部门

操作内容：

法务/合规部门审查采购项目的合规性，包括：

采购方式是否符合公司制度及《采购法》（如适用）规定（如达到招标金额的必须公开招标）；

供应商资质是否齐全（如营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等）；

合同条款是否完备（如违约责任、知识产权、保密条款等）。

审计部门审查采购流程的规范性，重点核查：

需求提出、预算审核、比价环节是否存在违规操作；

是否存在关联交易利益输送风险（如供应商与审批人存在关联关系需披露）；

采购文件（申请表、比价记录、合同等）是否真实、完整。

合规审查通过后，出具《合规性审查意见表》；存在问题的，需整改后重新审查。

输出成果：《合规性审查意见表》

步骤5：审批层级与权限执行

责任部门：各层级审批人（根据采购金额及重要性划分权限）

操作内容：

根据采购金额及风险等级，审批权限划分如下（示例）：

小额采购（≤5000元）：需求部门负责人→采购部门负责人→财务部门负责人

中额采购（5000-50000元）：需求部门负责人→采购部门负责人→财务部门负责人→分管副总

大额采购（＞50000元）：需求部门负责人→采购部门负责人→财务部门负责人→分管副总→总经理→董事会（如需）

审批人需在《审批意见表》中明确签署“同意”“不同意”或“需补充说明”的意见，不同意需注明具体理由。

输出成果：《审批意见表》（各层级审批人签字版）

步骤6：结果反馈与执行跟踪

责任部门：采购部门、需求部门

操作内容：

采购部门将审批通过的《采购需求申请表》《预算明细表》《成本控制分析表》《合规性审查意见表》《审批意见表》等材料汇总，形成《采购任务通知书》，正式下达给供应商。

需求部门负责跟踪采购进度，保证供应商按时交付；采购部门负责协调履约过程中的问题（如质量不符、延迟交付等）。

采购完成后，需求部门验收并填写《采购验收单》，采购部门、财务部门根据验收单、发票等办理付款手续，相关资料归档保存。

输出成果：《采购任务通知书》《采购验收单》《付款凭证》

三、核心模板表格清单

表1：采购需求申请表

字段名称

填写要求

需求部门

部门全称

申请人

姓名（*某某）及联系方式

申请日期

年/月/日

采购物品/服务名称

详细名称（含规格型号、技术参数）

采购数量

明确单位（台、件、套等）

用途说明

与业务活动的关联性（如“项目办公设备”）

初步预算金额

大写+小写

市场参考价

近期询价或历